Was ist itbuddy.care?

itbuddy.care ist eine deutsche Software für ambulante und stationäre Pflege. Sie bündelt Tourenplanung mit Routenoptimierung, Pflegedokumentation (SIS, Medikation, Wundversorgung, Vitalwerte), Dienstplan, Abrechnung und eine KI-Assistentin in einer Anwendung, gehostet in einem deutschen Rechenzentrum, DSGVO-konform. Für stationäre Einrichtungen gibt es einen eigenen Stationär-Modus inklusive Geräteverwaltung nach MPBetreibV.

Für wen ist itbuddy.care geeignet?

Für ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen jeder Größe: vom kleinen, neu gegründeten Dienst über außerklinische Intensivpflege-WGs bis zum Mehrstandort-Träger. Der Mini-Tarif richtet sich gezielt an kleine Dienste mit bis zu 5 Mitarbeitern.

Was kostet die Pflegesoftware itbuddy.care?

Es gibt vier Tarife (Preise netto pro Monat): Mini 139 € (5 Lizenzen fest), Starter 249 € (15 Lizenzen inklusive), Pro 399 € und Enterprise 699 € (jeweils 15 Lizenzen inklusive, weitere in 5er-Blöcken). Eine 14-tägige Demo ist kostenlos.

Welche Funktionen bietet itbuddy.care?

Tourenplanung mit automatischer Routenoptimierung, Klienten-Akte und Pflegedokumentation (SIS und Maßnahmenplan, Medikationsplan mit Quittierung, Wunddokumentation, Vitalwerte, Assessment-Skalen Braden und Norton, Verordnungen SGB V), Dienstplan mit Dienstplan-Automatik, Mitarbeiter-Self-Service für Urlaub und Wunschdienste, Controlling mit Erfolgsrechnung je Tour, Leistungserfassung und Abrechnung mit Mahnwesen, Angebote, MDK-Self-Audit, Recruiting sowie die KI-Assistentin Viki inklusive Sprach-Dokumentation.

Hat itbuddy.care eine DATEV-Schnittstelle?

Ja, in zwei Richtungen: itbuddy.care exportiert einen importierbaren DATEV-Buchungsstapel (Format EXTF) für die Finanzbuchhaltung und zusätzlich einen DATEV-Lohn-Export mit den Ist-Stunden je Mitarbeiter als Lohndatei für den Steuerberater. Die DATEV-Schnittstelle ist im Enterprise-Tarif enthalten und für die übrigen Tarife als Zusatzmodul für 39 € pro Monat buchbar.

Nutzt itbuddy.care künstliche Intelligenz?

Ja. Die KI-Assistentin Viki beantwortet Fragen zur Planung und Dokumentation, und die Sprach-Dokumentation wandelt Diktate direkt in strukturierte Einträge um. Die KI-Verarbeitung läuft DSGVO-konform über ein EU-gehostetes Gateway.

Ist itbuddy.care DSGVO-konform und wo werden die Daten gehostet?

Ja, itbuddy.care ist DSGVO-konform und wird in einem deutschen Rechenzentrum gehostet. Jeder Pflegedienst erhält eine eigene, isolierte Datenbank.

Gibt es eine Förderung für die Software?

Ja. Nach § 8 Abs. 8 SGB XI erstattet die Pflegekasse 40 % der förderfähigen Kosten, bis zu 12.000 € je Einrichtung. Bei Miet-Software zählt der Gesamtbetrag über die feste Vertragslaufzeit: Bei 36 Monaten Laufzeit zahlt die Pflegekasse rechnerisch 14 der 36 Monatsraten. Förderfähig sind Vertragsmonate bis Dezember 2030. Über die Bewilligung entscheidet die Pflegekasse; itbuddy.care prüft den Anspruch im kostenlosen Förder-Check, bereitet den Antrag vor und begleitet bis zur Auszahlung. Der Förder-Rechner auf der Website zeigt den möglichen Zuschuss in 30 Sekunden.

Wer bekommt die Digitalisierungsförderung nach § 8 Abs. 8 SGB XI?

Alle nach § 72 SGB XI zugelassenen ambulanten und stationären Pflegeeinrichtungen in Deutschland. Jede Einrichtung kann im Zeitraum 2019 bis 2030 einmalig bis zu 12.000 € Zuschuss erhalten.

Warum ist die Vertragslaufzeit für die Förderung so wichtig?

Bei Miet- und Ratenmodellen zählt der Gesamtbetrag über die feste Vertragslaufzeit als förderfähige Basis, aber nur für Monate bis Ende 2030. 36 statt 12 Monate Laufzeit verdreifachen die Basis und damit den möglichen Zuschuss.

Muss ich für die Förderung in Vorleistung gehen?

Nein. Der Antrag ist vor der Anschaffung möglich, ein Kostenvoranschlag genügt. Auf Wunsch startet der Vertrag erst, wenn der Bewilligungsbescheid der Pflegekasse vorliegt.

Wir haben seit 2019 schon Fördermittel genutzt. Lohnt sich ein Antrag trotzdem?

Oft ja. Der Topf von 12.000 € je Einrichtung lässt sich auf mehrere Maßnahmen aufteilen. Wie viel Resttopf Ihnen bleibt, prüfen wir im kostenlosen Förder-Check.

Wie funktioniert die Förderung bei mehreren Standorten?

Jede zugelassene Pflegeeinrichtung hat einen eigenen Topf von bis zu 12.000 €. Träger mit mehreren Einrichtungen können die Anträge gesammelt stellen.

Was ist mit der Telematikinfrastruktur (TI)?

