Pflegesoftware wechseln ohne Datenverlust: Klienten, Touren und Dokumentation sicher übernehmen

Erst bereinigen, dann umziehen: der Blick in den Altbestand

Jedes Altsystem sammelt über die Jahre Ballast an: Klienten, die längst verstorben oder gekündigt sind, Testdatensätze aus der Einführungsphase, doppelt angelegte Personen aus alten Importläufen. Wer diesen Bestand ungefiltert exportiert, zieht mit den Daten auch die Probleme um. Die Bereinigung vor dem Export kostet einige Stunden, die Bereinigung im neuen System kostet Wochen und untergräbt das Vertrauen des Teams in die neuen Zahlen.

Gleichen Sie dafür die Klientenliste des Altsystems mit der realen Versorgung ab, also mit den aktuellen Tourenplänen und den letzten Abrechnungsmonaten. Was dort nicht auftaucht, ist ein Kandidat für das Archiv. Löschen Sie Altfälle aber nicht, sondern markieren Sie sie als inaktiv, denn für diese Daten gelten weiterhin Aufbewahrungspflichten.

• Dubletten über Name und Geburtsdatum suchen und je Person einen führenden Datensatz bestimmen
• Adressen und Kontaktdaten stichprobenartig gegen die Praxis prüfen (Umzüge, neue Telefonnummern)
• Kostenträger und Versichertennummern auf Vollständigkeit prüfen, sie tragen später die Abrechnung
• Inaktive Klienten kennzeichnen und vom Export für das neue System trennen

Exportformate des Altsystems klären

Fragen Sie früh und schriftlich beim bisherigen Anbieter an, welche Exporte das System hergibt. Üblich sind Tabellenformate wie CSV oder Excel für Stammdaten sowie PDF-Exporte für die Dokumentation. Manche Systeme exportieren nur klientenweise einzeln, das verändert die Aufwandsschätzung erheblich.

Rechtlich sitzen Sie am längeren Hebel: Ihr Softwareanbieter verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter, und nach Art. 28 Abs. 3 Buchstabe g DSGVO sind personenbezogene Daten nach Abschluss der Verarbeitungsleistungen nach Ihrer Wahl zurückzugeben oder zu löschen. Prüfen Sie im Auftragsverarbeitungsvertrag, ob Format und Kosten der Herausgabe geregelt sind. Fordern Sie den Export an, solange der Vertrag läuft, danach wird jede Nachfrage zäh.

Machen Sie einen Testexport, bevor der Zeitplan steht. Prüfen Sie darin Umlaute, Datumsformate und die Zuordnung der Spalten. Ein Export, der aus einem Müller einen M?ller macht, fällt besser in der Probephase auf als am Stichtag.

Was sich übernehmen lässt

Gut übertragbar sind strukturierte Bestandsdaten. Dazu gehören die Klientenstammdaten mit Kostenträgern, Pflegegraden und Kontaktpersonen, die laufenden ärztlichen Verordnungen mit ihren Genehmigungszeiträumen sowie die Leistungsvereinbarungen je Klient. Auch Tourenstrukturen lassen sich als Vorlage mitnehmen, zumindest als Liste der Einsätze mit Zeiten und zuständigen Kräften.

Der gängige Weg ins neue System ist der Excel-Import: Spalten den Zielfeldern zuordnen, Pflichtfelder festlegen, dann zunächst eine kleine Stichprobe importieren und im System gegenlesen. Mitarbeiterdaten werden häufig manuell angelegt, weil Qualifikationen, Arbeitszeiten und Zugänge ohnehin neu erfasst werden müssen. Prüfen Sie nach dem Import auch die aus den Adressen ermittelten Geokoordinaten, denn die Tourenplanung rechnet mit Koordinaten und nicht mit dem Adresstext.

Was neu aufgebaut wird

Die Dokumentationshistorie wandert in aller Regel nicht strukturiert mit. Berichte, Vitalwerte und Maßnahmenplanungen liegen im Altsystem in herstellereigenen Datenstrukturen, für die es kein genormtes Austauschformat gibt. Üblich ist deshalb ein PDF-Archiv je Klient: Das Altsystem druckt die komplette Akte in Dateien, die Sie im neuen System oder in einer geschützten Ablage hinterlegen.

Die aktive Pflegeplanung bauen Sie im neuen System neu auf. Das ist Aufwand, aber auch eine Gelegenheit, denn veraltete Maßnahmenpläne fallen bei der Neuanlage auf und werden gleich fachlich aktualisiert. Offene Leistungsnachweise schließen Sie noch im Altsystem ab, damit kein Nachweis zwischen zwei Systemen hängen bleibt.

Der Abrechnungsstichtag als Wechselzeitpunkt

Legen Sie den Umstieg auf einen Monatsersten und rechnen Sie jeden Monat vollständig in genau einem System ab. Die Abrechnung mit den Kassen läuft maschinenlesbar über den Datenaustausch, für Leistungen der Pflegeversicherung nach § 105 SGB XI und für die häusliche Krankenpflege nach § 302 SGB V. Ein Monat, der über zwei Systeme verteilt ist, erzeugt doppelte oder fehlende Positionen und damit Rückläufer der Kassen.

