Abrechnung selbst machen oder auslagern: Entscheidungshilfe für ambulante Pflegedienste

Drei Rechnungsarten und die davon getrennte Vorfinanzierung

Die Frage wird meist als Entweder-oder gestellt. Tatsächlich stehen mehrere Modelle nebeneinander, die sich in zwei Punkten unterscheiden: ob eine Inkassovollmacht erteilt ist und auf wessen Institutionskennzeichen das Geld fließt. Genau so bildet der Datenträgeraustausch das ab. Der Schlüssel Rechnungsart hat drei belegte Werte, sowohl im Schlüsselverzeichnis zu den Richtlinien nach § 302 SGB V (Anlage 3, Abschnitt 8.1.4) als auch in der Technischen Anlage 3 zur Regelung nach § 105 Abs. 2 SGB XI (Abschnitt 2.1). Je Abrechnungsdatei ist nur eine Rechnungsart zulässig. Die Übersicht unten ordnet die drei Werte, die Finanzierungsfrage und die Begriffe, mit denen Anbieter arbeiten.

Wichtig für die Praxis: Die Technischen Anlagen unterscheiden nach Inkassovollmacht und Zahlungsempfänger, nicht nach der zivilrechtlichen Konstruktion. Ob eine Forderung nur eingezogen oder abgetreten beziehungsweise verkauft wird, macht im Datensatz keinen Unterschied; alle diese Varianten laufen unter Rechnungsart 3. Wollen Sie wissen, wem die Forderung gehört, sehen Sie in den Vertrag und nicht in den Datensatz. Die künftige, TI-gestützte Technische Anlage 5 nach § 105 Abs. 2 SGB XI, anzuwenden ab 1. Februar 2027, kennt den Schlüssel Rechnungsart nicht mehr und bildet dieselbe Konstellation über die Felder Leistungserbringer-IK, Rechnungssteller-IK und Zahlungsempfänger-IK ab.

Die Vorfinanzierung ist eine eigene Entscheidung und an keines der drei Modelle gebunden. Entscheidend ist dort, wer das Ausfallrisiko trägt. Die BaFin weist in ihrem Merkblatt zum Tatbestand des Factoring darauf hin, dass mitunter auch eine bloße Inkasso- oder Abrechnungstätigkeit als Factoring beworben wird. Umgekehrt setzt Factoring keinen Abrechnungsdienstleister voraus, und ein Vertrag mit einem Abrechnungszentrum bedeutet nicht automatisch, dass Forderungen verkauft werden.

• Rechnungsart 1: Abrechnung durch den Leistungserbringer selbst, Zahlung an das Institutionskennzeichen des Leistungserbringers.
• Rechnungsart 2: Abrechnung über eine Abrechnungsstelle ohne Inkassovollmacht. Rechnungssteller bleibt der Pflegedienst, die Zahlung geht weiterhin an sein Institutionskennzeichen, und die Abrechnungsstelle fasst die Rechnungen lediglich in einer Datei zusammen. Eine Sammelrechnung unter dem Institutionskennzeichen der Abrechnungsstelle ist hier ausdrücklich unzulässig.
• Rechnungsart 3: Abrechnung über eine Abrechnungsstelle mit Inkassovollmacht. Die Abrechnungsstelle erstellt pro Kostenträger eine Sammelrechnung, im Kopfsegment der Sammelrechnungs-Nachricht steht ihr Institutionskennzeichen, und die Zahlung geht an dieses Institutionskennzeichen. Nur in diesem Modell läuft das Geld über ein fremdes Konto.
• Vorfinanzierung oder Forderungsverkauf: eine davon getrennte Finanzierungsentscheidung, die auch neben der Selbstabrechnung möglich ist.
• Echtes Factoring nach dem BaFin-Merkblatt zum Tatbestand des Factoring (Stand Dezember 2024): Ankauf mit Übernahme des Delkredererisikos, bei dem der Verkäufer nur für den rechtlichen Bestand der Forderung haftet, nicht für die Bonität des Schuldners.
• Unechtes Factoring: Der Factor trägt das Delkredererisiko nicht und behält sich die Rückbelastung des gezahlten Kaufpreises vor. Solche Verträge sind nach der dort zitierten höchstrichterlichen Rechtsprechung zivilrechtlich als Darlehen zu werten; aufsichtsrechtlich bleibt auch das unechte Factoring Factoring nach § 1 Abs. 1a Satz 2 Nr. 9 KWG.
• opta data als Beispiel, wie wenig der Begriff allein aussagt: Der Anbieter bezeichnet die Vorfinanzierung für Pflegebetriebe auf der eigenen Website als unechtes Factoring und nennt eine Rückbelastung der offenen Rechnungsbeträge nach Ablauf der gewählten Vorfinanzierungsfrist von 60 Tagen (Anbieterangabe, abgerufen am 18. September 2026).

