Entlastungsbetrag nach § 45b SGB XI: So rechnen Pflege- und Betreuungsdienste die 131 Euro korrekt ab

Was der Entlastungsbetrag für Anbieter bedeutet

Der Entlastungsbetrag nach § 45b SGB XI beträgt seit dem 1. Januar 2025 bis zu 131 Euro je Kalendermonat. Zuvor lag er bei 125 Euro; die Anhebung war Teil der Erhöhung der Pflegeleistungen um 4,5 Prozent zum Jahresbeginn 2025. Der Betrag gilt unverändert auch 2026, die nächste gesetzliche Anpassung ist erst für 2028 vorgesehen. Anspruchsberechtigt sind Pflegebedürftige der Pflegegrade 1 bis 5, die in häuslicher Umgebung versorgt werden. Aufs Jahr gerechnet stehen damit bis zu 1.572 Euro je Klient zur Verfügung.

Für Sie als Anbieter ist entscheidend: Der Betrag wird nicht ausgezahlt, sondern ist ein zweckgebundener Erstattungsanspruch. Die Pflegekasse erstattet Kosten erst, wenn eine erstattungsfähige Leistung erbracht und belegt wurde. Wer die formalen Voraussetzungen nicht erfüllt, bleibt auf seinen Rechnungen sitzen oder produziert Rückläufer beim Klienten.

Wofür die 131 Euro eingesetzt werden dürfen

§ 45b Abs. 1 SGB XI nennt abschließend, wofür der Entlastungsbetrag verwendet werden darf. Für Betreuungsdienste ist vor allem die vierte Kategorie relevant, für zugelassene Pflegedienste zusätzlich die dritte.

Die Einschränkung bei der Selbstversorgung hat praktische Folgen für Ihre Leistungsplanung. Erbringt Ihr Pflegedienst bei einem Klienten mit Pflegegrad 3 Hilfe beim Duschen, läuft das über die Pflegesachleistung nach § 36 SGB XI und nicht über den Entlastungsbetrag. Hauswirtschaftliche Hilfe oder Betreuungsleistungen sind dagegen erstattungsfähig.

• Leistungen der Tages- oder Nachtpflege
• Leistungen der Kurzzeitpflege
• Leistungen zugelassener ambulanter Pflegedienste, in den Pflegegraden 2 bis 5 jedoch nicht im Bereich der Selbstversorgung
• nach Landesrecht anerkannte Angebote zur Unterstützung im Alltag

Ansparlogik: Restbeträge bleiben bis zum 30. Juni nutzbar

Nicht abgerufene Monatsbeträge verfallen nicht sofort. Sie sammeln sich innerhalb des Kalenderjahres an, und der am Jahresende nicht verbrauchte Betrag kann in das folgende Kalenderhalbjahr übertragen werden (§ 45b SGB XI). Restbeträge aus dem Jahr 2026 bleiben damit bis zum 30. Juni 2027 einsetzbar; die Frist für Überträge aus 2025 ist am 30. Juni 2026 abgelaufen. Danach verfällt der Anspruch ersatzlos.

Für Anbieter ergibt sich daraus ein planbares Geschäft im ersten Halbjahr. Fragen Sie bei Bestandsklienten zu Jahresbeginn die Restbudgets des Vorjahres ab und bieten Sie gezielt zusätzliche Einsätze an. Bei einem Klienten, der im Vorjahr nichts abgerufen hat, stehen rechnerisch bis zu 1.572 Euro Übertrag zur Verfügung, zusätzlich zum laufenden Monatsanspruch.

Umwandlungsanspruch nach § 45a Abs. 4: bis zu 40 Prozent der Sachleistung

Klienten der Pflegegrade 2 bis 5 in häuslicher Pflege können bis zu 40 Prozent des Sachleistungshöchstbetrags nach § 36 SGB XI für nach Landesrecht anerkannte Angebote zur Unterstützung im Alltag verwenden. Auch hier gilt das Kostenerstattungsprinzip, ein gesonderter Antrag vor der Inanspruchnahme ist nicht erforderlich. Bezogen auf die seit 2025 geltenden Sachleistungsbeträge ergeben sich folgende monatliche Höchstwerte:

Der umgewandelte Betrag ist kein zusätzliches Geld, sondern verbraucht das Sachleistungsbudget. Vergütungen zugelassener Pflegedienste nach § 36 werden vorrangig abgerechnet, und die Anrechnung auf das Pflegegeld folgt der Logik der Kombinationsleistung nach § 38 SGB XI. Weisen Sie Klienten mit Pflegegeldbezug deshalb darauf hin, dass jede Umwandlung das anteilige Pflegegeld mindert. Wer das verschweigt, erlebt beim nächsten Kassenbescheid unangenehme Gespräche.

• Pflegegrad 2: bis zu 318,40 Euro (40 Prozent von 796 Euro)
• Pflegegrad 3: bis zu 598,80 Euro (40 Prozent von 1.497 Euro)
• Pflegegrad 4: bis zu 743,60 Euro (40 Prozent von 1.859 Euro)
• Pflegegrad 5: bis zu 919,60 Euro (40 Prozent von 2.299 Euro)

Direktabrechnung oder Kostenerstattung: zwei Wege zur Pflegekasse

Der gesetzliche Normalfall ist die Kostenerstattung: Der Klient bezahlt Ihre Rechnung, reicht den Beleg bei seiner Pflegekasse ein und erhält den Betrag erstattet. Dieses Verfahren verlagert Vorfinanzierung und Verwaltungsaufwand auf Pflegebedürftige und Angehörige. In der Praxis scheitern Erstattungen häufig an unvollständig eingereichten Belegen.

