Was ist itbuddy.care?

itbuddy.care ist eine deutsche Software für ambulante und stationäre Pflege. Sie bündelt Tourenplanung mit Routenoptimierung, Pflegedokumentation (SIS, Medikation, Wundversorgung, Vitalwerte), Dienstplan, Abrechnung und eine KI-Assistentin in einer Anwendung, gehostet in einem deutschen Rechenzentrum, DSGVO-konform. Für stationäre Einrichtungen gibt es einen eigenen Stationär-Modus inklusive Geräteverwaltung nach MPBetreibV.

Für wen ist itbuddy.care geeignet?

Für ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen jeder Größe: vom kleinen, neu gegründeten Dienst über außerklinische Intensivpflege-WGs bis zum Mehrstandort-Träger. Der Mini-Tarif richtet sich gezielt an kleine Dienste mit bis zu 5 Mitarbeitern.

Was kostet die Pflegesoftware itbuddy.care?

Es gibt vier Tarife (Preise netto pro Monat): Mini 139 € (5 Lizenzen fest), Starter 249 € (15 Lizenzen inklusive), Pro 399 € und Enterprise 699 € (jeweils 15 Lizenzen inklusive, weitere in 5er-Blöcken). Eine 14-tägige Demo ist kostenlos.

Welche Funktionen bietet itbuddy.care?

Tourenplanung mit automatischer Routenoptimierung, Klienten-Akte und Pflegedokumentation (SIS und Maßnahmenplan, Medikationsplan mit Quittierung, Wunddokumentation, Vitalwerte, Assessment-Skalen Braden und Norton, Verordnungen SGB V), Dienstplan mit Dienstplan-Automatik, Mitarbeiter-Self-Service für Urlaub und Wunschdienste, Controlling mit Erfolgsrechnung je Tour, Leistungserfassung und Abrechnung mit Mahnwesen, Angebote, MDK-Self-Audit, Recruiting sowie die KI-Assistentin Viki inklusive Sprach-Dokumentation.

Hat itbuddy.care eine DATEV-Schnittstelle?

Ja, in zwei Richtungen: itbuddy.care exportiert einen importierbaren DATEV-Buchungsstapel (Format EXTF) für die Finanzbuchhaltung und zusätzlich einen DATEV-Lohn-Export mit den Ist-Stunden je Mitarbeiter als Lohndatei für den Steuerberater. Die DATEV-Schnittstelle ist im Enterprise-Tarif enthalten und für die übrigen Tarife als Zusatzmodul für 39 € pro Monat buchbar.

Nutzt itbuddy.care künstliche Intelligenz?

Ja. Die KI-Assistentin Viki beantwortet Fragen zur Planung und Dokumentation, und die Sprach-Dokumentation wandelt Diktate direkt in strukturierte Einträge um. Die KI-Verarbeitung läuft DSGVO-konform über ein EU-gehostetes Gateway.

Ist itbuddy.care DSGVO-konform und wo werden die Daten gehostet?

Ja, itbuddy.care ist DSGVO-konform und wird in einem deutschen Rechenzentrum gehostet. Jeder Pflegedienst erhält eine eigene, isolierte Datenbank.

Gibt es eine Förderung für die Software?

Ja. Nach § 8 Abs. 8 SGB XI erstattet die Pflegekasse 40 % der förderfähigen Kosten, bis zu 12.000 € je Einrichtung. Bei Miet-Software zählt der Gesamtbetrag über die feste Vertragslaufzeit: Bei 36 Monaten Laufzeit zahlt die Pflegekasse rechnerisch 14 der 36 Monatsraten. Förderfähig sind Vertragsmonate bis Dezember 2030. Über die Bewilligung entscheidet die Pflegekasse; itbuddy.care prüft den Anspruch im kostenlosen Förder-Check, bereitet den Antrag vor und begleitet bis zur Auszahlung. Der Förder-Rechner auf der Website zeigt den möglichen Zuschuss in 30 Sekunden.

Wer bekommt die Digitalisierungsförderung nach § 8 Abs. 8 SGB XI?

Alle nach § 72 SGB XI zugelassenen ambulanten und stationären Pflegeeinrichtungen in Deutschland. Jede Einrichtung kann im Zeitraum 2019 bis 2030 einmalig bis zu 12.000 € Zuschuss erhalten.

Warum ist die Vertragslaufzeit für die Förderung so wichtig?

Bei Miet- und Ratenmodellen zählt der Gesamtbetrag über die feste Vertragslaufzeit als förderfähige Basis, aber nur für Monate bis Ende 2030. 36 statt 12 Monate Laufzeit verdreifachen die Basis und damit den möglichen Zuschuss.

Muss ich für die Förderung in Vorleistung gehen?

Nein. Der Antrag ist vor der Anschaffung möglich, ein Kostenvoranschlag genügt. Auf Wunsch startet der Vertrag erst, wenn der Bewilligungsbescheid der Pflegekasse vorliegt.

Wir haben seit 2019 schon Fördermittel genutzt. Lohnt sich ein Antrag trotzdem?

Oft ja. Der Topf von 12.000 € je Einrichtung lässt sich auf mehrere Maßnahmen aufteilen. Wie viel Resttopf Ihnen bleibt, prüfen wir im kostenlosen Förder-Check.

Wie funktioniert die Förderung bei mehreren Standorten?

Jede zugelassene Pflegeeinrichtung hat einen eigenen Topf von bis zu 12.000 €. Träger mit mehreren Einrichtungen können die Anträge gesammelt stellen.

Was ist mit der Telematikinfrastruktur (TI)?