Was § 302 SGB V erlaubt und wo die Pflichten wirklich stehen

Die Erlaubnis steht im Gesetz selbst. § 302 Abs. 2 Satz 2 SGB V lautet: Die Leistungserbringer nach Absatz 1 können zur Erfüllung ihrer Verpflichtungen Rechenzentren in Anspruch nehmen. Satz 3 begrenzt die Verarbeitung durch das Rechenzentrum auf die im Sozialgesetzbuch bestimmten Zwecke und setzt eine Beauftragung durch eine berechtigte Stelle voraus; anonymisierte Daten dürfen auch für andere Zwecke verarbeitet werden. Für ambulante Pflegedienste gilt § 302 SGB V unmittelbar, soweit sie häusliche Krankenpflege nach § 37, spezialisierte ambulante Palliativversorgung nach § 37b oder außerklinische Intensivpflege nach § 37c SGB V abrechnen; § 302 Abs. 1 Satz 2 SGB V nennt diese Leistungen ausdrücklich.

Für Leistungen nach dem SGB XI ordnet § 105 Abs. 2 letzter Satz SGB XI an, dass § 302 Absatz 2 Satz 2 und 3 des Fünften Buches entsprechend gilt; angefügt durch Artikel 1 Nummer 38 des Pflege-Neuausrichtungs-Gesetzes vom 23. Oktober 2012 mit Wirkung zum 30. Oktober 2012. Die Pflichten stehen anderswo: § 132a SGB V regelt zu Abrechnungsstellen oder Rechenzentren nichts und verweist in Abs. 1 Satz 5 nur auf § 302 Abs. 2 Satz 1 und Abs. 3 SGB V, also auf die Richtlinienkompetenz, nicht auf die Rechenzentrumsregelung. Ist eine Inkassovollmacht erteilt, erfolgt die Zahlung der Krankenkasse an das Abrechnungszentrum nach § 8 Abs. 9 Satz 3 der Rahmenempfehlungen mit schuldbefreiender Wirkung.

Maßgeblich sind die Rahmenempfehlungen nach § 132a Abs. 1 SGB V, die Landesverträge nach § 132a Abs. 4 SGB V und, für die Pflegeversicherung, die Landesrahmenverträge nach § 75 Abs. 1 SGB XI. Eine Genehmigung oder Zustimmung der Kasse verlangt keine dieser Quellen, es handelt sich um eine Informationspflicht. Ob Forderungen abgetreten oder verkauft werden dürfen, hängt vom Bundesland ab. Weil die Regelungen auf Landesebene liegen, lohnt der Blick in den für Ihren Betrieb geltenden Vertrag statt in eine allgemeine Übersicht. Im Modell mit Inkassovollmacht verändert sich die Zuordnung von Zahlungen und Absetzungen in der Buchhaltung, weil eine Abrechnungsstelle ein eigenes Institutionskennzeichen führt. Prüfen Sie im Einzelnen:

