Was das Sachleistungsbudget ist
Die Pflegesachleistung nach § 36 SGB XI ist die Leistung, die ambulante Pflegedienste direkt mit der Pflegekasse abrechnen. Sie ist je Klient und Monat gedeckelt: Die Kasse übernimmt Kosten nur bis zu einem festen Höchstbetrag, und dieser Betrag hängt vom Pflegegrad ab.
Die monatlichen Höchstbeträge, Stand 2025:
- Pflegegrad 2: 796 Euro
- Pflegegrad 3: 1.497 Euro
- Pflegegrad 4: 1.859 Euro
- Pflegegrad 5: 2.299 Euro
- Pflegegrad 1: kein Sachleistungsanspruch
Pflegegrad 1 und die Anpassung der Beträge
Pflegegrad 1 fällt aus der Reihe. Hier besteht kein Anspruch auf Pflegesachleistung, wohl aber auf den Entlastungsbetrag nach § 45b SGB XI. Wer einen Klienten mit Pflegegrad 1 über § 36 einplant, plant an der Rechtslage vorbei.
Die Beträge werden vom Gesetzgeber gelegentlich angepasst, zuletzt zum 1. Januar 2025. Prüfen Sie vor jeder Kalkulation, welcher Stand gerade gilt, und verlassen Sie sich nicht auf Zahlen aus älteren Vorlagen.
Budgeterschöpfung: was bei Überschreitung passiert
Ein Beispiel: Eine Klientin mit Pflegegrad 3 wird täglich versorgt. Im Monat mit 31 Tagen summieren sich die vereinbarten Leistungen auf 1.650 Euro. Das Budget liegt bei 1.497 Euro. Die Kasse zahlt höchstens diesen Betrag. Die restlichen 153 Euro sind Eigenanteil der Klientin.
Reichen Sie trotzdem den vollen Betrag bei der Kasse ein, kürzt die Kasse die Rechnung auf den Höchstbetrag. Über die Kürzung entscheidet die Kasse, nicht der Dienst. Der gekürzte Betrag fehlt dann im Zahlungseingang, und die Differenz ist zu diesem Zeitpunkt noch niemandem berechnet worden.
Drei Fehler, die immer wieder passieren
Der erste Fehler: Der volle Monatsbetrag geht an die Kasse, als gäbe es keine Deckelung. Die Kürzung kommt zuverlässig, nur eben Wochen später.
Der zweite Fehler folgt aus dem ersten. Der Eigenanteil taucht nirgends auf. Der Klient bekommt nie eine Rechnung über den Teil, den die Kasse nicht übernimmt. Das Geld fehlt dem Dienst dauerhaft, und irgendwann fragt ein Angehöriger, warum plötzlich doch eine Nachberechnung kommt.
Der dritte Fehler ist der leiseste: Die Kürzung fällt erst bei der Absetzung auf. Die Buchhaltung sucht die Differenz zwischen Rechnung und Zahlungseingang, der betroffene Monat liegt lange zurück, und die Nachberechnung an den Klienten wird zum unangenehmen Gespräch.
So geht es richtig: chronologisch schneiden
Der belastbare Weg: Die Leistungen des Monats werden chronologisch durchlaufen und der Kasse zugeordnet, bis das Budget erreicht ist. Ab der Leistung, mit der die Grenze überschritten wird, beginnt der Eigenanteil.
So bleibt je Einsatz nachvollziehbar, ob er noch auf Kassenkosten lief oder bereits vom Klienten getragen wird. Diese Nachvollziehbarkeit brauchen Sie an zwei Stellen: gegenüber der Kasse, die den Nachweis je Leistung sehen will, und gegenüber dem Klienten, der verstehen soll, wofür er selbst zahlt.
Am besten beginnt die Transparenz vor der Versorgung. Wer absehbar über dem Budget liegt, sollte das aus dem Kostenvoranschlag wissen und nicht von der ersten Rechnung erfahren. Das erspart beiden Seiten die Überraschung.
Der Eigenanteil gehört auf eine eigene Rechnung
Der Eigenanteil wird dem Klienten als eigene Rechnung gestellt, mit denselben Positionen und Daten wie im Leistungsnachweis. Ein pauschaler Sammelposten ohne Bezug zu konkreten Einsätzen erzeugt Rückfragen und im Zweifel Zahlungsverzug.
Eine klare Eigenanteil-Rechnung hat noch einen zweiten Effekt: Angehörige können sie mit dem Kostenvoranschlag abgleichen. Wo beides zusammenpasst, gibt es wenig zu diskutieren. Wo der Eigenanteil zum ersten Mal überhaupt auftaucht, beginnt das Misstrauen.
So bilden wir das ab
ITbuddy.Care deckelt die Kassenleistung im Monatslauf automatisch am § 36-Budget des Pflegegrads, chronologisch je Klient und Monat. Der überschreitende Teil wird als Entwurf einer Eigenanteil-Rechnung an den Klienten vorbereitet, mit den konkreten Leistungen und Daten. Fehlt der Pflegegrad in der Akte, weist der Monatslauf darauf hin, statt mit einem falschen Budget zu rechnen.
Häufige Fragen
Wie hoch ist das Sachleistungsbudget je Pflegegrad?
Stand 2025: 796 Euro bei Pflegegrad 2, 1.497 Euro bei Pflegegrad 3, 1.859 Euro bei Pflegegrad 4 und 2.299 Euro bei Pflegegrad 5, jeweils je Monat. Pflegegrad 1 hat keinen Sachleistungsanspruch.
Was passiert, wenn die Leistungen das Budget übersteigen?
Die Kasse zahlt höchstens den Budgetbetrag und kürzt darüber hinausgehende Rechnungen. Der übersteigende Teil ist Eigenanteil des Klienten und wird ihm als eigene Rechnung gestellt.
Hat Pflegegrad 1 einen Anspruch auf Pflegesachleistung?
Nein. Bei Pflegegrad 1 besteht kein Sachleistungsanspruch nach § 36 SGB XI. Es gibt aber den Entlastungsbetrag nach § 45b SGB XI, der für bestimmte Angebote eingesetzt werden kann.
Was ist die Kombinationsleistung?
Wird das Sachleistungsbudget nur teilweise genutzt, kann daneben anteilig Pflegegeld gezahlt werden (Kombinationsleistung nach § 38 SGB XI). Die Berechnung des Anteils übernimmt die Pflegekasse.
Warum gehört der Eigenanteil auf eine eigene Rechnung?
Weil der Klient nachvollziehen soll, welche Einsätze er selbst trägt. Eine eigene Rechnung mit konkreten Leistungen und Daten reduziert Rückfragen und beugt Zahlungsausfällen vor.
Deckelung im Monatslauf, Eigenanteil als vorbereitete Rechnung, Selbstzahler und Kostenträger getrennt: Sehen Sie sich die Abrechnung von ITbuddy.Care an.
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