Was ist itbuddy.care?

itbuddy.care ist eine deutsche Software für ambulante und stationäre Pflege. Sie bündelt Tourenplanung mit Routenoptimierung, Pflegedokumentation (SIS, Medikation, Wundversorgung, Vitalwerte), Dienstplan, Abrechnung und eine KI-Assistentin in einer Anwendung, gehostet in einem deutschen Rechenzentrum, DSGVO-konform. Für stationäre Einrichtungen gibt es einen eigenen Stationär-Modus inklusive Geräteverwaltung nach MPBetreibV.

Für wen ist itbuddy.care geeignet?

Für ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen jeder Größe: vom kleinen, neu gegründeten Dienst über außerklinische Intensivpflege-WGs bis zum Mehrstandort-Träger. Der Mini-Tarif richtet sich gezielt an kleine Dienste mit bis zu 5 Mitarbeitern.

Was kostet die Pflegesoftware itbuddy.care?

Es gibt vier Tarife (Preise netto pro Monat): Mini 139 € (5 Lizenzen fest), Starter 249 € (15 Lizenzen inklusive), Pro 399 € und Enterprise 699 € (jeweils 15 Lizenzen inklusive, weitere in 5er-Blöcken). Eine 14-tägige Demo ist kostenlos.

Welche Funktionen bietet itbuddy.care?

Tourenplanung mit automatischer Routenoptimierung, Klienten-Akte und Pflegedokumentation (SIS und Maßnahmenplan, Medikationsplan mit Quittierung, Wunddokumentation, Vitalwerte, Assessment-Skalen Braden und Norton, Verordnungen SGB V), Dienstplan mit Dienstplan-Automatik, Mitarbeiter-Self-Service für Urlaub und Wunschdienste, Controlling mit Erfolgsrechnung je Tour, Leistungserfassung und Abrechnung mit Mahnwesen, Angebote, MDK-Self-Audit, Recruiting sowie die KI-Assistentin Viki inklusive Sprach-Dokumentation.

Hat itbuddy.care eine DATEV-Schnittstelle?

Ja, in zwei Richtungen: itbuddy.care exportiert einen importierbaren DATEV-Buchungsstapel (Format EXTF) für die Finanzbuchhaltung und zusätzlich einen DATEV-Lohn-Export mit den Ist-Stunden je Mitarbeiter als Lohndatei für den Steuerberater. Die DATEV-Schnittstelle ist im Enterprise-Tarif enthalten und für die übrigen Tarife als Zusatzmodul für 39 € pro Monat buchbar.

Nutzt itbuddy.care künstliche Intelligenz?

Ja. Die KI-Assistentin Viki beantwortet Fragen zur Planung und Dokumentation, und die Sprach-Dokumentation wandelt Diktate direkt in strukturierte Einträge um. Die KI-Verarbeitung läuft DSGVO-konform über ein EU-gehostetes Gateway.

Ist itbuddy.care DSGVO-konform und wo werden die Daten gehostet?

Ja, itbuddy.care ist DSGVO-konform und wird in einem deutschen Rechenzentrum gehostet. Jeder Pflegedienst erhält eine eigene, isolierte Datenbank.

Gibt es eine Förderung für die Software?

Ja. Nach § 8 Abs. 8 SGB XI erstattet die Pflegekasse 40 % der förderfähigen Kosten, bis zu 12.000 € je Einrichtung. Bei Miet-Software zählt der Gesamtbetrag über die feste Vertragslaufzeit: Bei 36 Monaten Laufzeit zahlt die Pflegekasse rechnerisch 14 der 36 Monatsraten. Förderfähig sind Vertragsmonate bis Dezember 2030. Über die Bewilligung entscheidet die Pflegekasse; itbuddy.care prüft den Anspruch im kostenlosen Förder-Check, bereitet den Antrag vor und begleitet bis zur Auszahlung. Der Förder-Rechner auf der Website zeigt den möglichen Zuschuss in 30 Sekunden.