• Anzeige: § 8 Abs. 9 Satz 1 der Rahmenempfehlungen nach § 132a Abs. 1 SGB V (Fassung vom 18.12.2023, in Kraft seit 1.2.2024) verlangt, die zuständige Krankenkasse unverzüglich schriftlich zu informieren, wenn die Abrechnung einer Abrechnungsstelle übertragen wird.
• Vorlauffrist in einzelnen Ländern: Der NRW-Vertrag nach §§ 132, 132a Abs. 4 SGB V verlangt die Anzeige der Abtretung vier Wochen vorher, der Hamburger Rahmenvertrag nach § 132a Abs. 4 SGB V (Fassung 04/2024) eine schriftliche Information vier Wochen vor Inkrafttreten der Abtretung.
• Datenschutzvereinbarung: Wird die Rechnungslegung an eine Abrechnungsstelle übertragen, ist nach § 8 Abs. 9 Satz 7 der Rahmenempfehlungen die mit ihr getroffene Vereinbarung über Datenschutz und Datensicherung der zuständigen Krankenkasse auf Anforderung vorzulegen. Für sonstige Auftragsverarbeiter wie Software- oder Hostinganbieter gilt diese Vorlagepflicht nicht.
• Vorlage bei der Pflegekasse: Für denselben Fall, also die Übertragung der Rechnungslegung, sehen die Landesrahmenverträge der Pflegeversicherung in Baden-Württemberg (§ 14 Abs. 3) und Sachsen (§ 16 Abs. 4) eine Vorlage gegenüber der Pflegekasse vor; für sonstige Auftragsverarbeiter gilt auch diese Vorlagepflicht nicht.
• Eigene Unterlagen: § 8 Abs. 8 Satz 1 der Rahmenempfehlungen verpflichtet Pflegedienste, die einen Dienstleister beauftragen, die notwendigen Unterlagen und Abrechnungsinformationen bereitzustellen, beispielhaft genannt werden Verträge, Leistungsnachweise, Verordnungsangaben und Genehmigungsschreiben.
• Abtretung in Sachsen: Der Rahmenvertrag für die ambulante Pflege bestimmt in § 16 Abs. 5, dass Forderungen gegenüber den Pflegekassen ohne deren Zustimmung nicht an Dritte abgetreten beziehungsweise verkauft werden können.
• Abtretung in Baden-Württemberg: Der Rahmenvertrag (Fassung vom 12.12.2025, in Kraft seit 1.1.2026) enthält kein solches Verbot, knüpft die Abtretung an eine Abrechnungsstelle aber in § 14 Abs. 2 an Melde- und Nachweispflichten. Ein fehlendes Vertragsverbot bedeutet nicht, dass eine Abtretung ohne Weiteres zulässig wäre; Grenzen ziehen Datenschutz und Schweigepflicht.
• Institutionskennzeichen: Im Gemeinsamen Rundschreiben Institutionskennzeichen (Stand 1. Februar 2026) laufen Abrechnungsstellen, Rechenzentren und Rechnungsprüfstellen unter der Klassifikation 66, Kranken- und Altenpfleger, Haushaltshilfen und Hauspfleger unter der Klassifikation 46. Die Klassifikation bildet die Stellen 1 und 2 des neunstelligen Kennzeichens.

Schweigepflicht nach § 203 StGB, Datenschutz und Einwilligung

Pflegefachpersonen unterliegen der Schweigepflicht des § 203 Abs. 1 Nr. 1 StGB, weil sie einem Heilberuf angehören, der für das Führen der Berufsbezeichnung eine staatlich geregelte Ausbildung erfordert; die Erlaubnis nach § 1 PflBG setzt nach § 2 Nr. 1 PflBG die vorgeschriebene Ausbildung und die bestandene staatliche Abschlussprüfung voraus. Bei Betreuungsdiensten nach § 71 Abs. 1a SGB XI ist nicht jede eingesetzte Kraft Berufsgeheimnisträgerin nach dieser Vorschrift, weil Betreuungs- und Hauswirtschaftskräfte in der Regel keinen solchen Heilberuf ausüben; § 71 Abs. 3 Satz 3 SGB XI erlaubt statt einer verantwortlichen Pflegefachperson ausdrücklich eine andere entsprechend qualifizierte verantwortliche Fachkraft.

Straflos sind diese Kräfte deshalb nicht: Wirken sie an der Tätigkeit einer schweigepflichtigen Person mit, sind sie nach § 203 Abs. 4 Satz 1 StGB selbst strafbewehrt zur Verschwiegenheit verpflichtet. Unabhängig davon gelten das Sozialgeheimnis nach § 35 SGB I und §§ 67 ff. SGB X, die DSGVO und die arbeitsvertragliche Verschwiegenheitspflicht für alle Mitarbeitenden. Eine Abrechnungsstelle für Pflegeleistungen ist im gesamten Katalog des § 203 Abs. 1 StGB nicht enthalten; sie ist mitwirkende Person im Sinne des § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB, eingefügt durch das Gesetz zur Neuregelung des Schutzes von Geheimnissen bei der Mitwirkung Dritter an der Berufsausübung schweigepflichtiger Personen, in Kraft seit dem 9. November 2017.

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ersetzt diese Befugnis nicht. Die Datenschutzkonferenz hält in ihrem Kurzpapier Nr. 13 (Stand 17.12.2018, von der DSK inzwischen als in Überarbeitung geführt) fest, dass die Datenverarbeitung im Auftrag keine Erlaubnis darstellt, Daten zu offenbaren, die aufgrund gesetzlicher Geheimhaltungspflichten oder von Berufsgeheimnissen vertraulich zu behandeln sind; Berufsgeheimnisträger dürfen externen Dienstleistern Geheimnisse nur unter den Voraussetzungen des § 203 Abs. 3 und 4 StGB offenbaren. Zwei dieser Grenzen sind praktisch entscheidend, die übrigen Punkte ergänzen sie:

