Was ist itbuddy.care?

itbuddy.care ist eine deutsche Software für ambulante und stationäre Pflege. Sie bündelt Tourenplanung mit Routenoptimierung, Pflegedokumentation (SIS, Medikation, Wundversorgung, Vitalwerte), Dienstplan, Abrechnung und eine KI-Assistentin in einer Anwendung, gehostet in einem deutschen Rechenzentrum, DSGVO-konform. Für stationäre Einrichtungen gibt es einen eigenen Stationär-Modus inklusive Geräteverwaltung nach MPBetreibV.

Für wen ist itbuddy.care geeignet?

Für ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen jeder Größe: vom kleinen, neu gegründeten Dienst über außerklinische Intensivpflege-WGs bis zum Mehrstandort-Träger. Der Mini-Tarif richtet sich gezielt an kleine Dienste mit bis zu 5 Mitarbeitern.

Was kostet die Pflegesoftware itbuddy.care?

Es gibt vier Tarife (Preise netto pro Monat): Mini 139 € (5 Lizenzen fest), Starter 249 € (15 Lizenzen inklusive), Pro 399 € und Enterprise 699 € (jeweils 15 Lizenzen inklusive, weitere in 5er-Blöcken). Eine 14-tägige Demo ist kostenlos.

Welche Funktionen bietet itbuddy.care?

Tourenplanung mit automatischer Routenoptimierung, Klienten-Akte und Pflegedokumentation (SIS und Maßnahmenplan, Medikationsplan mit Quittierung, Wunddokumentation, Vitalwerte, Assessment-Skalen Braden und Norton, Verordnungen SGB V), Dienstplan mit Dienstplan-Automatik, Mitarbeiter-Self-Service für Urlaub und Wunschdienste, Controlling mit Erfolgsrechnung je Tour, Leistungserfassung und Abrechnung mit Mahnwesen, Angebote, MDK-Self-Audit, Recruiting sowie die KI-Assistentin Viki inklusive Sprach-Dokumentation.

Hat itbuddy.care eine DATEV-Schnittstelle?

Ja, in zwei Richtungen: itbuddy.care exportiert einen importierbaren DATEV-Buchungsstapel (Format EXTF) für die Finanzbuchhaltung und zusätzlich einen DATEV-Lohn-Export mit den Ist-Stunden je Mitarbeiter als Lohndatei für den Steuerberater. Die DATEV-Schnittstelle ist im Enterprise-Tarif enthalten und für die übrigen Tarife als Zusatzmodul für 39 € pro Monat buchbar.

Nutzt itbuddy.care künstliche Intelligenz?

Ja. Die KI-Assistentin Viki beantwortet Fragen zur Planung und Dokumentation, und die Sprach-Dokumentation wandelt Diktate direkt in strukturierte Einträge um. Die KI-Verarbeitung läuft DSGVO-konform über ein EU-gehostetes Gateway.

Ist itbuddy.care DSGVO-konform und wo werden die Daten gehostet?

Ja, itbuddy.care ist DSGVO-konform und wird in einem deutschen Rechenzentrum gehostet. Jeder Pflegedienst erhält eine eigene, isolierte Datenbank.

Gibt es eine Förderung für die Software?

Ja. Nach § 8 Abs. 8 SGB XI erstattet die Pflegekasse 40 % der förderfähigen Kosten, bis zu 12.000 € je Einrichtung. Bei Miet-Software zählt der Gesamtbetrag über die feste Vertragslaufzeit: Bei 36 Monaten Laufzeit zahlt die Pflegekasse rechnerisch 14 der 36 Monatsraten. Förderfähig sind Vertragsmonate bis Dezember 2030. Über die Bewilligung entscheidet die Pflegekasse; itbuddy.care prüft den Anspruch im kostenlosen Förder-Check, bereitet den Antrag vor und begleitet bis zur Auszahlung. Der Förder-Rechner auf der Website zeigt den möglichen Zuschuss in 30 Sekunden.

Wer bekommt die Digitalisierungsförderung nach § 8 Abs. 8 SGB XI?

Alle nach § 72 SGB XI zugelassenen ambulanten und stationären Pflegeeinrichtungen in Deutschland. Jede Einrichtung kann im Zeitraum 2019 bis 2030 einmalig bis zu 12.000 € Zuschuss erhalten.

Warum ist die Vertragslaufzeit für die Förderung so wichtig?