Wer bekommt die Digitalisierungsförderung nach § 8 Abs. 8 SGB XI?

Alle nach § 72 SGB XI zugelassenen ambulanten und stationären Pflegeeinrichtungen in Deutschland. Jede Einrichtung kann im Zeitraum 2019 bis 2030 einmalig bis zu 12.000 € Zuschuss erhalten.

Warum ist die Vertragslaufzeit für die Förderung so wichtig?

Bei Miet- und Ratenmodellen zählt der Gesamtbetrag über die feste Vertragslaufzeit als förderfähige Basis, aber nur für Monate bis Ende 2030. 36 statt 12 Monate Laufzeit verdreifachen die Basis und damit den möglichen Zuschuss.

Muss ich für die Förderung in Vorleistung gehen?

Nein. Der Antrag ist vor der Anschaffung möglich, ein Kostenvoranschlag genügt. Auf Wunsch startet der Vertrag erst, wenn der Bewilligungsbescheid der Pflegekasse vorliegt.

Wir haben seit 2019 schon Fördermittel genutzt. Lohnt sich ein Antrag trotzdem?

Oft ja. Der Topf von 12.000 € je Einrichtung lässt sich auf mehrere Maßnahmen aufteilen. Wie viel Resttopf Ihnen bleibt, prüfen wir im kostenlosen Förder-Check.

Wie funktioniert die Förderung bei mehreren Standorten?

Jede zugelassene Pflegeeinrichtung hat einen eigenen Topf von bis zu 12.000 €. Träger mit mehreren Einrichtungen können die Anträge gesammelt stellen.

Was ist mit der Telematikinfrastruktur (TI)?

Die TI-Ausstattung läuft über die separate TI-Pauschale, eine Doppelförderung ist ausgeschlossen. Die Integration von TI-Diensten wie KIM in das Primärsystem kann dagegen über den Digitalisierungszuschuss nach § 8 Abs. 8 SGB XI laufen.

Garantiert itbuddy.care die Auszahlung der Förderung?

Nein, über die Bewilligung entscheidet die zuständige Pflegekasse. itbuddy.care bereitet Antrag und Nachweise vollständig vor; auf Wunsch startet der Vertrag erst nach der Bewilligung.

Ist itbuddy.care eine Alternative zu MediFox oder Vivendi?

Ja. itbuddy.care ist eine KI-gestützte Alternative für ambulante und stationäre Pflegedienste. Bestehende Daten (Klienten, Mitarbeiter, Leistungen) lassen sich per Excel-/CSV-Import übernehmen, auch aus MediFox-Exporten.

Kann ich itbuddy.care kostenlos testen?

Ja. Über die Website lässt sich eine 14-tägige Demo mit Beispieldaten starten, ohne Installation, direkt im Browser. Bei Gefallen wird der Zugang per Zahlung dauerhaft.

Live verfügbar

Kommunikation & Angehörigen-Portal für Ihren Pflegedienst

Ein interner Chat für Ihr Team und ein eigenes Portal für Angehörige: beides in ITbuddy.Care, ohne WhatsApp-Gruppen und ohne ständige Rückruf-Schleifen.

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Was ist Kommunikation & Angehörigen-Portal?

Das Modul Kommunikation & Angehörigen-Portal in ITbuddy.Care verbindet zwei Bereiche: einen internen Chat zwischen Mitarbeitern und Leitung mit automatisch angelegten Standort-Channels sowie ein Angehörigen-Portal, das Angehörige per Magic-Link (also ohne Passwort) erreichen. Im Portal sehen Angehörige Termine, können einzelne Einsätze bewerten, Nachrichten an den Dienst schicken und eine Termin-Absage anfragen. Welche Daten ein Angehöriger sieht, steuert der Pflegedienst pro Verknüpfung. Die Sicht ist scope-gesteuert und DSGVO-konform.