• Erste Grenze, Erforderlichkeit: § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB erlaubt die Offenbarung gegenüber sonstigen mitwirkenden Personen nur, soweit sie für die Inanspruchnahme ihrer Tätigkeit erforderlich ist. Ein Abrechnungsdienstleister benötigt Leistungsnachweise und Abrechnungsdaten, keinen technisch unbeschränkten Zugriff auf die vollständige Pflegedokumentation.
• Zweite Grenze, Verpflichtung: Nach § 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB macht sich der Schweigepflichtige selbst strafbar, wenn er nicht dafür Sorge getragen hat, dass die mitwirkende Person zur Geheimhaltung verpflichtet wurde, und diese dann unbefugt ein Geheimnis offenbart.
• Katalog: § 203 Abs. 1 Nr. 7 StGB erfasst Angehörige eines Unternehmens der privaten Kranken-, Unfall- oder Lebensversicherung sowie privatärztliche, steuerberaterliche und anwaltliche Verrechnungsstellen. Eine Abrechnungsstelle für Pflegeleistungen ist dort nicht aufgeführt.
• Zuordnung: Die Befugnis selbst steht in § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB, während § 203 Abs. 4 StGB die strafbewehrte Verschwiegenheitspflicht des Dienstleisters und die Verpflichtungspflicht des Geheimnisträgers regelt.
• Eigene Gehilfen: Für die eigenen berufsmäßig tätigen Gehilfen gilt bereits § 203 Abs. 3 Satz 1 StGB, wonach schon kein Offenbaren vorliegt.
• Gesundheitsdaten: Die Verarbeitungsbefugnis nach Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO steht nach Art. 9 Abs. 3 DSGVO unter dem Vorbehalt, dass die Daten von Fachpersonal oder unter dessen Verantwortung verarbeitet werden und dieses Fachpersonal dem Berufsgeheimnis unterliegt, oder dass eine andere Person verarbeitet, die einer Geheimhaltungspflicht unterliegt.
• Landesrecht: Einzelne Landesverträge gehen weiter. Die NRW-Verträge nach §§ 132, 132a Abs. 4 SGB V verlangen in § 20 Abs. 2, von allen Versicherten schriftliche Einwilligungserklärungen für die Datenweitergabe an die Abrechnungsstelle einzuholen und sie der Krankenkasse sowie der Abrechnungsstelle auf Verlangen vorzulegen.

Wer haftet und wer geprüft wird, wenn die Abrechnung schiefgeht

Im Außenverhältnis ändert die Auslagerung nichts: Nach § 8 Abs. 9 Satz 2 der Rahmenempfehlungen nach § 132a Abs. 1 SGB V verantwortet der Leistungserbringer die Einhaltung der gesetzlichen und vertraglichen Regelungen durch das Abrechnungszentrum. Für die vorläufige Kostenzusage nach § 6 Abs. 5 der Häusliche-Krankenpflege-Richtlinie stellt § 8 Abs. 7 der Rahmenempfehlungen zusätzlich klar, dass die Krankenkasse zu Unrecht vergütete Leistungen auch bei zwischengeschaltetem Abrechnungszentrum zurückfordern kann; die Rückforderung im Übrigen richtet sich nach dem öffentlich-rechtlichen Erstattungsanspruch und dem jeweiligen Landesvertrag.

Ein zusätzliches Risiko entsteht allein im Modell mit Inkassovollmacht, weil dort das Geld über ein fremdes Konto läuft. Die Pflicht, vereinnahmte und zur Weiterleitung an Dritte bestimmte Gelder unverzüglich auf ein offenes Treuhandkonto zugunsten des Dritten einzuzahlen, steht in § 300 Abs. 2 Satz 1 Halbsatz 2 SGB V und trifft nach der amtlichen Begründung die Rechenzentren, die von Apotheken und weiteren Anbietern von Leistungen nach § 31 SGB V beauftragt sind; geschützt werden sollen genau diese Leistungserbringer vor der Insolvenz eines Rechenzentrums.

§ 302 Abs. 2 Satz 6 SGB V verweist ausdrücklich nur auf § 300 Absatz 2 Satz 5 bis 7; für die Rechenzentren der sonstigen Leistungserbringer und damit für die Pflege besteht nach dem Wortlaut keine solche gesetzliche Treuhandpflicht. Der Bundesgerichtshof hat im Urteil vom 6. Februar 2025 (IX ZR 182/23) offengelassen, ob die Neuregelung analog anzuwenden ist; ein entsprechender Schutz lässt sich daher nur vertraglich absichern. Unabhängig vom Modell bleiben Haftung und Nachweis beim Pflegedienst, und die dabei verlangten Unterlagen liegen bei einem Abrechnungsdienstleister typischerweise gar nicht vor. Es gelten die folgenden Regelungen; die genannten Landesverträge binden jeweils nur im betreffenden Land.