Bei Miet- und Ratenmodellen zählt der Gesamtbetrag über die feste Vertragslaufzeit als förderfähige Basis, aber nur für Monate bis Ende 2030. 36 statt 12 Monate Laufzeit verdreifachen die Basis und damit den möglichen Zuschuss.

Muss ich für die Förderung in Vorleistung gehen?

Nein. Der Antrag ist vor der Anschaffung möglich, ein Kostenvoranschlag genügt. Auf Wunsch startet der Vertrag erst, wenn der Bewilligungsbescheid der Pflegekasse vorliegt.

Wir haben seit 2019 schon Fördermittel genutzt. Lohnt sich ein Antrag trotzdem?

Oft ja. Der Topf von 12.000 € je Einrichtung lässt sich auf mehrere Maßnahmen aufteilen. Wie viel Resttopf Ihnen bleibt, prüfen wir im kostenlosen Förder-Check.

Wie funktioniert die Förderung bei mehreren Standorten?

Jede zugelassene Pflegeeinrichtung hat einen eigenen Topf von bis zu 12.000 €. Träger mit mehreren Einrichtungen können die Anträge gesammelt stellen.

Was ist mit der Telematikinfrastruktur (TI)?

Die TI-Ausstattung läuft über die separate TI-Pauschale, eine Doppelförderung ist ausgeschlossen. Die Integration von TI-Diensten wie KIM in das Primärsystem kann dagegen über den Digitalisierungszuschuss nach § 8 Abs. 8 SGB XI laufen.

Garantiert itbuddy.care die Auszahlung der Förderung?

Nein, über die Bewilligung entscheidet die zuständige Pflegekasse. itbuddy.care bereitet Antrag und Nachweise vollständig vor; auf Wunsch startet der Vertrag erst nach der Bewilligung.

Ist itbuddy.care eine Alternative zu MediFox oder Vivendi?

Ja. itbuddy.care ist eine KI-gestützte Alternative für ambulante und stationäre Pflegedienste. Bestehende Daten (Klienten, Mitarbeiter, Leistungen) lassen sich per Excel-/CSV-Import übernehmen, auch aus MediFox-Exporten.

Kann ich itbuddy.care kostenlos testen?

Ja. Über die Website lässt sich eine 14-tägige Demo mit Beispieldaten starten, ohne Installation, direkt im Browser. Bei Gefallen wird der Zugang per Zahlung dauerhaft.

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Controlling-Cockpit & Soll-Ist-Abgleich für Ihren Pflegedienst

Sehen Sie auf einen Blick, wie Ihr Dienst betriebswirtschaftlich läuft: Erfüllungsquote, Erlös, Auslastung, offene Leistungen und der Deckungsbeitrag jeder Tour. Alles aus Ihren vorhandenen Touren-, Leistungs- und Doku-Daten, ganz ohne zusätzliche Erfassung.

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Was ist Controlling-Cockpit & Soll-Ist-Abgleich?

Das Controlling-Cockpit in ITbuddy.Care ist ein betriebswirtschaftliches Steuerungs-Modul für die Pflegedienstleitung. Es verdichtet die ohnehin im System vorhandenen Touren-, Leistungs- und Dokumentationsdaten zu Kennzahlen für den laufenden Monat: Erfüllungsquote, Soll- und Ist-Stunden mit Zeitabweichung, offene Leistungen, erbrachter Erlös samt linearer Monatsprognose, Erlös je Einsatzstunde, Budget-Ausschöpfung, Mitarbeiter-Auslastung, Bezugspflege-Quote, Nachweis-Quote und Krankenquote. Ergänzt wird es um einen Soll-Ist-Abgleich, der geplante gegenüber erbrachten Leistungen je Mitarbeiter, Klient oder Leistung zeigt, und um eine Erfolgsrechnung je Tour: Deckungsbeitrag und Marge jeder einzelnen Tour, sodass Verlusttouren auf einen Blick erkennbar sind. Erreichbar ist es unter Buchhaltung → Controlling.

Das Problem

Viele Pflegedienstleitungen steuern ihren Betrieb aus dem Bauch heraus oder bauen sich am Monatsende mühsam Excel-Tabellen zusammen. Geplante Leistungen, die nicht erbracht oder nicht dokumentiert wurden, fallen oft erst bei der Abrechnung auf, wenn der Erlös schon verloren ist. Ob die Mitarbeiter ausgelastet sind, ob das Budget eines Klienten ausgeschöpft wird, welche Tour Geld verliert und wie der Monat finanziell endet, bleibt bis dahin unklar.

