Was ist itbuddy.care?

itbuddy.care ist eine deutsche Software für ambulante und stationäre Pflege. Sie bündelt Tourenplanung mit Routenoptimierung, Pflegedokumentation (SIS, Medikation, Wundversorgung, Vitalwerte), Dienstplan, Abrechnung und eine KI-Assistentin in einer Anwendung, gehostet in einem deutschen Rechenzentrum, DSGVO-konform. Für stationäre Einrichtungen gibt es einen eigenen Stationär-Modus inklusive Geräteverwaltung nach MPBetreibV.

Für wen ist itbuddy.care geeignet?

Für ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen jeder Größe: vom kleinen, neu gegründeten Dienst über außerklinische Intensivpflege-WGs bis zum Mehrstandort-Träger. Der Mini-Tarif richtet sich gezielt an kleine Dienste mit bis zu 5 Mitarbeitern.

Was kostet die Pflegesoftware itbuddy.care?

Es gibt vier Tarife (Preise netto pro Monat): Mini 139 € (5 Lizenzen fest), Starter 249 € (15 Lizenzen inklusive), Pro 399 € und Enterprise 699 € (jeweils 15 Lizenzen inklusive, weitere in 5er-Blöcken). Eine 14-tägige Demo ist kostenlos.

Welche Funktionen bietet itbuddy.care?

Tourenplanung mit automatischer Routenoptimierung, Klienten-Akte und Pflegedokumentation (SIS und Maßnahmenplan, Medikationsplan mit Quittierung, Wunddokumentation, Vitalwerte, Assessment-Skalen Braden und Norton, Verordnungen SGB V), Dienstplan mit Dienstplan-Automatik, Mitarbeiter-Self-Service für Urlaub und Wunschdienste, Controlling mit Erfolgsrechnung je Tour, Leistungserfassung und Abrechnung mit Mahnwesen, Angebote, MDK-Self-Audit, Recruiting sowie die KI-Assistentin Viki inklusive Sprach-Dokumentation.

Hat itbuddy.care eine DATEV-Schnittstelle?

Ja, in zwei Richtungen: itbuddy.care exportiert einen importierbaren DATEV-Buchungsstapel (Format EXTF) für die Finanzbuchhaltung und zusätzlich einen DATEV-Lohn-Export mit den Ist-Stunden je Mitarbeiter als Lohndatei für den Steuerberater. Die DATEV-Schnittstelle ist im Enterprise-Tarif enthalten und für die übrigen Tarife als Zusatzmodul für 39 € pro Monat buchbar.

Nutzt itbuddy.care künstliche Intelligenz?

Ja. Die KI-Assistentin Viki beantwortet Fragen zur Planung und Dokumentation, und die Sprach-Dokumentation wandelt Diktate direkt in strukturierte Einträge um. Die KI-Verarbeitung läuft DSGVO-konform über ein EU-gehostetes Gateway.

Ist itbuddy.care DSGVO-konform und wo werden die Daten gehostet?

Ja, itbuddy.care ist DSGVO-konform und wird in einem deutschen Rechenzentrum gehostet. Jeder Pflegedienst erhält eine eigene, isolierte Datenbank.

Gibt es eine Förderung für die Software?

Ja. Nach § 8 Abs. 8 SGB XI erstattet die Pflegekasse 40 % der förderfähigen Kosten, bis zu 12.000 € je Einrichtung. Bei Miet-Software zählt der Gesamtbetrag über die feste Vertragslaufzeit: Bei 36 Monaten Laufzeit zahlt die Pflegekasse rechnerisch 14 der 36 Monatsraten. Förderfähig sind Vertragsmonate bis Dezember 2030. Über die Bewilligung entscheidet die Pflegekasse; itbuddy.care prüft den Anspruch im kostenlosen Förder-Check, bereitet den Antrag vor und begleitet bis zur Auszahlung. Der Förder-Rechner auf der Website zeigt den möglichen Zuschuss in 30 Sekunden.