• Die Landesrahmenverträge der Pflegeversicherung legen dem Pflegedienst die Schadensersatzpflicht für entgegen geltendem Recht oder den vertraglichen Grundlagen erbrachte sowie für tatsächlich nicht erbrachte und dennoch abgerechnete Leistungen auf, so etwa § 14 Abs. 4 in Baden-Württemberg und § 16 Abs. 6 in Sachsen, wo die Sechsmonatsfrist für Beanstandungen dafür ausdrücklich nicht gilt.
• § 20 Abs. 5 der NRW-Verträge nach §§ 132, 132a Abs. 4 SGB V: Leistungserbringer und Abrechnungsstelle haften gesamtschuldnerisch, wenn die Abrechnungsstelle die Krankenkassen anlässlich der Abrechnung schädigt.
• In den NRW-Verträgen wirken Zahlungen an die Abrechnungsstelle schuldbefreiend, wenn diese Originalabrechnungsunterlagen einreicht und der Kasse bei deren Eingang kein schriftlicher Widerruf des Leistungserbringers vorliegt; das gilt auch, wenn die Rechtsbeziehung zwischen Abrechnungsstelle und Leistungserbringer mit einem Rechtsmangel behaftet ist.
• § 79 Abs. 2 SGB XI: Die Träger der Pflegeeinrichtungen legen dem Sachverständigen der Landesverbände der Pflegekassen auf Verlangen die für seine Aufgaben notwendigen Unterlagen vor und erteilen Auskünfte; seit 2023 erfasst § 79 SGB XI ausdrücklich auch Abrechnungsprüfungen.
• § 114 Abs. 2 SGB XI: Die Regelprüfung umfasst auch die Abrechnung der erbrachten Leistungen.
• Ziffer 10 der Qualitätsprüfungs-Richtlinien ambulante Pflege (Teil 1a, Medizinischer Dienst Bund, in Kraft seit 1. Juli 2026): Eingesehen werden unter anderem Pflegeverträge, Pflegedokumentationen, Durchführungs- und Leistungsnachweise, Rechnungen, Handzeichenlisten mit lebenslanger Beschäftigtennummer, Qualifikationsnachweise, Dienstpläne sowie Einsatz- oder Tourenpläne.
• Der Prüfbogen fragt ausdrücklich ab, ob nachvollziehbar ist, dass die in Rechnung gestellten Leistungen erbracht wurden; ein vorgesehener Beanstandungsgrund lautet, dass Handzeichenliste, Durchführungsnachweis, Leistungsnachweis, Einsatzplan und Dienstplan nicht übereinstimmen.

Kosten, Liquidität und der Preis der Vorfinanzierung

Preise sind in diesem Markt nur teilweise öffentlich, und die veröffentlichten Zahlen sind nicht direkt vergleichbar, weil die Bemessungsgrundlagen auseinandergehen. Ein Prozentsatz auf das Volumen oberhalb eines Inklusivbetrags ist etwas anderes als ein Prozentsatz auf jeden Bruttobelegwert. Die folgenden Angaben und die Übersicht am Ende des Abschnitts stammen von den Anbietern selbst und bilden den Recherchestand vom 18. September 2026 ab. Eine Nachrechnung mit den eigenen Zahlen ist vor jeder Entscheidung sinnvoll.

Eine Modellrechnung mit offengelegten Annahmen, keine Branchenkennzahl: Bei 100.000 Euro Abrechnungsvolumen im Monat kostet der genannte Premium-Tarif 179,99 Euro Grundgebühr, dazu 0,6 Prozent auf die 30.000 Euro zwischen dem Inklusivvolumen von 30.000 Euro und der 60.000-Euro-Schwelle (180,00 Euro) sowie 0,2 Prozent auf die 40.000 Euro darüber (80,00 Euro), zusammen 439,99 Euro netto und damit rund 0,44 Prozent des Volumens; hinzu kommt das verpflichtende Servicepaket ab 3,99 Euro netto. Ein Modell mit pauschal 1,0 Prozent kostet bei demselben Monatsvolumen 1.000 Euro. Weitere Annahmen: konstantes Volumen, keine Korrekturfälle, kein Vorfinanzierungsbedarf und zwei Leistungsumfänge, die sich inhaltlich unterscheiden.

