Beratungseinsatz nach § 37 Abs. 3 SGB XI: Durchführung, Vergütung und Nachweis aus Anbietersicht

Rechtsgrundlage und Zweck des Beratungseinsatzes

Der Beratungseinsatz nach § 37 Abs. 3 SGB XI ist ein verpflichtender Beratungsbesuch bei Pflegebedürftigen, die Pflegegeld beziehen und ihre Versorgung zu Hause ohne ambulanten Pflegedienst organisieren. Er dient laut Gesetz der Sicherung der Qualität der häuslichen Pflege sowie der regelmäßigen Hilfestellung und praktischen pflegefachlichen Unterstützung der häuslich Pflegenden. Für Pflegedienste ist er ein eigenständig vergütetes Leistungssegment und oft der erste Kontakt zu Familien, die später weitere Leistungen benötigen.

Zum 1. Januar 2026 hat das Gesetz zur Befugniserweiterung und Entbürokratisierung in der Pflege (BEEP) die Vorschrift verändert. Die Pflichtfrequenz wurde für alle Pflegegrade vereinheitlicht, die Einzelheiten dazu finden Sie weiter unten. Wer Beratungseinsätze anbietet, sollte Wiedervorlagen und interne Abläufe an den neuen Rechtsstand angepasst haben.

Wer Beratungseinsätze durchführen darf

Der Kreis der zugelassenen Leistungserbringer ist gesetzlich festgelegt. Neben Ihnen als zugelassenem ambulanten Pflegedienst kommen weitere Stellen in Frage, die je nach Region um dieselben Klienten werben.

Ausdrücklich ausgeschlossen sind Betreuungsdienste im Sinne des § 71 Abs. 1a SGB XI: Sie dürfen Beratungsbesuche nach § 37 Abs. 3 laut § 37 Abs. 9 SGB XI nicht durchführen. Wer ausschließlich als Betreuungsdienst zugelassen ist, kann dieses Segment also nicht bedienen und sollte das bei der strategischen Planung seines Leistungsangebots berücksichtigen.

Für die eingesetzte Person gelten die Empfehlungen des GKV-Spitzenverbandes nach § 37 Abs. 5 SGB XI, zuletzt geändert im Juli 2024. Sie sehen regelmäßig den Einsatz einer Pflegefachkraft vor, die Kenntnisse zum Krankheits- und Pflegebedarf der jeweiligen Person mitbringt und über Beratungskompetenz verfügt. Planen Sie die Einsätze deshalb gezielt mit entsprechend qualifizierten Fachkräften und halten Sie deren Qualifikation nachweisbar fest.

• zugelassene ambulante Pflegedienste
• von den Landesverbänden der Pflegekassen anerkannte Beratungsstellen mit nachgewiesener pflegefachlicher Kompetenz
• von der Pflegekasse beauftragte Pflegefachpersonen
• Pflegeberaterinnen und Pflegeberater nach § 7a SGB XI sowie Beratungspersonen kommunaler Gebietskörperschaften mit pflegefachlicher Kompetenz

Pflichtfrequenz seit 2026: halbjährlich für die Pflegegrade 2 bis 5

Seit dem 1. Januar 2026 müssen Pflegebedürftige der Pflegegrade 2 bis 5, die Pflegegeld beziehen, halbjährlich einmal eine Beratung in der eigenen Häuslichkeit abrufen. Bis Ende 2025 galt für die Pflegegrade 4 und 5 noch eine vierteljährliche Pflicht, diese ist mit dem BEEP entfallen. Maßgeblich ist in der Praxis das Kalenderhalbjahr, also die Zeiträume vom 1. Januar bis 30. Juni und vom 1. Juli bis 31. Dezember.

Für Anbieter bedeutet die Vereinheitlichung weniger Pflichttermine bei den hohen Pflegegraden und damit weniger planbare Einsätze je Klient. Die freiwilligen vierteljährlichen Besuche bei Pflegegrad 4 und 5 bleiben für die Pflegebedürftigen kostenfrei und werden weiterhin von der Pflegekasse getragen. Bei fachlichem Bedarf lohnt es sich, diese Option aktiv anzusprechen.

• Pflegegrad 1: freiwilliger Anspruch auf einen Beratungsbesuch je Halbjahr
• Pflegegrade 2 und 3: Pflicht, ein Besuch je Kalenderhalbjahr
• Pflegegrade 4 und 5: Pflicht, ein Besuch je Kalenderhalbjahr; auf Wunsch insgesamt bis zu ein Besuch je Vierteljahr
• Bezieher von Pflegesachleistungen: freiwillig ein Besuch je Halbjahr

Videoberatung als Übergangsregelung bis März 2027

Im Zeitraum vom 1. Juli 2022 bis einschließlich 31. März 2027 darf auf Wunsch der pflegebedürftigen Person jede zweite Beratung per Videokonferenz stattfinden. Die erstmalige Beratung muss in der eigenen Häuslichkeit erfolgen. Für die Videokonferenz gelten die technischen Anforderungen an Videosprechstunden nach § 365 Abs. 1 SGB V, ein beliebiger Videoanruf genügt dafür nicht.

Organisatorisch heißt das: Sie müssen je Klient nachhalten, ob der Erstkontakt bereits persönlich stattgefunden hat und ob der letzte Einsatz vor Ort oder per Video erfolgte. Nach aktuellem Stand läuft die Regelung Ende März 2027 aus. Termine ab dem zweiten Quartal 2027 planen Sie deshalb vorerst wieder als Hausbesuche ein.