Die Lösung

ITbuddy.Care wertet die Daten aus, die bei der täglichen Tourenplanung und Dokumentation ohnehin entstehen, und stellt sie als Kennzahlen für die Leitung dar. Sie sehen den laufenden Monat in Echtzeit statt erst rückblickend. Der Soll-Ist-Abgleich macht sichtbar, wo Geplantes liegen bleibt (pro Mitarbeiter, pro Klient oder pro Leistung) und gibt Ihnen den Hebel, gegenzusteuern, bevor abgerechnet wird.

Ihr Nutzen

Volle Übersicht zum laufenden Monat ohne zusätzlichen Erfassungsaufwand: alle Kennzahlen entstehen aus vorhandenen Daten

Lineare Monatsprognose zeigt früh, wo der Erlös landet, statt erst bei der Abrechnung

Soll-Ist-Abgleich deckt nicht erbrachte oder nicht dokumentierte Leistungen auf, bevor Erlös verloren geht

Erfolgsrechnung je Tour zeigt Deckungsbeitrag und Marge, Verlusttouren fallen sofort auf

Mitarbeiter-Auslastung und Krankenquote auf einen Blick für bessere Personalsteuerung

Budget-Ausschöpfung je Klient verhindert verplante Stunden über die vertraglich gebuchten hinaus

Nachweis-Quote zeigt, wie viele Leistungsnachweise unterschrieben vorliegen, wichtig für die Abrechnungssicherheit

So funktioniert es

1
Daten entstehen im Alltag
Touren, erbrachte Leistungen und Dokumentation werden wie gewohnt erfasst. Das Cockpit braucht keine separate Eingabe.
2
Cockpit öffnen
Unter Buchhaltung → Controlling sehen Sie die Kennzahlen für den laufenden Monat: Erfüllungsquote, Soll-/Ist-Stunden, Erlös mit Prognose, Auslastung und die Erfolgsrechnung je Tour.
3
Soll-Ist filtern
Im Soll-Ist-Abgleich wählen Sie Zeitraum und Sicht je Mitarbeiter, Klient oder Leistung und sehen, wo Geplantes liegen geblieben ist.
4
Gegensteuern vor der Abrechnung
Offene oder undokumentierte Leistungen erkennen Sie rechtzeitig und können sie klären, bevor abgerechnet wird.

Häufige Fragen

Muss ich für das Controlling-Cockpit zusätzliche Daten erfassen?

Nein. Alle Kennzahlen entstehen aus den Touren-, Leistungs- und Doku-Daten, die bei der täglichen Arbeit ohnehin im System anfallen. Es gibt keinen zusätzlichen Erfassungsaufwand.

Welche Kennzahlen zeigt das Cockpit?

Für den laufenden Monat: Erfüllungsquote, Soll-/Ist-Stunden mit Zeitabweichung, offene Leistungen, erbrachten Erlös samt linearer Monatsprognose, Erlös je Einsatzstunde, Budget-Ausschöpfung, Mitarbeiter-Auslastung, Bezugspflege-Quote, Nachweis-Quote und Krankenquote.

Was bedeutet der Soll-Ist-Abgleich konkret?

Er stellt geplante gegenüber erbrachten Leistungen dar, wahlweise je Mitarbeiter, Klient oder Leistung und für einen wählbaren Zeitraum. So sehen Sie, wo Geplantes liegen bleibt. Stornierte Stops zählen dabei nicht als Abweichung.

Sehe ich, welche Touren sich rechnen?

Ja. Die Erfolgsrechnung je Tour weist Deckungsbeitrag und Marge aus. Touren, die Verlust machen, erkennen Sie auf einen Blick und können die Planung anpassen.

Wer kann das Cockpit nutzen?

Das Modul richtet sich an die Pflegedienstleitung. Es ist im Pro- und Enterprise-Plan enthalten und lässt sich in allen Tarifen 14 Tage testen.

Hilft der Soll-Ist-Abgleich bei der Abrechnung?

Ja. Indem nicht erbrachte oder nicht dokumentierte Leistungen früh sichtbar werden, können Sie gegensteuern, bevor abgerechnet wird. Das ist ein direkter Hebel, um Erlös nicht zu verlieren.

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Einordnung

Eine BWL-Auswertung kennen auch MediFox, Vivendi und euregon. Bei ITbuddy.Care entstehen die Kennzahlen ohne separates Berichtsmodul direkt aus den laufenden Touren- und Doku-Daten, bis hinunter zum Deckungsbeitrag der einzelnen Tour.