Die Differenz von rund 560 Euro im Monat entspricht je nach angesetztem Personalkostensatz etwa 16 bis 20 Arbeitsstunden: rund 20 Stunden bei 28 Euro je bezahlter Stunde einschließlich Arbeitgeberanteilen, rund 16 Stunden bei etwa 35 Euro Vollkosten je produktiver Stunde, also inklusive Urlaub, Krankheit, Fortbildung sowie Wege- und Dokumentationszeit. Der dritte Kostenblock sind Absetzungen, und er verschwindet durch die Auslagerung nicht: Eine Korrektur zählt ein zweites Mal in das Abrechnungsvolumen, wobei der Prozentsatz nur oberhalb des Inklusivvolumens anfällt. Bei Vorfinanzierungsmodellen werden Korrekturen aus früheren Abrechnungen bei der nächsten Auszahlung berücksichtigt.

• Selbstabrechnungs-Software: DMRZ.de veröffentlicht für den Bereich Pflege drei Tarife: Basic 59,99 Euro netto pro Monat mit 10.000 Euro Inklusiv-Abrechnungsvolumen und 0,8 Prozent darüber, Advanced 119,99 Euro mit 20.000 Euro und 0,7 Prozent, Premium 179,99 Euro mit 30.000 Euro und 0,6 Prozent, im Premium-Tarif zusätzlich 0,2 Prozent für jeden Euro über 60.000 Euro Monatsvolumen.
• Der Prozentsatz fällt jeweils nur auf den Teil oberhalb des Inklusivvolumens an. Jeder DMRZ-Tarif setzt ein Servicepaket voraus (3,99 bis 24,99 Euro netto monatlich), alle drei nennen 12 Monate Mindestvertragslaufzeit (Anbieterangabe).
• Nach Ziffer 4.3 der DMRZ-Geschäftsbedingungen zählen erneut versandte Rechnungen mit inhaltlichem Fehler wie fehlerfreie Rechnungen in Höhe des Bruttobetrags der korrigierten Rechnung nach Preisliste. Rein formale Fehler korrigiert der Anbieter laut derselben Klausel soweit technisch möglich selbst und behält sich vor, Korrekturen im Einzelfall aus Kulanz nicht zu belasten (Anbieterangabe).
• Abrechnungsdienst: opta data nennt eine prozentuale Gebühr auf den Bruttobelegwert, deren Satz vom gewählten Auszahlungstermin abhängt, dazu eine monatliche Paketgebühr. Veröffentlicht sind nur Mindestgebühren: 4 Euro pro Beleg in der Privatabrechnung, 45 Euro pro GKV-Abrechnung; sie greifen nur, wenn die prozentuale Gebühr darunter liegt. Konkrete Prozentsätze veröffentlicht der Anbieter nicht (Anbieterangabe).
• Abrechnung mit Vorfinanzierung: CareSocial nennt für CareFactoring 1,0 Prozent zuzüglich Umsatzsteuer für ambulante Pflegedienste und 0,5 Prozent für Intensivpflegedienste pro monatlichem Rechnungslauf, abgerechnet innerhalb von fünf Werktagen.
• Diese Gebühr deckt nach Darstellung des Anbieters die Abrechnungsdienstleistung ab, nicht die Vorfinanzierung; diese läuft über eine Schnittstelle zur SozialFactoring GmbH und wird gesondert vergütet, öffentliche Konditionen nennt SozialFactoring nicht (Anbieterangabe).
• Technische Nebenkosten: Das ITSG-Trust-Center verlangt laut Preisliste (Stand 1. Januar 2026) netto 79,00 Euro im Erstantrag und 49,00 Euro im Online-Folgeantrag. Das Zertifikat gilt seit dem 2. Januar 2026 wegen der Umstellung auf Post-Quanten-Kryptografie nur noch ein Jahr statt zuvor drei Jahre. Es ist jährlich einzuplanen, wiegt als Kostenargument gegen die Selbstabrechnung weiterhin kaum.
• Haftung und Bilanz: Für den rechtlichen Bestand der Forderung haftet der Verkäufer nach dem Merkblatt der BaFin auch beim echten Factoring. Beim unechten Factoring bleibt die Forderung über die wirtschaftliche Zurechnung nach § 246 Abs. 1 Satz 2 HGB in der eigenen Bilanz, der erhaltene Betrag wird als Verbindlichkeit passiviert, es tritt eine Bilanzverlängerung statt einer Bilanzverkürzung ein.