Der letzte Altmonat wird also komplett im Altsystem abgerechnet, der erste Neumonat komplett im neuen System. Halten Sie danach den Lesezugriff auf das Altsystem aufrecht, denn Korrekturen und Rückfragen der Kassen zu Altmonaten beantworten Sie aus den alten Abrechnungsdaten.

Parallelbetrieb mit klaren Regeln

Planen Sie nach dem Stichtag einen Parallelbetrieb von mindestens einem vollen Abrechnungsmonat, in der Praxis haben sich vier bis acht Wochen bewährt. Parallelbetrieb heißt dabei nicht doppelte Datenpflege. Ab dem Stichtag ist das neue System führend für Planung, Dokumentation und Abrechnung, das Altsystem läuft nur noch lesend und für die Restabrechnung der Altmonate weiter.

Kontrollieren Sie diese Phase mit Stichproben. Vergleichen Sie die Zahl der aktiven Klienten zwischen beiden Systemen und lesen Sie die erfassten Verordnungen gegen die Genehmigungsbescheide. Beenden Sie den Altvertrag erst, wenn der erste Abrechnungslauf im neuen System ohne Auffälligkeiten durchgelaufen ist, und beachten Sie dabei die Kündigungsfrist, sie bestimmt rückwärts gerechnet Ihren Projektstart.

Aufbewahrungspflichten für die Altdaten

Der Wechsel entbindet Sie nicht von den Aufbewahrungspflichten für die bisherigen Daten. Die Maßstäbe und Grundsätze nach § 113 SGB XI für die ambulante Pflege legen keine eigene Frist fest, sie verweisen auf die gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungsfristen. Konkreter sind die Rahmenempfehlungen nach § 132a Abs. 1 SGB V zur häuslichen Krankenpflege: Dort beträgt die Aufbewahrungsfrist für die Dokumentation mindestens drei Jahre nach Ende des Kalenderjahres der Leistungserbringung. Prüfen Sie zusätzlich Ihren Landesrahmenvertrag, er kann eigene Fristen enthalten.

Praktisch bedeutet das: Die Altdaten müssen über Jahre lesbar bleiben, unabhängig davon, ob der alte Anbieter dann noch existiert. Ein vollständiges PDF-Archiv plus strukturierte Exporte auf einem gesicherten, zugriffsgeschützten Speicher erfüllt diesen Zweck.

Daneben gelten Fristen aus anderen Rechtsgebieten, die vom Behandlungsverhältnis bis zur Buchhaltung reichen. Die wichtigsten im Überblick:

• Behandlungsdokumentation: Für Unterlagen aus dem Behandlungsverhältnis gilt die Zehnjahresfrist des § 630f Abs. 3 BGB, soweit keine anderen Vorschriften abweichende Fristen bestimmen
• Rechnungen und Buchungsbelege: acht Jahre nach § 147 AO (seit dem 1. Januar 2025 verkürzt), Handelsbücher und Jahresabschlüsse weiterhin zehn Jahre
• Abrechnungsunterlagen: Ansprüche im Sozialrecht verjähren regelmäßig in vier Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, so lange sollten die Abrechnungsdaten griffbereit bleiben

Löschung und Rückgabe beim alten Anbieter

Nach dem Vertragsende stellt sich die Frage, was mit den Daten auf den Servern des alten Anbieters geschieht. Art. 28 Abs. 3 Buchstabe g DSGVO gibt die Antwort: Der Auftragsverarbeiter löscht die personenbezogenen Daten einschließlich vorhandener Kopien oder gibt sie zurück, die Wahl liegt bei Ihnen als Verantwortlichem. Lassen Sie sich die Löschung schriftlich bestätigen und nehmen Sie die Bestätigung zu den Projektunterlagen.

Die datenschutzrechtliche Verantwortung bleibt dabei durchgehend bei Ihrem Pflegedienst. Sie müssen die Löschung aktiv nachhalten und dürfen sich nicht auf ein stilles Auslaufen des Vertrags verlassen. Eine Ausnahme gilt nur, soweit der Anbieter selbst gesetzlichen Speicherpflichten unterliegt.

So bilden wir das ab

In ITbuddy.Care kommen Klientendaten per Excel-Import oder manuell ins System, Mitarbeiter werden mit Qualifikationen und Zugängen einzeln angelegt. Touren bauen Sie im Planer neu auf, die Reihenfolge der Einsätze übernimmt die automatische Routenoptimierung. Das PDF-Archiv aus dem Altsystem legen Sie je Klient in der Akte ab, damit die Historie bei Rückfragen greifbar bleibt.

Beim Umstieg begleiten wir Sie von der Sichtung des Altexports über den Testimport bis zum ersten eigenen Abrechnungsmonat. So bleibt der Stichtag ein normaler Monatswechsel und kein Sprung ins Ungewisse.

Häufige Fragen