Die TI-Ausstattung läuft über die separate TI-Pauschale, eine Doppelförderung ist ausgeschlossen. Die Integration von TI-Diensten wie KIM in das Primärsystem kann dagegen über den Digitalisierungszuschuss nach § 8 Abs. 8 SGB XI laufen.

Garantiert itbuddy.care die Auszahlung der Förderung?

Nein, über die Bewilligung entscheidet die zuständige Pflegekasse. itbuddy.care bereitet Antrag und Nachweise vollständig vor; auf Wunsch startet der Vertrag erst nach der Bewilligung.

Ist itbuddy.care eine Alternative zu MediFox oder Vivendi?

Ja. itbuddy.care ist eine KI-gestützte Alternative für ambulante und stationäre Pflegedienste. Bestehende Daten (Klienten, Mitarbeiter, Leistungen) lassen sich per Excel-/CSV-Import übernehmen, auch aus MediFox-Exporten.

Kann ich itbuddy.care kostenlos testen?

Ja. Über die Website lässt sich eine 14-tägige Demo mit Beispieldaten starten, ohne Installation, direkt im Browser. Bei Gefallen wird der Zugang per Zahlung dauerhaft.

Live verfügbar

Recruiting & Bewerbungs-Inbox für Ihren Pflegedienst

Sammeln Sie alle Bewerbungen an einem Ort, verfolgen Sie jeden Schritt vom Eingang bis zur Einstellung und verlieren Sie keine Fachkraft mehr im E-Mail-Postfach.

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Was ist Recruiting & Bewerbungs-Inbox?

Die Recruiting & Bewerbungs-Inbox in ITbuddy.Care ist ein integriertes Bewerbermanagement für ambulante Pflegedienste. Sie erfassen Bewerbungen zentral, führen jede Person durch eine feste Pipeline mit den Stufen Sichtung, Interview, Angebot und Einstellung, legen Anhänge wie Lebenslauf und Zeugnisse direkt zur Bewerbung ab und halten Notizen fest. Ein eigenes Bewerbungs-Postfach und ein Web-Formular bringen neue Bewerbungen automatisch in die Inbox.

Das Problem

Bewerbungen für Ihren Pflegedienst landen verstreut im E-Mail-Postfach, in Notizzetteln und in Köpfen einzelner Mitarbeiter. Wer schon zum Gespräch eingeladen wurde, wer noch wartet und wo der Lebenslauf abgelegt ist, weiß am Ende niemand mehr. In einem leergefegten Pflege-Arbeitsmarkt verlieren Sie so wertvolle Fachkräfte, weil eine Bewerbung schlicht untergeht.

Die Lösung

ITbuddy.Care bündelt alle Bewerbungen in einer Inbox und führt jede Person durch eine klare Pipeline von der Sichtung bis zur Einstellung. Anhänge, Notizen und der aktuelle Status liegen direkt an der Bewerbung, sodass Ihr ganzes Team jederzeit den gleichen Stand sieht. Über ein eigenes Bewerbungs-Postfach und ein Web-Formular kommen neue Bewerbungen ohne Umweg im System an.

Ihr Nutzen

Alle Bewerbungen zentral an einem Ort statt verstreut in mehreren Postfächern

Klare Pipeline mit den Stufen Sichtung, Interview, Angebot und Einstellung

Lebenslauf, Zeugnisse und weitere Anhänge direkt an der Bewerbung abgelegt

Notizen pro Bewerbung, damit das Team denselben Wissensstand teilt

Eigenes Bewerbungs-Postfach für eingehende Bewerbungen

Web-Formular für Bewerbungen direkt von Ihrer Seite in die Inbox

So funktioniert es

1
Bewerbung erfassen
Bewerbungen kommen über das eigene Bewerbungs-Postfach oder das Web-Formular herein und landen direkt in Ihrer Inbox.
2
Status verfolgen
Sie ordnen jede Bewerbung der passenden Pipeline-Stufe zu: Sichtung, Interview, Angebot oder Einstellung.
3
Unterlagen und Notizen ablegen
Anhänge wie Lebenslauf und Zeugnisse sowie Notizen hinterlegen Sie direkt an der jeweiligen Bewerbung.
4
Entscheiden und einstellen
Sie behalten den Überblick über alle Kandidaten und führen geeignete Bewerber bis zur Einstellung.

Häufige Fragen

Über welche Wege können Bewerbungen eingehen?

Über ein eigenes Bewerbungs-Postfach und über ein Web-Formular. Beide Wege legen die Bewerbung direkt in Ihrer Inbox ab.

Welche Status durchläuft eine Bewerbung?

Jede Bewerbung lässt sich den Stufen Sichtung, Interview, Angebot und Einstellung zuordnen, sodass Sie den Fortschritt nachvollziehen können.

Kann ich Lebenslauf und Zeugnisse hinterlegen?

Ja. Anhänge legen Sie direkt an der jeweiligen Bewerbung ab, ergänzt um Notizen für das Team.

Sehen mehrere Mitarbeiter denselben Stand?

Ja. Status, Anhänge und Notizen liegen zentral an der Bewerbung, sodass Ihr Team jederzeit denselben Stand sieht.

Muss ich das Recruiting-Modul separat einrichten?

Nein. Die Bewerbungs-Inbox gehört zu ITbuddy.Care. Sie richten nur Ihr Bewerbungs-Postfach und das Web-Formular ein, danach laufen neue Bewerbungen automatisch auf.

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Einordnung

Die Bewerbungs-Inbox ist fester Bestandteil von ITbuddy.Care und direkt mit Dienstplan und Schulungs-Tracker verbunden, ohne separates Recruiting-Tool daneben.