Die Alternative ist die Direktabrechnung über eine Abtretungserklärung. Der Klient tritt seinen Erstattungsanspruch an Sie ab, Sie rechnen unmittelbar mit der Pflegekasse ab, und der Klient erhält allenfalls eine Kopie zur Information. Holen Sie die Abtretung vor dem ersten Einsatz ein, denn Kassen können die Abrechnung von Leistungen zurückweisen, für die zum Erbringungszeitpunkt keine Abtretung vorlag. Achten Sie außerdem auf vollständige Rechnungsangaben, also Leistungszeitraum, Leistungsart, Anbieterdaten und Betrag.

Anerkennung nach Landesrecht: ohne sie zahlt keine Kasse

Angebote zur Unterstützung im Alltag nach § 45a SGB XI umfassen unter anderem Betreuungsangebote und Hilfen bei der Haushaltsführung. Die Anerkennung regeln die Bundesländer durch eigene Verordnungen (§ 45a Abs. 3 SGB XI), mit jeweils eigenen Anforderungen an Qualifikation und Qualitätssicherung. In Nordrhein-Westfalen ist das die Anerkennungs- und Förderungsverordnung (AnFöVO); zuständig für die Anerkennung sind dort die Kreise und kreisfreien Städte.

Ohne wirksame Anerkennung im jeweiligen Bundesland erstattet keine Pflegekasse Ihre Leistungen aus dem Entlastungsbetrag. Prüfen Sie deshalb vor einer Expansion über die Landesgrenze die Anerkennungsvoraussetzungen des Ziellandes, denn die Anerkennung gilt nach dem Recht des Landes, das sie erteilt hat. Viele Landesverordnungen verlangen bei nicht examinierten Kräften eine Basisqualifikation sowie die Kooperation mit einer Fachkraft. Halten Sie Ihre Anerkennungsnummer griffbereit, Kassen fragen sie regelmäßig ab.

Typische Ablehnungsgründe der Kassen

Die meisten Ablehnungen beruhen auf formalen Fehlern und sind vermeidbar. In der Praxis tauchen vor allem diese Konstellationen auf:

Gegen einen ablehnenden Bescheid kann der Klient innerhalb eines Monats schriftlich Widerspruch einlegen. Oft fehlte lediglich ein Beleg oder die Kasse hat das Landesrecht unzutreffend angewendet. Unterstützen Sie Ihre Klienten in solchen Fällen mit einer sauberen Leistungsdokumentation, das beschleunigt die Klärung erheblich.

• Der Anbieter ist nicht oder nicht mehr nach Landesrecht anerkannt, oder die Anerkennung wird der Kasse nicht nachgewiesen
• Die Rechnung lässt Leistungszeitraum oder Leistungsart nicht eindeutig erkennen
• Leistungen der Selbstversorgung wurden bei Pflegegrad 2 bis 5 über den Entlastungsbetrag abgerechnet
• Bei Direktabrechnung fehlt die Abtretungserklärung oder sie lag zum Leistungszeitpunkt noch nicht vor
• Das Budget ist bereits verbraucht oder die Übertragungsfrist zum 30. Juni ist abgelaufen
• Die Leistung wurde von einer Privatperson ohne Anerkennung erbracht, etwa aus der Nachbarschaft; das Bundessozialgericht hat die Ablehnung solcher Erstattungen mit Urteil vom 30. August 2023 bestätigt

Pflegegrad 1: kleines Budget, klare Zielgruppe

Bei Pflegegrad 1 zahlt die Pflegekasse weder Pflegegeld noch Pflegesachleistungen. Der Entlastungsbetrag ist hier das zentrale monatliche Budget für professionelle Unterstützung; daneben bestehen nur wenige weitere regelmäßige Ansprüche, etwa auf zum Verbrauch bestimmte Pflegehilfsmittel. Anders als in den Pflegegraden 2 bis 5 darf der Entlastungsbetrag bei Pflegegrad 1 auch für körperbezogene Selbstversorgung durch einen zugelassenen Pflegedienst eingesetzt werden, etwa für Hilfe beim Duschen.

Für Betreuungsdienste ist Pflegegrad 1 eine planbare Einstiegsgruppe. 131 Euro je Monat finanzieren je nach Vergütungssatz einige Stunden Betreuung oder hauswirtschaftliche Hilfe, regelmäßig über Jahre. Wer diese Klienten früh gewinnt, begleitet sie häufig auch bei steigendem Pflegegrad weiter.

So bilden wir das ab

ITbuddy.Care führt den Entlastungsbetrag als eigenes Budget je Klient, inklusive Restbetrag aus dem Vorjahr und der Frist zum 30. Juni. Bei der Planung sieht Ihr Team, ob ein Einsatz über § 45b, den Umwandlungsanspruch oder die Sachleistung läuft, und die Abrechnung prüft die Zuordnung samt hinterlegter Vergütungssätze vor dem Versand an die Pflegekasse. Abtretungserklärungen legen Sie direkt in der Klientenakte ab, damit die Direktabrechnung nicht an fehlenden Unterlagen scheitert.

Häufige Fragen