Die TI-Ausstattung läuft über die separate TI-Pauschale, eine Doppelförderung ist ausgeschlossen. Die Integration von TI-Diensten wie KIM in das Primärsystem kann dagegen über den Digitalisierungszuschuss nach § 8 Abs. 8 SGB XI laufen.

Garantiert itbuddy.care die Auszahlung der Förderung?

Nein, über die Bewilligung entscheidet die zuständige Pflegekasse. itbuddy.care bereitet Antrag und Nachweise vollständig vor; auf Wunsch startet der Vertrag erst nach der Bewilligung.

Ist itbuddy.care eine Alternative zu MediFox oder Vivendi?

Ja. itbuddy.care ist eine KI-gestützte Alternative für ambulante und stationäre Pflegedienste. Bestehende Daten (Klienten, Mitarbeiter, Leistungen) lassen sich per Excel-/CSV-Import übernehmen, auch aus MediFox-Exporten.

Kann ich itbuddy.care kostenlos testen?

Ja. Über die Website lässt sich eine 14-tägige Demo mit Beispieldaten starten, ohne Installation, direkt im Browser. Bei Gefallen wird der Zugang per Zahlung dauerhaft.

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Wunddokumentation & Foto-Doku direkt am Klienten

Ihre Pflegekraft legt eine Wunde an, fotografiert sie am Einsatzort und sieht den Heilungsverlauf als Kurve. Alles in der Mitarbeiter-App, auch ohne Netz.

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Was ist Wunddokumentation & Foto-Doku?

Die Wunddokumentation in ITbuddy.Care ist ein geführtes Modul, mit dem Ihre Pflegekräfte eine Wunde anlegen, ihren Befund als Zeitreihe festhalten und bis zu vier Fotos je Einsatz direkt am Klienten erfassen. Der Heilungsverlauf wird automatisch als Diagramm dargestellt. Verschlechtert sich eine Wunde, benachrichtigt das System die Leitung automatisch. Die Erfassung erfolgt am Tour-Stop in der Mitarbeiter-App und funktioniert auch offline, die Daten synchronisieren später.

Das Problem

Wundbefunde landen oft auf Zetteln, im Kopf der Pflegekraft oder als Foto im privaten Handy. Beim nächsten Einsatz fehlt der Vergleich zum letzten Mal, und ob eine Wunde besser oder schlechter wird, lässt sich kaum belegen. Spätestens bei einer Prüfung steht Ihr Pflegedienst ohne nachvollziehbaren Verlauf da.

Die Lösung

ITbuddy.Care führt Ihre Mitarbeiter Schritt für Schritt durch die Wunddokumentation: Wunde anlegen, Befund erfassen, Foto aufnehmen. Jeder Eintrag reiht sich in eine Zeitreihe ein und der Heilungsverlauf wird als Kurve sichtbar. Weil das Modul offline arbeitet, geht auch ohne Empfang kein Befund verloren.

Ihr Nutzen

Wundverlauf nachvollziehbar belegt durch Befund-Zeitreihe und Heilungskurve

Automatischer Alarm an die Leitung, wenn sich eine Wunde verschlechtert

Fotos direkt am Klienten aufgenommen, bis zu vier je Einsatz, ohne privates Handy

Offline-fähig: Erfassung gelingt auch ohne Netz, Synchronisation erfolgt später

Geführte Eingabe reduziert vergessene Felder und sorgt für einheitliche Doku

Erfassung am Tour-Stop in der Mitarbeiter-App, kein Nachpflegen im Büro nötig

So funktioniert es

1
Wunde anlegen
Die Pflegekraft legt am Klienten eine Wunde an und startet damit die geführte Dokumentation.
2
Befund und Foto erfassen
Am Tour-Stop wird der aktuelle Befund festgehalten und bis zu vier Fotos je Einsatz aufgenommen.
3
Heilungsverlauf sehen
Aus der Befund-Zeitreihe entsteht automatisch eine Heilungskurve, die den Verlauf auf einen Blick zeigt.
4
Später synchronisieren
Auch ohne Empfang erfasste Befunde und Fotos werden später automatisch synchronisiert.

Häufige Fragen

Funktioniert die Wunddokumentation auch ohne Internetverbindung?

Ja. Das Modul ist offline-fähig. Ihre Pflegekraft kann Wunde, Befund und Fotos auch ohne Netz erfassen, die Daten synchronisieren später automatisch.

Wie viele Fotos können je Einsatz aufgenommen werden?

Bis zu vier Fotos je Einsatz, direkt am Klienten aufgenommen.

Wo erfasst die Pflegekraft die Wunddokumentation?

Direkt am Tour-Stop in der Mitarbeiter-App, also vor Ort beim Klienten und nicht erst nachträglich im Büro.

Kann ich den Heilungsverlauf einer Wunde sehen?

Ja. Aus der Befund-Zeitreihe wird automatisch eine Heilungskurve als Diagramm erstellt, die den Verlauf darstellt.

Wie wird eine Wunde dokumentiert?

Geführt in drei Schritten: Wunde anlegen, Befund als Zeitreihe erfassen und Foto aufnehmen. Der Verlauf wird als Heilungskurve sichtbar.

Erfährt die Leitung, wenn sich eine Wunde verschlechtert?

Ja. Zeigt die Befund-Zeitreihe eine Verschlechterung, benachrichtigt das System die Leitung automatisch. So kann sie reagieren, ohne auf den nächsten Bericht zu warten.

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Einordnung

MediFox und Vivendi führen die Wunddokumentation meist als büronahen Modulteil. Bei ITbuddy.Care liegt der Schwerpunkt auf der geführten, offline-fähigen Erfassung direkt am Tour-Stop, ergänzt um den automatischen Alarm an die Leitung bei Verschlechterung.