Das Problem

Absprachen im Team laufen über private WhatsApp-Gruppen, in denen Klientennamen und Gesundheitsdaten kursieren. Gleichzeitig rufen Angehörige in der Zentrale an, weil sie nicht wissen, wann jemand kommt, und jede Auskunft kostet Sie Zeit am Telefon. Wer wann was sehen darf, ist dabei oft Bauchgefühl statt geregelt.

Die Lösung

ITbuddy.Care bringt die interne Abstimmung in einen Chat im Tool, mit Standort-Channels, die automatisch aus Ihren Mitarbeiter-Zuordnungen entstehen. Angehörige bekommen einen passwortlosen Magic-Link zu ihrem eigenen Portal und sehen dort genau das, was Sie pro Klient freigeben. So entlasten Sie das Telefon und behalten die Datenfreigabe in der Hand.

Ihr Nutzen

Interner Chat ersetzt WhatsApp-Gruppen: Standort-Channels werden automatisch für alle Mitarbeiter eines Standorts angelegt

Direkt-Chat 1:1 und manuelle Gruppen für gezielte Absprachen

Nachrichten lassen sich optional an einen Klienten binden und erscheinen in dessen Akte

Angehörige greifen per Magic-Link zu, ohne Passwort und ohne eigenen Account

Angehörige sehen Termine, bewerten Einsätze und fragen Termin-Absagen direkt im Portal an

Sie steuern pro Verknüpfung, welche Daten ein Angehöriger sieht, scope-gesteuert und DSGVO-konform

So funktioniert es

1
Team-Chat nutzen
Mitarbeiter und Leitung chatten direkt im Tool. Standort-Channels entstehen automatisch aus den Standort-Zuordnungen Ihrer Mitarbeiter, dazu kommen Direkt-Chats und manuelle Gruppen.
2
Angehörige verknüpfen und freigeben
Sie legen pro Angehörigem fest, zu welchen Klienten er Zugang erhält, und bestimmen je Verknüpfung, was sichtbar ist, etwa Termine.
3
Magic-Link versenden
Der Angehörige erhält einen passwortlosen Login-Link per E-Mail und öffnet damit sein Portal.
4
Angehörige bleiben informiert
Im Portal sehen Angehörige Termine, bewerten einzelne Einsätze, senden Nachrichten an Ihren Dienst und fragen bei Bedarf eine Termin-Absage an.

Häufige Fragen

Brauchen Angehörige einen eigenen Account oder ein Passwort?

Nein. Der Zugang läuft über einen Magic-Link, der per E-Mail verschickt wird. Damit öffnen Angehörige ihr Portal ohne Passwort.

Sehen Angehörige automatisch alle Daten eines Klienten?

Nein. Die Sicht ist scope-gesteuert: Sie legen pro Verknüpfung fest, was sichtbar ist, etwa die Termine. Was nicht freigegeben ist, bleibt verborgen.

Was können Angehörige im Portal tun?

Sie sehen ihre Termine, können einzelne Einsätze bewerten, Nachrichten an den Dienst schicken und eine Termin-Absage anfragen.

Wie funktioniert der interne Chat?

Mitarbeiter und Leitung chatten im Tool. Standort-Channels werden automatisch für alle Mitarbeiter eines Standorts angelegt; zusätzlich gibt es Direkt-Chats und manuelle Gruppen.

Kann ich Chat-Nachrichten einem Klienten zuordnen?

Ja. Eine Nachricht lässt sich optional an einen Klienten binden und taucht dann in dessen Akte im Kommunikations-Bereich auf.

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Einordnung

Etablierte Systeme wie MediFox oder Vivendi legen ihren Schwerpunkt auf die interne Verwaltung. ITbuddy.Care kombiniert den Team-Chat direkt mit einem passwortlosen Angehörigen-Portal in einem Modul.