Question 1

Was ist itbuddy.care?

Accepted Answer

itbuddy.care ist eine deutsche Software für ambulante und stationäre Pflege. Sie bündelt Tourenplanung mit Routenoptimierung, Pflegedokumentation (SIS, Medikation, Wundversorgung, Vitalwerte), Dienstplan, Abrechnung und eine KI-Assistentin in einer Anwendung, gehostet in einem deutschen Rechenzentrum, DSGVO-konform. Für stationäre Einrichtungen gibt es einen eigenen Stationär-Modus inklusive Geräteverwaltung nach MPBetreibV.

Question 2

Für wen ist itbuddy.care geeignet?

Accepted Answer

Für ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen jeder Größe: vom kleinen, neu gegründeten Dienst über außerklinische Intensivpflege-WGs bis zum Mehrstandort-Träger. Der Mini-Tarif richtet sich gezielt an kleine Dienste mit bis zu 5 Mitarbeitern.

Question 3

Was kostet die Pflegesoftware itbuddy.care?

Accepted Answer

Es gibt vier Tarife (Preise netto pro Monat): Mini 139 € (5 Lizenzen fest), Starter 249 € (15 Lizenzen inklusive), Pro 399 € und Enterprise 699 € (jeweils 15 Lizenzen inklusive, weitere in 5er-Blöcken). Eine 14-tägige Demo ist kostenlos.

Question 4

Welche Funktionen bietet itbuddy.care?

Accepted Answer

Tourenplanung mit automatischer Routenoptimierung, Klienten-Akte und Pflegedokumentation (SIS und Maßnahmenplan, Medikationsplan mit Quittierung, Wunddokumentation, Vitalwerte, Assessment-Skalen Braden und Norton, Verordnungen SGB V), Dienstplan mit Dienstplan-Automatik, Mitarbeiter-Self-Service für Urlaub und Wunschdienste, Controlling mit Erfolgsrechnung je Tour, Leistungserfassung und Abrechnung mit Mahnwesen, Angebote, MDK-Self-Audit, Recruiting sowie die KI-Assistentin Viki inklusive Sprach-Dokumentation.

Question 5

Hat itbuddy.care eine DATEV-Schnittstelle?

Accepted Answer

Ja, in zwei Richtungen: itbuddy.care exportiert einen importierbaren DATEV-Buchungsstapel (Format EXTF) für die Finanzbuchhaltung und zusätzlich einen DATEV-Lohn-Export mit den Ist-Stunden je Mitarbeiter als Lohndatei für den Steuerberater. Die DATEV-Schnittstelle ist im Enterprise-Tarif enthalten und für die übrigen Tarife als Zusatzmodul für 39 € pro Monat buchbar.

Question 6

Nutzt itbuddy.care künstliche Intelligenz?

Accepted Answer

Ja. Die KI-Assistentin Viki beantwortet Fragen zur Planung und Dokumentation, und die Sprach-Dokumentation wandelt Diktate direkt in strukturierte Einträge um. Die KI-Verarbeitung läuft DSGVO-konform über ein EU-gehostetes Gateway.

Question 7

Ist itbuddy.care DSGVO-konform und wo werden die Daten gehostet?

Accepted Answer

Ja, itbuddy.care ist DSGVO-konform und wird in einem deutschen Rechenzentrum gehostet. Jeder Pflegedienst erhält eine eigene, isolierte Datenbank.

Question 8

Gibt es eine Förderung für die Software?

Accepted Answer

Ja. Nach § 8 Abs. 8 SGB XI erstattet die Pflegekasse 40 % der förderfähigen Kosten, bis zu 12.000 € je Einrichtung. Bei Miet-Software zählt der Gesamtbetrag über die feste Vertragslaufzeit: Bei 36 Monaten Laufzeit zahlt die Pflegekasse rechnerisch 14 der 36 Monatsraten. Förderfähig sind Vertragsmonate bis Dezember 2030. Über die Bewilligung entscheidet die Pflegekasse; itbuddy.care prüft den Anspruch im kostenlosen Förder-Check, bereitet den Antrag vor und begleitet bis zur Auszahlung. Der Förder-Rechner auf der Website zeigt den möglichen Zuschuss in 30 Sekunden.

Question 9

Wer bekommt die Digitalisierungsförderung nach § 8 Abs. 8 SGB XI?

Accepted Answer

Alle nach § 72 SGB XI zugelassenen ambulanten und stationären Pflegeeinrichtungen in Deutschland. Jede Einrichtung kann im Zeitraum 2019 bis 2030 einmalig bis zu 12.000 € Zuschuss erhalten.

Question 10

Warum ist die Vertragslaufzeit für die Förderung so wichtig?

Accepted Answer

Bei Miet- und Ratenmodellen zählt der Gesamtbetrag über die feste Vertragslaufzeit als förderfähige Basis, aber nur für Monate bis Ende 2030. 36 statt 12 Monate Laufzeit verdreifachen die Basis und damit den möglichen Zuschuss.

Question 11

Muss ich für die Förderung in Vorleistung gehen?

Accepted Answer

Nein. Der Antrag ist vor der Anschaffung möglich, ein Kostenvoranschlag genügt. Auf Wunsch startet der Vertrag erst, wenn der Bewilligungsbescheid der Pflegekasse vorliegt.

Question 12

Wir haben seit 2019 schon Fördermittel genutzt. Lohnt sich ein Antrag trotzdem?

Accepted Answer

Oft ja. Der Topf von 12.000 € je Einrichtung lässt sich auf mehrere Maßnahmen aufteilen. Wie viel Resttopf Ihnen bleibt, prüfen wir im kostenlosen Förder-Check.

Question 13

Wie funktioniert die Förderung bei mehreren Standorten?

Accepted Answer

Jede zugelassene Pflegeeinrichtung hat einen eigenen Topf von bis zu 12.000 €. Träger mit mehreren Einrichtungen können die Anträge gesammelt stellen.

Question 14

Was ist mit der Telematikinfrastruktur (TI)?

Accepted Answer

Die TI-Ausstattung läuft über die separate TI-Pauschale, eine Doppelförderung ist ausgeschlossen. Die Integration von TI-Diensten wie KIM in das Primärsystem kann dagegen über den Digitalisierungszuschuss nach § 8 Abs. 8 SGB XI laufen.

Question 15

Garantiert itbuddy.care die Auszahlung der Förderung?

Accepted Answer

Nein, über die Bewilligung entscheidet die zuständige Pflegekasse. itbuddy.care bereitet Antrag und Nachweise vollständig vor; auf Wunsch startet der Vertrag erst nach der Bewilligung.

Question 16

Ist itbuddy.care eine Alternative zu MediFox oder Vivendi?

Accepted Answer

Ja. itbuddy.care ist eine KI-gestützte Alternative für ambulante und stationäre Pflegedienste. Bestehende Daten (Klienten, Mitarbeiter, Leistungen) lassen sich per Excel-/CSV-Import übernehmen, auch aus MediFox-Exporten.

Question 17

Kann ich itbuddy.care kostenlos testen?

Accepted Answer

Ja. Über die Website lässt sich eine 14-tägige Demo mit Beispieldaten starten, ohne Installation, direkt im Browser. Bei Gefallen wird der Zugang per Zahlung dauerhaft.

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