Was ist itbuddy.care?

itbuddy.care ist eine deutsche Software für ambulante und stationäre Pflege. Sie bündelt Tourenplanung mit Routenoptimierung, Pflegedokumentation (SIS, Medikation, Wundversorgung, Vitalwerte), Dienstplan, Abrechnung und eine KI-Assistentin in einer Anwendung, gehostet in einem deutschen Rechenzentrum, DSGVO-konform. Für stationäre Einrichtungen gibt es einen eigenen Stationär-Modus inklusive Geräteverwaltung nach MPBetreibV.

Für wen ist itbuddy.care geeignet?

Für ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen jeder Größe: vom kleinen, neu gegründeten Dienst über außerklinische Intensivpflege-WGs bis zum Mehrstandort-Träger. Der Essential-Tarif richtet sich gezielt an kleine Dienste mit bis zu 5 Mitarbeitern.

Was kostet die Pflegesoftware itbuddy.care?

Es gibt vier Tarife (Preise netto pro Monat): Essential 139 € (5 Lizenzen fest), Essential Plus 249 € (15 Lizenzen inklusive), Complete 399 € und Complete Max 699 € (jeweils 15 Lizenzen inklusive, weitere in 5er-Blöcken). Eine 14-tägige Demo ist kostenlos.

Hat itbuddy.care eine DATEV-Schnittstelle?

Ja, in zwei Richtungen: itbuddy.care exportiert einen importierbaren DATEV-Buchungsstapel (Format EXTF) für die Finanzbuchhaltung und zusätzlich einen DATEV-Lohn-Export mit den Ist-Stunden je Mitarbeiter als Lohndatei für den Steuerberater. Die DATEV-Schnittstelle ist im Tarif Complete Max enthalten und für die übrigen Tarife als Zusatzmodul für 39 € pro Monat buchbar.

Ist itbuddy.care DSGVO-konform und wo werden die Daten gehostet?

Ja, itbuddy.care ist DSGVO-konform und wird in einem deutschen Rechenzentrum gehostet. Jeder Pflegedienst erhält eine eigene, isolierte Datenbank.

Gibt es eine Förderung für die Software?

Ja. Nach § 8 Abs. 8 SGB XI sind bis zu 40 % der anerkannten förderfähigen Kosten möglich, höchstens 12.000 € je zugelassener Einrichtung. Förderfähig sind grundsätzlich die Softwarelizenz, die Einrichtung und die damit verbundene Schulung. Regelmäßig wiederkehrende Service-, Wartungs- und Reparaturkosten sind ausdrücklich nicht förderfähig. Bei Paketpreisen müssen die Bestandteile deshalb getrennt ausgewiesen werden. Bei Miet- und Ratenmodellen kann der Lizenzanteil über die feste Vertragslaufzeit angesetzt werden, für Vertragsmonate bis Dezember 2030. Über Förderfähigkeit und Höhe entscheidet ausschließlich die zuständige Pflegekasse. itbuddy.care weist die Positionen getrennt aus, bereitet die Unterlagen vor und begleitet den Antrag.

Ist itbuddy.care eine Alternative zu MediFox oder Vivendi?

Ja. itbuddy.care ist eine KI-gestützte Alternative für ambulante und stationäre Pflegedienste. Bestehende Daten (Klienten, Mitarbeiter, Leistungen) lassen sich per Excel-/CSV-Import übernehmen, auch aus MediFox-Exporten.

Kann ich itbuddy.care kostenlos testen?

Ja. Über die Website lässt sich eine 14-tägige Demo mit Beispieldaten starten, ohne Installation, direkt im Browser. Bei Gefallen wird der Zugang per Zahlung dauerhaft.

Live verfügbar

Kommunikation & Angehörigen-Portal für Ihren Pflegedienst

Ein interner Chat für Ihr Team und ein eigenes Portal für Angehörige: beides in ITbuddy.Care, ohne WhatsApp-Gruppen und ohne ständige Rückruf-Schleifen.

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Was ist Kommunikation & Angehörigen-Portal?

Das Modul Kommunikation & Angehörigen-Portal in ITbuddy.Care verbindet zwei Bereiche: einen internen Chat zwischen Mitarbeitern und Leitung mit automatisch angelegten Standort-Channels sowie ein Angehörigen-Portal, das Angehörige per Magic-Link (also ohne Passwort) erreichen. Im Portal sehen Angehörige Termine, können einzelne Einsätze bewerten, Nachrichten an den Dienst schicken und eine Termin-Absage anfragen. Die Absage ist bewusst eine Bitte: der Termin bleibt bestehen, bis der Pflegedienst bestätigt, und das Ergebnis kommt per Mail. Benachrichtigt wird in beide Richtungen: Angehörige erhalten bei neuen Nachrichten eine Hinweis-Mail ohne Inhalte, die Leitung eine Push-Meldung bei Portal-Nachrichten. Welche Daten ein Angehöriger sieht, steuert der Pflegedienst pro Verknüpfung. Die Sicht ist scope-gesteuert und DSGVO-konform.

