Was ist itbuddy.care?

itbuddy.care ist eine deutsche Software für ambulante und stationäre Pflege. Sie bündelt Tourenplanung mit Routenoptimierung, Pflegedokumentation (SIS, Medikation, Wundversorgung, Vitalwerte), Dienstplan, Abrechnung und eine KI-Assistentin in einer Anwendung, gehostet in einem deutschen Rechenzentrum, DSGVO-konform. Für stationäre Einrichtungen gibt es einen eigenen Stationär-Modus inklusive Geräteverwaltung nach MPBetreibV.

Für wen ist itbuddy.care geeignet?

Für ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen jeder Größe: vom kleinen, neu gegründeten Dienst über außerklinische Intensivpflege-WGs bis zum Mehrstandort-Träger. Der Mini-Tarif richtet sich gezielt an kleine Dienste mit bis zu 5 Mitarbeitern.

Was kostet die Pflegesoftware itbuddy.care?

Es gibt vier Tarife (Preise netto pro Monat): Mini 139 € (5 Lizenzen fest), Starter 249 € (15 Lizenzen inklusive), Pro 399 € und Enterprise 699 € (jeweils 15 Lizenzen inklusive, weitere in 5er-Blöcken). Eine 14-tägige Demo ist kostenlos.

Welche Funktionen bietet itbuddy.care?

Tourenplanung mit automatischer Routenoptimierung, Klienten-Akte und Pflegedokumentation (SIS und Maßnahmenplan, Medikationsplan mit Quittierung, Wunddokumentation, Vitalwerte, Assessment-Skalen Braden und Norton, Verordnungen SGB V), Dienstplan mit Dienstplan-Automatik, Mitarbeiter-Self-Service für Urlaub und Wunschdienste, Controlling mit Erfolgsrechnung je Tour, Leistungserfassung und Abrechnung mit Mahnwesen, Angebote, MDK-Self-Audit, Recruiting sowie die KI-Assistentin Viki inklusive Sprach-Dokumentation.

Hat itbuddy.care eine DATEV-Schnittstelle?

Ja, in zwei Richtungen: itbuddy.care exportiert einen importierbaren DATEV-Buchungsstapel (Format EXTF) für die Finanzbuchhaltung und zusätzlich einen DATEV-Lohn-Export mit den Ist-Stunden je Mitarbeiter als Lohndatei für den Steuerberater. Die DATEV-Schnittstelle ist im Enterprise-Tarif enthalten und für die übrigen Tarife als Zusatzmodul für 39 € pro Monat buchbar.

Nutzt itbuddy.care künstliche Intelligenz?

Ja. Die KI-Assistentin Viki beantwortet Fragen zur Planung und Dokumentation, und die Sprach-Dokumentation wandelt Diktate direkt in strukturierte Einträge um. Die KI-Verarbeitung läuft DSGVO-konform über ein EU-gehostetes Gateway.

Ist itbuddy.care DSGVO-konform und wo werden die Daten gehostet?

Ja, itbuddy.care ist DSGVO-konform und wird in einem deutschen Rechenzentrum gehostet. Jeder Pflegedienst erhält eine eigene, isolierte Datenbank.

Gibt es eine Förderung für die Software?

Ja. Nach § 8 Abs. 8 SGB XI erstattet die Pflegekasse 40 % der förderfähigen Kosten, bis zu 12.000 € je Einrichtung. Bei Miet-Software zählt der Gesamtbetrag über die feste Vertragslaufzeit: Bei 36 Monaten Laufzeit zahlt die Pflegekasse rechnerisch 14 der 36 Monatsraten. Förderfähig sind Vertragsmonate bis Dezember 2030. Über die Bewilligung entscheidet die Pflegekasse; itbuddy.care prüft den Anspruch im kostenlosen Förder-Check, bereitet den Antrag vor und begleitet bis zur Auszahlung. Der Förder-Rechner auf der Website zeigt den möglichen Zuschuss in 30 Sekunden.