Vergütung: wer zahlt und in welcher Höhe

Die Vergütung der Beratung trägt die zuständige Pflegekasse, bei privat Pflegeversicherten das private Versicherungsunternehmen, einschließlich der damit verbundenen betriebsnotwendigen Investitionsaufwendungen. Die pflegebedürftige Person zahlt nichts dazu und tritt auch nicht in Vorleistung. Das gilt ebenso für die freiwilligen zusätzlichen Besuche bei Pflegegrad 4 und 5.

Eine bundeseinheitliche Höhe gibt es nicht. Für zugelassene Pflegedienste ergibt sich der Betrag aus den auf Landesebene vereinbarten Vergütungssätzen nach § 89 SGB XI, für anerkannte Beratungsstellen legen die Landesverbände der Pflegekassen die Sätze auf dieser Grundlage fest. Ein Beispiel: In Niedersachsen wurde die Vergütung für das Jahr 2026 einheitlich für alle Pflegegrade auf 72,91 Euro je Einsatz festgelegt. Prüfen Sie die aktuell gültigen Sätze Ihres Bundeslandes und kalkulieren Sie Fahrzeit und Dokumentationsaufwand mit ein.

Inhalt und Ablauf des Beratungsbesuchs

Inhaltlich geht es um die Sicherung der Qualität der häuslichen Pflege und um praktische pflegefachliche Unterstützung der Pflegepersonen. Die Fachkraft verschafft sich ein Bild von der Pflegesituation, gibt konkrete Hinweise zur Pflege und informiert über entlastende Leistungen und Hilfsmittel. Struktur und Qualitätsanforderungen ergeben sich aus den Empfehlungen des GKV-Spitzenverbandes nach § 37 Abs. 5 SGB XI.

Nach dem Besuch sind die gewonnenen Erkenntnisse über Verbesserungsmöglichkeiten der Pflegesituation der pflegebedürftigen Person mitzuteilen. An die Pflegekasse dürfen diese Erkenntnisse nur mit Einwilligung der pflegebedürftigen Person weitergegeben werden. Halten Sie die Einwilligung deshalb schriftlich fest und dokumentieren Sie Beratungsinhalte und Empfehlungen nachvollziehbar.

Nachweis an die Pflegekasse und Folgen bei Versäumnis

Der durchführende Dienst bestätigt die Durchführung des Beratungseinsatzes gegenüber der Pflegekasse beziehungsweise dem privaten Versicherungsunternehmen. Dafür stellen der GKV-Spitzenverband und die privaten Versicherungsunternehmen ein einheitliches Nachweisformular bereit. Die Übermittlung erfolgt nach § 37 Abs. 4 SGB XI im Wege elektronischer Datenübertragung oder maschinell verwertbar auf Datenträgern.

Ruft die pflegebedürftige Person den Pflichtbesuch nicht ab, muss die Pflegekasse das Pflegegeld angemessen kürzen und es im Wiederholungsfall entziehen. Das finanzielle Risiko trägt also der Klient, der Vertrauensschaden landet aber schnell beim Dienst, wenn ein vereinbarter Termin platzte oder der Nachweis liegen blieb. In der Praxis erinnern viele Kassen zunächst und setzen eine Nachfrist, ein Rechtsanspruch darauf besteht nicht. Übermitteln Sie Nachweise deshalb unmittelbar nach dem Einsatz und noch im laufenden Kalenderhalbjahr.

Fallstrick: Nachweis nur für tatsächlich durchgeführte Besuche

Das Nachweisformular bestätigt die Durchführung eines konkreten Einsatzes. Es darf ausschließlich für Besuche ausgestellt werden, die tatsächlich und vollständig stattgefunden haben. Ein Nachweis für einen ausgefallenen oder abgebrochenen Termin ist eine falsche Bestätigung gegenüber der Pflegekasse und kann als Abrechnungsbetrug gewertet werden.

Kritisch sind vor allem Automatismen: Wenn Terminplanung, Nachweis und Abrechnung im selben Arbeitsschritt entstehen, wandern abgesagte Besuche schnell ungeprüft in den Versand. Koppeln Sie die Nachweiserstellung deshalb an die dokumentierte Durchführung, etwa an ein abgezeichnetes Einsatzprotokoll mit Zeitpunkt und eingesetzter Fachkraft. Stornierte Termine brauchen einen eigenen Status, der Nachweis und Abrechnung zuverlässig blockiert.

So bilden wir das ab: Wiedervorlage und Nachweis im System

Wiederkehrende Einsätze je Kalenderhalbjahr sind ein klassischer Fall für eine saubere Wiedervorlage. In ITbuddy.Care planen Sie Beratungseinsätze wie jeden anderen Einsatz in der Tour und behalten offene Pflichtbesuche des laufenden Halbjahres je Klient im Blick.

Die Dokumentation entsteht direkt am Einsatz, der Nachweis lässt sich erst nach dokumentierter Durchführung erzeugen. Abgesagte Termine behalten ihren Status und erscheinen in der Wiedervorlage, bis ein Ersatztermin steht. So bleibt die Nachweislage konsistent mit dem, was tatsächlich gefahren wurde.

Häufige Fragen