Wer bekommt die Digitalisierungsförderung nach § 8 Abs. 8 SGB XI?

Alle nach § 72 SGB XI zugelassenen ambulanten und stationären Pflegeeinrichtungen in Deutschland. Jede Einrichtung kann im Zeitraum 2019 bis 2030 einmalig bis zu 12.000 € Zuschuss erhalten.

Warum ist die Vertragslaufzeit für die Förderung so wichtig?

Bei Miet- und Ratenmodellen zählt der Gesamtbetrag über die feste Vertragslaufzeit als förderfähige Basis, aber nur für Monate bis Ende 2030. 36 statt 12 Monate Laufzeit verdreifachen die Basis und damit den möglichen Zuschuss.

Muss ich für die Förderung in Vorleistung gehen?

Nein. Der Antrag ist vor der Anschaffung möglich, ein Kostenvoranschlag genügt. Auf Wunsch startet der Vertrag erst, wenn der Bewilligungsbescheid der Pflegekasse vorliegt.

Wir haben seit 2019 schon Fördermittel genutzt. Lohnt sich ein Antrag trotzdem?

Oft ja. Der Topf von 12.000 € je Einrichtung lässt sich auf mehrere Maßnahmen aufteilen. Wie viel Resttopf Ihnen bleibt, prüfen wir im kostenlosen Förder-Check.

Wie funktioniert die Förderung bei mehreren Standorten?

Jede zugelassene Pflegeeinrichtung hat einen eigenen Topf von bis zu 12.000 €. Träger mit mehreren Einrichtungen können die Anträge gesammelt stellen.

Was ist mit der Telematikinfrastruktur (TI)?

Die TI-Ausstattung läuft über die separate TI-Pauschale, eine Doppelförderung ist ausgeschlossen. Die Integration von TI-Diensten wie KIM in das Primärsystem kann dagegen über den Digitalisierungszuschuss nach § 8 Abs. 8 SGB XI laufen.

Garantiert itbuddy.care die Auszahlung der Förderung?

Nein, über die Bewilligung entscheidet die zuständige Pflegekasse. itbuddy.care bereitet Antrag und Nachweise vollständig vor; auf Wunsch startet der Vertrag erst nach der Bewilligung.

Ist itbuddy.care eine Alternative zu MediFox oder Vivendi?

Ja. itbuddy.care ist eine KI-gestützte Alternative für ambulante und stationäre Pflegedienste. Bestehende Daten (Klienten, Mitarbeiter, Leistungen) lassen sich per Excel-/CSV-Import übernehmen, auch aus MediFox-Exporten.

Kann ich itbuddy.care kostenlos testen?

Ja. Über die Website lässt sich eine 14-tägige Demo mit Beispieldaten starten, ohne Installation, direkt im Browser. Bei Gefallen wird der Zugang per Zahlung dauerhaft.

Live verfügbar

Verträge & Datenschutz: DSGVO im Pflegedienst ohne Aktenchaos

Klient-Einwilligungen, AVV, technische Maßnahmen und das Verarbeitungsverzeichnis an einem Ort. ITbuddy.Care führt Ihren Pflegedienst durch die Datenschutz-Pflichten, nachweisbar und ohne Excel-Listen.

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Was ist Verträge & Datenschutz (DSGVO)?

Verträge & Datenschutz in ITbuddy.Care ist das Pflicht-Modul, mit dem ein ambulanter Pflegedienst alle datenschutzrechtlichen Grundpflichten an einer Stelle erfüllt: die Einwilligung der Klienten in die Verarbeitung ihrer Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO, einen AVV-Generator für Auftragsverarbeitungs-Verträge nach Art. 28, die Dokumentation technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM) nach Art. 32 sowie das Verarbeitungsverzeichnis. Ergänzt wird das durch ein vollständiges Audit-Log und die Datenauskunft je Person nach Art. 15 DSGVO. Consent-Dokumente werden als PDF nach SGB X und DSGVO erzeugt.