Wer bekommt die Digitalisierungsförderung nach § 8 Abs. 8 SGB XI?

Alle nach § 72 SGB XI zugelassenen ambulanten und stationären Pflegeeinrichtungen in Deutschland. Jede Einrichtung kann im Zeitraum 2019 bis 2030 einmalig bis zu 12.000 € Zuschuss erhalten.

Warum ist die Vertragslaufzeit für die Förderung so wichtig?

Bei Miet- und Ratenmodellen zählt der Gesamtbetrag über die feste Vertragslaufzeit als förderfähige Basis, aber nur für Monate bis Ende 2030. 36 statt 12 Monate Laufzeit verdreifachen die Basis und damit den möglichen Zuschuss.

Muss ich für die Förderung in Vorleistung gehen?

Nein. Der Antrag ist vor der Anschaffung möglich, ein Kostenvoranschlag genügt. Auf Wunsch startet der Vertrag erst, wenn der Bewilligungsbescheid der Pflegekasse vorliegt.

Wir haben seit 2019 schon Fördermittel genutzt. Lohnt sich ein Antrag trotzdem?

Oft ja. Der Topf von 12.000 € je Einrichtung lässt sich auf mehrere Maßnahmen aufteilen. Wie viel Resttopf Ihnen bleibt, prüfen wir im kostenlosen Förder-Check.

Wie funktioniert die Förderung bei mehreren Standorten?

Jede zugelassene Pflegeeinrichtung hat einen eigenen Topf von bis zu 12.000 €. Träger mit mehreren Einrichtungen können die Anträge gesammelt stellen.

Was ist mit der Telematikinfrastruktur (TI)?

Die TI-Ausstattung läuft über die separate TI-Pauschale, eine Doppelförderung ist ausgeschlossen. Die Integration von TI-Diensten wie KIM in das Primärsystem kann dagegen über den Digitalisierungszuschuss nach § 8 Abs. 8 SGB XI laufen.

Garantiert itbuddy.care die Auszahlung der Förderung?

Nein, über die Bewilligung entscheidet die zuständige Pflegekasse. itbuddy.care bereitet Antrag und Nachweise vollständig vor; auf Wunsch startet der Vertrag erst nach der Bewilligung.

Ist itbuddy.care eine Alternative zu MediFox oder Vivendi?

Ja. itbuddy.care ist eine KI-gestützte Alternative für ambulante und stationäre Pflegedienste. Bestehende Daten (Klienten, Mitarbeiter, Leistungen) lassen sich per Excel-/CSV-Import übernehmen, auch aus MediFox-Exporten.

Kann ich itbuddy.care kostenlos testen?

Ja. Über die Website lässt sich eine 14-tägige Demo mit Beispieldaten starten, ohne Installation, direkt im Browser. Bei Gefallen wird der Zugang per Zahlung dauerhaft.

Auf der Roadmap

TI- und KIM-Anbindung für Ihren Pflegedienst

Telematikinfrastruktur und sichere Kommunikation per KIM, direkt aus ITbuddy.Care. Diese Funktion ist in Vorbereitung und befindet sich auf unserer Roadmap.

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Was ist TI- und KIM-Anbindung?

Die TI- und KIM-Anbindung in ITbuddy.Care ist die geplante Verbindung Ihres Pflegedienstes an die Telematikinfrastruktur (TI) und an KIM (Kommunikation im Medizinwesen). Sie soll den Anschluss über ein TI-Gateway beziehungsweise TIaaS ohne eigenen Hardware-Konnektor ermöglichen sowie ein KIM-Postfach für die eVerordnung und sichere Kommunikation mit Ärzten, Kassen und anderen Leistungserbringern bereitstellen. Pro Mandant sind dafür eine SMC-B und ein eHBA vorgesehen. Diese Funktion ist noch nicht verfügbar und befindet sich auf der Roadmap.