Ausstieg, Wechsel und Rückgabe der Daten: Fristen und Formalien

Die Bindung ist der am seltensten geprüfte Teil des Angebots. Abrechnungsvertrag und Finanzierungsvertrag sind zwei Ebenen mit eigenen Fristen. Für die Daten gibt Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO einen durchsetzbaren Anspruch: Nach Abschluss der Erbringung der Verarbeitungsleistungen löscht oder erstattet der Auftragsverarbeiter alle personenbezogenen Daten nach Wahl des Verantwortlichen zurück und löscht vorhandene Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Speicherpflicht besteht. Das greift nur, soweit der Dienstleister Auftragsverarbeiter ist; beim Forderungskauf handelt der Erwerber in eigener Verantwortung.

Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 6. Februar 2025 (IX ZR 182/23) entschieden, dass die Abtretung von Ansprüchen eines Leistungserbringers gegen Krankenkassen an ein Rechenzentrum jedenfalls dann nach § 134 BGB nichtig ist, wenn dem Rechenzentrum die Weiterabtretung ausdrücklich oder konkludent gestattet wird; die daneben erteilte Einziehungsermächtigung bleibt nach dem Urteil wirksam. Die Entscheidung erging zu Leistungserbringern für Heil- und Hilfsmittel, ausgelegt hat der Senat aber § 302 Abs. 2 Satz 2 und 3 SGB V. Diese Vorschrift gilt für ambulante Pflegedienste bei SGB-V-Leistungen unmittelbar sowie über § 105 Abs. 2 letzter Satz SGB XI entsprechend. Eine ausdrückliche Aussage des Gerichts zur Pflege liegt bislang nicht vor.

Praktisch wichtiger als der Datenexport ist oft die Restabwicklung: Beanstandungen und Nachberechnungen aus der Zeit vor der Kündigung laufen weiter über den alten Dienstleister, während der neue bereits abrechnet. Die folgende Übersicht nennt die Laufzeiten, Formen und Fristen im Einzelnen.

• opta data, Abrechnungsservice Pflege: reguläre Vertragslaufzeit 12 Monate ab der ersten Belegeinreichung, zwei Monate Probezeit für beide Seiten, automatische Verlängerung um jeweils ein weiteres Jahr, drei Monate Kündigungsfrist (Anbieterangabe).
• Form der Kündigung bei opta data: Nach den Geschäftsbedingungen der opta data Finance GmbH (Anlage A, Ziffer IX.1, Stand 04/2026) genügt die Textform, eine E-Mail reicht also; die Nichteinhaltung der Form führt zur Unwirksamkeit der Kündigung (Anbieterangabe).
• DMRZ.de: für die Tarife 12 Monate Mindestvertragslaufzeit, für die über den Partner SozialFactoring vermittelte Vorfinanzierung dagegen nur drei Monate Mindestlaufzeit, danach sei sie jederzeit abbestellbar (Anbieterangabe).
• NRW-Verträge nach §§ 132, 132a Abs. 4 SGB V: § 20 Abs. 3 verlangt für eine weitere Ermächtigungserklärung den rechtzeitigen Widerruf der zuvor erteilten Erklärung sowie die Übersendung einer Kündigungsbestätigung der bisherigen Abrechnungsstelle; sie ist den Krankenkassen spätestens mit Eingang der Rechnungen vorzulegen, die an die neue Stelle gezahlt werden sollen.
• Landesrahmenverträge der Pflegeversicherung, so etwa § 14 Abs. 2 des baden-württembergischen Rahmenvertrags: Der Pflege- oder Betreuungsdienst muss selbst dafür sorgen, dass über das der Pflegekasse mitgeteilte Ende der Abrechnung hinaus keine Inkassovollmacht und keine Abtretungserklärung zugunsten der gemeldeten Abrechnungsstelle mehr besteht.
• § 8 Abs. 9 Satz 5 der Rahmenempfehlungen: Bis zum Zeitpunkt der Information über den Entzug der Inkassovollmacht bleibt die Krankenkasse berechtigt, mit schuldbefreiender Wirkung an das bisherige Abrechnungszentrum zu leisten. Der Entzug wirkt also nicht rückwirkend.
• Beanstandungen: In Baden-Württemberg (§ 15) und Sachsen (§ 17) der Landesrahmenverträge gilt, dass Beanstandungen innerhalb von sechs Monaten nach Rechnungseingang erhoben werden müssen; der Schadensersatzanspruch der Pflegekasse für nicht erbrachte oder rechtswidrig erbrachte Leistungen bleibt in Sachsen davon ausdrücklich unberührt.