Das Problem

Datenschutz im Pflegedienst lebt oft in Ordnern, E-Mail-Anhängen und einer alten Word-Vorlage, die niemand mehr findet. Fehlt im Prüfungsfall die unterschriebene Einwilligung eines Klienten, der AVV mit dem IT-Dienstleister oder ein lückenloses Verzeichnis Ihrer Verarbeitungen, wird aus einer Routine schnell ein Haftungsrisiko, und die Suche kostet die PDL Stunden.

Die Lösung

ITbuddy.Care bündelt alle Datenschutz-Pflichten in einem Modul, das bei jedem Pflegedienst automatisch aktiv ist. Sie holen Klient-Einwilligungen strukturiert ein, erzeugen AVVs und Ihre TOM-Doku per Generator und pflegen das Verarbeitungsverzeichnis laufend. Jede Verarbeitung und jeder Zugriff landet im Audit-Log, sodass Sie auf eine Datenauskunft per Knopfdruck antworten können.

Ihr Nutzen

Einwilligungen Ihrer Klienten in die Verarbeitung von Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO strukturiert einholen und nachweisen

AVV-Generator für Auftragsverarbeitungs-Verträge nach Art. 28, ohne externe Vorlagen

TOM-Dokumentation nach Art. 32 zentral pflegen statt im Ordner verstreut

Verarbeitungsverzeichnis aktuell halten und im Prüfungsfall sofort vorzeigen

Vollständiges Audit-Log: jeder Zugriff nachvollziehbar

Datenauskunft nach Art. 15 je Klient oder Mitarbeiter auf Anfrage liefern

So funktioniert es

1
Einwilligung einholen
Sie erfassen die Einwilligung des Klienten in die Verarbeitung seiner Gesundheitsdaten und erhalten ein Consent-PDF nach SGB X und DSGVO.
2
AVV und TOM erzeugen
Mit dem AVV-Generator (Art. 28) erstellen Sie Verträge mit Auftragsverarbeitern, die TOM nach Art. 32 dokumentieren Sie an einer Stelle.
3
Verzeichnis pflegen
Ihr Verarbeitungsverzeichnis wächst mit dem Arbeitsalltag mit und ist jederzeit abrufbar.
4
Auskunft geben
Über das Audit-Log und die Datenauskunft nach Art. 15 beantworten Sie Anfragen je Person nachvollziehbar.

Häufige Fragen

Erfüllt das Modul die Einwilligung für Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO?

Ja. Sie holen die Klient-Einwilligung in die Verarbeitung der Gesundheitsdaten strukturiert ein und erhalten ein Consent-PDF nach SGB X und DSGVO als Nachweis.

Kann ich AVV-Verträge direkt in der Software erstellen?

Ja. Der AVV-Generator erzeugt Auftragsverarbeitungs-Verträge nach Art. 28 DSGVO, ohne dass Sie eine externe Vorlage benötigen.

Wie weise ich technische und organisatorische Maßnahmen nach?

Über die TOM-Dokumentation nach Art. 32 pflegen Sie Ihre Maßnahmen zentral und können sie im Prüfungsfall vorzeigen.

Was passiert, wenn ein Klient eine Datenauskunft verlangt?

Sie erstellen die Datenauskunft nach Art. 15 DSGVO je Klient oder Mitarbeiter. Das vollständige Audit-Log macht jeden Zugriff nachvollziehbar.

Muss ich das Modul gesondert buchen?

Nein. Verträge & Datenschutz ist als Compliance-Pflicht bei jedem Pflegedienst automatisch aktiv und nicht optional.

⚖️

Einordnung

Die DSGVO-Grundpflichten bringt ITbuddy.Care als festes Modul mit: Einwilligung, AVV-Generator, TOM-Doku, Verarbeitungsverzeichnis und Datenauskunft in einer Oberfläche statt in verstreuten Vorlagen.