Das Problem

Ab dem 1.10.2027 ist der elektronische Leistungsnachweis (eLNW) für ambulante Pflegedienste Pflicht, und der Schriftverkehr mit Ärzten und Kassen läuft zunehmend über die Telematikinfrastruktur. Ohne TI- und KIM-Anbindung bleibt Ihr Pflegedienst auf Papier, Fax und unsicheren E-Mail-Wegen sitzen. Das kostet Zeit, birgt Datenschutzrisiken und führt mittelfristig zu einer Pflichtlücke.

Die Lösung

ITbuddy.Care bereitet die Anbindung an TI und KIM vor, sodass Sie keinen eigenen Hardware-Konnektor anschaffen müssen, sondern den Zugang über ein TI-Gateway beziehungsweise TIaaS nutzen. Geplant sind ein KIM-Postfach pro Mandant für eVerordnung und sichere Kommunikation sowie die Vorbereitung auf den verpflichtenden eLNW. Die Einrichtung erfolgt pro Pflegedienst mit eigener SMC-B und eHBA.

Ihr Nutzen

Anschluss an die Telematikinfrastruktur über TI-Gateway/TIaaS, ohne eigenen Hardware-Konnektor

KIM-Postfach pro Mandant für eVerordnung und sichere, verschlüsselte Kommunikation

Vorbereitung auf den ab 1.10.2027 verpflichtenden elektronischen Leistungsnachweis (eLNW)

Sicherer Austausch mit Ärzten, Kassen und Leistungserbringern statt Fax und ungeschützter E-Mail

Einrichtung pro Pflegedienst mit eigener SMC-B und eHBA

Direkt in ITbuddy.Care integriert, kein separates Fremdsystem nötig

So funktioniert es

1
Karten und Identitäten bereitstellen
Pro Mandant werden eine SMC-B (Institutionsausweis) und ein eHBA (elektronischer Heilberufsausweis) eingerichtet.
2
Über TI-Gateway anbinden
Der Zugang zur Telematikinfrastruktur erfolgt geplant über ein TI-Gateway beziehungsweise TIaaS, ohne dass Sie einen Hardware-Konnektor anschaffen müssen.
3
KIM-Postfach nutzen
Über das KIM-Postfach Ihres Pflegedienstes sollen eVerordnungen empfangen und sichere Nachrichten ausgetauscht werden.
4
eLNW vorbereiten
Die Anbindung legt die Grundlage für den ab 1.10.2027 verpflichtenden elektronischen Leistungsnachweis.

Häufige Fragen

Ist die TI- und KIM-Anbindung schon verfügbar?

Nein. Die Funktion ist in Vorbereitung und befindet sich auf unserer Roadmap. Sie ist noch nicht verfügbar.

Brauche ich für ITbuddy.Care einen Hardware-Konnektor?

Nein, das ist nicht geplant. Der Anschluss an die Telematikinfrastruktur soll über ein TI-Gateway beziehungsweise TIaaS erfolgen, also ohne eigenen Hardware-Konnektor.

Wofür wird das KIM-Postfach genutzt?

Das KIM-Postfach ist für die eVerordnung und für sichere, verschlüsselte Kommunikation mit anderen Beteiligten im Gesundheitswesen vorgesehen.

Was muss mein Pflegedienst für die Anbindung bereitstellen?

Pro Mandant sind eine SMC-B und ein eHBA vorgesehen. Diese Karten und Identitäten sind Voraussetzung für die TI- und KIM-Nutzung.

Bis wann ist der eLNW Pflicht?

Der elektronische Leistungsnachweis (eLNW) ist ab dem 1.10.2027 verpflichtend. Die geplante TI- und KIM-Anbindung bereitet ITbuddy.Care darauf vor.

⚖️

Einordnung

An der TI- und KIM-Anbindung arbeitet die ganze Branche, auch MediFox, Vivendi und euregon. Bei ITbuddy.Care ist die Umsetzung geplant und setzt auf ein TI-Gateway statt auf einen Hardware-Konnektor im Schrank.