Das Problem

Absprachen im Team laufen über private WhatsApp-Gruppen, in denen Klientennamen und Gesundheitsdaten kursieren. Gleichzeitig rufen Angehörige in der Zentrale an, weil sie nicht wissen, wann jemand kommt, und jede Auskunft kostet Sie Zeit am Telefon. Wer wann was sehen darf, ist dabei oft Bauchgefühl statt geregelt.

Die Lösung

ITbuddy.Care bringt die interne Abstimmung in einen Chat im Tool, mit Standort-Channels, die automatisch aus Ihren Mitarbeiter-Zuordnungen entstehen. Angehörige bekommen einen passwortlosen Magic-Link zu ihrem eigenen Portal und sehen dort genau das, was Sie pro Klient freigeben. So entlasten Sie das Telefon und behalten die Datenfreigabe in der Hand.

Ihr Nutzen

Interner Chat ersetzt WhatsApp-Gruppen: Standort-Channels werden automatisch für alle Mitarbeiter eines Standorts angelegt

Direkt-Chat 1:1 und manuelle Gruppen für gezielte Absprachen

Nachrichten lassen sich optional an einen Klienten binden und erscheinen in dessen Akte

Angehörige greifen per Magic-Link zu, ohne Passwort und ohne eigenen Account

Angehörige sehen Termine, bewerten Einsätze und fragen Termin-Absagen direkt im Portal an

Termin-Absage als Bitte: der Termin bleibt bestehen, bis der Pflegedienst bestätigt, das Ergebnis kommt per Mail

Benachrichtigungen in beide Richtungen: Angehörige bekommen eine Hinweis-Mail ohne Inhalte bei neuen Nachrichten, die Leitung eine Push-Meldung bei Portal-Nachrichten

Sie steuern pro Verknüpfung, welche Daten ein Angehöriger sieht, scope-gesteuert und DSGVO-konform

So funktioniert es

1
Team-Chat nutzen
Mitarbeiter und Leitung chatten direkt im Tool. Standort-Channels entstehen automatisch aus den Standort-Zuordnungen Ihrer Mitarbeiter, dazu kommen Direkt-Chats und manuelle Gruppen.
2
Angehörige verknüpfen und freigeben
Sie legen pro Angehörigem fest, zu welchen Klienten er Zugang erhält, und bestimmen je Verknüpfung, was sichtbar ist, etwa Termine.
3
Magic-Link versenden
Der Angehörige erhält einen passwortlosen Login-Link per E-Mail und öffnet damit sein Portal.
4
Angehörige bleiben informiert
Im Portal sehen Angehörige Termine, bewerten einzelne Einsätze, senden Nachrichten an Ihren Dienst und fragen bei Bedarf eine Termin-Absage an. Bei neuen Nachrichten geht eine Hinweis-Mail ohne Inhalte an den Angehörigen, die Leitung erhält eine Push-Meldung.

Häufige Fragen

Brauchen Angehörige einen eigenen Account oder ein Passwort?

Nein. Der Zugang läuft über einen Magic-Link, der per E-Mail verschickt wird. Damit öffnen Angehörige ihr Portal ohne Passwort.

Sehen Angehörige automatisch alle Daten eines Klienten?

Nein. Die Sicht ist scope-gesteuert: Sie legen pro Verknüpfung fest, was sichtbar ist, etwa die Termine. Was nicht freigegeben ist, bleibt verborgen.

Was können Angehörige im Portal tun?

Sie sehen ihre Termine, können einzelne Einsätze bewerten, Nachrichten an den Dienst schicken und eine Termin-Absage anfragen.

Was passiert, wenn ein Angehöriger einen Termin absagt?

Die Absage ist eine Bitte an den Pflegedienst. Der Termin bleibt bestehen, bis Sie bestätigen oder ablehnen, und der Angehörige erhält das Ergebnis per Mail. So verschwindet kein Einsatz ungeprüft aus der Tour.

Wie erfahren Angehörige von neuen Nachrichten?

Per Hinweis-Mail ohne Inhalte: die Mail sagt nur, dass eine neue Nachricht wartet, gelesen wird im Portal. Umgekehrt erhält die Leitung eine Push-Meldung, sobald eine Portal-Nachricht eingeht.

Wie funktioniert der interne Chat?

Mitarbeiter und Leitung chatten im Tool. Standort-Channels werden automatisch für alle Mitarbeiter eines Standorts angelegt; zusätzlich gibt es Direkt-Chats und manuelle Gruppen.

Kann ich Chat-Nachrichten einem Klienten zuordnen?

Ja. Eine Nachricht lässt sich optional an einen Klienten binden und taucht dann in dessen Akte im Kommunikations-Bereich auf.

⚖️

Einordnung

Etablierte Systeme wie MediFox oder Vivendi legen ihren Schwerpunkt auf die interne Verwaltung. ITbuddy.Care kombiniert den Team-Chat direkt mit einem passwortlosen Angehörigen-Portal in einem Modul.