Abrechnung, Rechnungen und DATEV in einem Durchgang
Von der Leistungserfassung bis zum Buchungsstapel: ITbuddy.Care erstellt Ihre Monatsabrechnung samt Leistungsnachweisen, schreibt Selbstzahler-Rechnungen und übergibt Buchungen und Lohnstunden an DATEV. Der vollelektronische Kassen-Versand per DTA ist in Arbeit.
Was ist Abrechnung, Rechnungen & DATEV?
Die Abrechnung in ITbuddy.Care ist das Modul, mit dem ambulante Pflegedienste ihre monatliche Leistungsabrechnung erstellen: Sie erzeugt unterschriebene Leistungsnachweise als PDF, schreibt eigene Rechnungen an Selbstzahler mit dreistufigem Mahnwesen und Storno und liefert einen DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format für die Steuerberatung. Dazu kommt der DATEV-Lohn-Export, der die Ist-Stunden jedes Mitarbeiters als Lohndatei ausgibt. Selbstzahler und Kostenträger werden getrennt geführt. Der vollelektronische Versand an die Pflegekassen per Datenträgeraustausch (DTA nach §105 SGB XI) ist in Arbeit; bis dahin geben Sie die Kassenabrechnung als Export oder Ausdruck weiter.
Das Problem
Der Monatswechsel kostet viele Pflegedienste mehrere Tage: Leistungen werden von Hand aus Touren und Doku zusammengesucht, Nachweise gedruckt und unterschrieben, Stunden für die Lohnabrechnung abgetippt und am Ende alles für den Steuerberater aufbereitet. Jeder Medienbruch erzeugt Fehler, verzögert den Zahlungseingang und bindet Zeit, die in der Pflege fehlt.
Die Lösung
ITbuddy.Care bündelt die Abrechnung an einer Stelle: Aus den erfassten Leistungen entsteht die Monatsabrechnung samt unterschriebenem Leistungsnachweis als PDF. Selbstzahler erhalten ihre eigene Rechnung mit dreistufigem Mahnwesen und Storno, die Steuerberatung bekommt den DATEV-Buchungsstapel und die Lohnbuchhaltung die Ist-Stunden je Mitarbeiter als DATEV-Lohndatei. Am elektronischen DTA-Versand an die Pflegekassen arbeiten wir; bis dahin nutzen Sie Export oder Ausdruck oder geben die Abrechnung an einen Abrechnungsdienst.
Ihr Nutzen
So funktioniert es
- 1
Leistungen abrechnen
Die im Monat erbrachten Leistungen werden zur Monatsabrechnung gebündelt, getrennt nach Pflegekasse und Selbstzahler.
- 2
Nachweise erzeugen
Zu jeder Abrechnung entsteht der Leistungsnachweis als PDF mit Unterschrift als Beleg.
- 3
Kassen und Selbstzahler abrechnen
Die Kassenabrechnung geben Sie als Export oder Ausdruck weiter (der elektronische DTA-Versand ist in Arbeit), Selbstzahler erhalten eine eigene Rechnung; offene Posten steuern Sie über das dreistufige Mahnwesen oder per Storno.
- 4
An DATEV übergeben
Den Buchungsstapel exportieren Sie im EXTF-Format für die Steuerberatung; der DATEV-Lohn-Export liefert zusätzlich die Ist-Stunden je Mitarbeiter als Lohndatei.
Häufige Fragen
Kann ich direkt mit den Pflegekassen per DTA abrechnen?
Die Rechnungslegung ist da, der vollelektronische Versand an die Kassen per DTA ist in Arbeit. Bis dahin geben Sie die Kassenabrechnung als Export oder Ausdruck weiter oder nutzen einen Abrechnungsdienst.
Werden Selbstzahler und Kostenträger getrennt abgerechnet?
Ja. Selbstzahler und Kostenträger werden getrennt geführt: Kassen über die Kassenabrechnung, Selbstzahler über eigene Rechnungen mit Mahnwesen.
Gibt es einen Leistungsnachweis mit Unterschrift?
Ja. Zu jeder Abrechnung erzeugt ITbuddy.Care einen Leistungsnachweis als PDF inklusive Unterschrift.
Wie übergebe ich die Daten an meinen Steuerberater?
Über den DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format, den Sie exportieren und der Steuerberatung übergeben. Für die Lohnabrechnung exportieren Sie zusätzlich die Ist-Stunden je Mitarbeiter als DATEV-Lohndatei.
Was passiert mit offenen oder fehlerhaften Rechnungen?
Für offene Selbstzahler-Rechnungen gibt es ein dreistufiges Mahnwesen; fehlerhafte Rechnungen lassen sich stornieren.
Einordnung
Rechnungen, Leistungsnachweise und die DATEV-Übergabe für FiBu und Lohn deckt ITbuddy.Care heute ab, mit eigener Datenbank pro Pflegedienst. Den vollelektronischen Kassen-Versand per DTA, den etablierte Systeme wie MediFox oder Vivendi mitbringen, bauen wir gerade.
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