Entscheidungskriterien für Ihren Betrieb

Zwei Randbedingungen gehören in jede Prüfung. Erstens arbeiten ambulante Pflegedienste in zwei Rechtskreisen gleichzeitig: Häusliche Krankenpflege nach § 37 SGB V wird über das Verfahren nach § 302 SGB V abgerechnet, Pflegesachleistungen nach § 36 SGB XI über § 105 SGB XI. Beide Rechtskreise haben getrennte Regelwerke und eigene Technische Anlagen.

Zweitens steht die Umstellung auf die vollelektronische Abrechnung über die Telematikinfrastruktur an. Die Vereinbarung nach § 105 Abs. 2 Satz 2 SGB XI über die Übermittlung elektronischer Dokumente für die Abrechnung ambulanter Pflegesachleistungen (Stand 5.10.2023) nennt in ihrer Übergangsregelung den 1. Dezember 2026. Das Kompetenzzentrum Digitalisierung und Pflege beim GKV-Spitzenverband nennt in seinem FAQ inzwischen den 1. Oktober 2027 und bezeichnet die Übermittlung per KIM über die Telematikinfrastruktur ab diesem Tag als verpflichtend. Der Termin betrifft die ambulanten Leistungsarten nach §§ 36, 37 Abs. 3, 39 und 45b SGB XI.

Eine allgemeingültige Schwelle, ab welcher Betriebsgröße sich die Selbstabrechnung rechnet, ist uns aus der Fachliteratur nicht bekannt, und sie wäre auch das falsche Maß. Die Gebühr eines Abrechnungsdienstleisters bemisst sich in der Regel am Umsatz, die Eigenabrechnung verursacht Personal-, Software- und Zertifikatskosten. Prüfen Sie vor jeder mehrjährigen Bindung den aktuellen Stand und die KIM-Fähigkeit eines Dienstleisters, und stellen Sie beide Wege im eigenen Betrieb gegenüber, entlang der folgenden Fragen.

• Wie viele Stunden im Monat binden Erfassung, Prüfung, Einreichung und Nachbearbeitung heute tatsächlich, und wer vertritt diese Person bei Krankheit und Urlaub?
• Wie sieht der Kostenträgermix aus? Viele kleine Positionen erzeugen anderen Aufwand als wenige große Rechnungen, und manche Preismodelle arbeiten mit Mindestgebühren je Beleg oder je Abrechnung.
• Geht es wirklich um Liquidität oder um eine schnellere Rechnungsstellung? Der größere Teil der Wartezeit entsteht häufig im eigenen Haus, bevor die Rechnung überhaupt bei der Kasse eingeht.
• Wer trägt Absetzungen, und was kostet eine Korrekturabrechnung im angebotenen Modell?
• Läuft das Geld über ein fremdes Institutionskennzeichen oder bleibt es beim eigenen? Nur im ersten Fall entsteht ein Insolvenzrisiko beim Dienstleister, und eine gesetzliche Treuhandpflicht besteht dort nach dem Wortlaut nicht.
• Welche Daten bekommt der Dienstleister, und ist dieser Umfang für seine Aufgabe erforderlich im Sinne des § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB? Ist die Verpflichtung zur Geheimhaltung dokumentiert?
• Wie lange bindet der Vertrag, welche Form verlangt die Kündigung, wie lange ist die Frist, und wie läuft die Restabwicklung danach?
• Was sagt der eigene Landesrahmenvertrag zu Anzeige, Fristen, Datenschutzvorlage und zur Abtretung von Forderungen?

So bilden wir das ab

ITbuddy.Care ist eine Software für ambulante Pflegedienste und damit ein Werkzeug für das Selbstabrechnen, kein Abrechnungsdienstleister und kein Rechenzentrum.

Leistungsnachweise entstehen aus Tourenplanung und Dokumentation, daraus wird die Monatsabrechnung erzeugt, und die Ausgabe erfolgt im vorgesehenen elektronischen Verfahren. Ein Teil des Aufwands, der in der Kostenrechnung oben als Verwaltungsstunden auftaucht, entfällt damit, unabhängig davon, für welches Modell Sie sich entscheiden.

Wer weiterhin mit einem Abrechnungsdienstleister arbeitet, kann die Daten aus derselben Quelle bereitstellen. Welche Details Ihr Betrieb braucht, klären wir am besten anhand Ihrer Kostenträger und Ihres Leistungsspektrums. Wichtig bleibt in beiden Fällen, dass die Unterlagen, die eine Prüfung verlangt, im eigenen Haus liegen und nachvollziehbar sind:

• Einsatzzeiten
• Durchführungsnachweise
• Handzeichenlisten
• Genehmigungen
• Verordnungsangaben

Häufige Fragen