Ambulanten Pflegedienst gründen: die Checkliste

Der Kern der Zulassung: der Versorgungsvertrag nach § 72 SGB XI

Wer Leistungen der Pflegeversicherung erbringen und mit den Pflegekassen abrechnen will, braucht einen Versorgungsvertrag nach § 72 SGB XI. Er ist der Kern der Zulassung: Ohne diesen Vertrag ist der Dienst kein zugelassener Pflegedienst, unabhängig davon, wie gut Team und Konzept sind.

Den Vertrag schließen die Landesverbände der Pflegekassen mit dem Dienst. Vorausgesetzt werden unter anderem eine verantwortliche Pflegefachkraft, die Gewähr für eine leistungsfähige und wirtschaftliche Versorgung und die Einhaltung der Qualitätsanforderungen. Die Details regeln das Gesetz und die Landesrahmenverträge des jeweiligen Bundeslands, deshalb lohnt der frühe Kontakt zu den Landesverbänden und zu einer Gründungsberatung.

Planen Sie für das Zulassungsverfahren realistisch Zeit ein. Die Unterlagen reichen von Konzept und Personalplanung bis zu Nachweisen über Räume und Erreichbarkeit, und jede Nachforderung kostet Wochen.

Die verantwortliche Pflegefachkraft nach § 71 SGB XI

Ohne verantwortliche Pflegefachkraft, im Alltag meist Pflegedienstleitung oder PDL genannt, gibt es keinen Versorgungsvertrag. § 71 SGB XI verlangt eine ausgebildete Pflegefachkraft mit praktischer Berufserfahrung und einer Weiterbildung für Leitungsaufgaben. Die genauen Anforderungen an Umfang und Nachweise regeln das Gesetz und die Landesrahmenverträge.

Denken Sie die Stellvertretung von Anfang an mit. Fällt die PDL aus und ist keine qualifizierte Vertretung benannt, steht die Zulassung des Dienstes auf dem Spiel. Wer als Gründer selbst die PDL-Rolle übernimmt, braucht eine Antwort auf die Frage, wer sie im Urlaubs- und Krankheitsfall trägt.

Nummern und Registrierungen: IK und LBNR

Für die Abrechnung mit den Kostenträgern braucht der Dienst ein Institutionskennzeichen, die IK-Nummer. Sie wird über die ARGE IK beantragt und identifiziert die Einrichtung in jedem Abrechnungsvorgang.

Dazu kommt die LBNR, die lebenslange Beschäftigtennummer der einzelnen Pflegekräfte. Sie wird über das BeVaP, das Beschäftigtenverzeichnis der ambulanten Pflege beim BfArM, registriert und gehört auf die Leistungsnachweise. Fragen Sie beim Onboarding jeder neuen Kraft nach einer vorhandenen LBNR und stoßen Sie die Registrierung an, wenn keine existiert. Die Details stehen im Ratgeber zur LBNR.

Versicherung, Qualitätsmanagement und Startkalkulation

Drei weitere Bausteine gehören vor den Start: Eine Betriebshaftpflichtversicherung deckt Schäden aus der pflegerischen Tätigkeit ab und wird im Zulassungsverfahren erwartet. Ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement ist für zugelassene Pflegedienste verpflichtend und wird vom Medizinischen Dienst geprüft, von der Dokumentation bis zu den Abläufen.

Die Startkalkulation entscheidet über das Überleben der ersten Monate: Personalkosten laufen ab dem ersten Tag, die Zahlungen der Kassen kommen zeitversetzt, oft erst Wochen nach der Leistungserbringung. Kalkulieren Sie einen Liquiditätspuffer für mehrere Monate ein und rechnen Sie den Break-even nicht schön.

Software von Anfang an mitdenken

Ein Punkt wird bei Gründungen regelmäßig auf später verschoben: die Software für Dokumentation, Abrechnung und Tourenplanung. Später heißt dann: Der Dienst startet mit Papier und Tabellen, wächst, und migriert nach zwei Jahren unter laufendem Betrieb, mit Datenumzug, Doppelerfassung und Schulung neben dem Tagesgeschäft.

Wer digital startet, erspart sich diese Migration komplett. Klienten, Mitarbeiter, Touren, Dokumentation und Abrechnung entstehen von Anfang an in einem Datenbestand. Dazu kommt die Frist: Die elektronische Leistungserfassung wird zum 1. Oktober 2027 ohnehin verpflichtend, ein Neustart auf Papier baut also ein Übergangsverfahren auf, das absehbar wieder abgelöst werden muss.

Auch die Förderung spricht für den digitalen Start: Die PUEG-Förderung nach § 8 Abs. 8 SGB XI bezuschusst Investitionen in digitale Ausstattung mit 40 % der Kosten, höchstens 12.000 € je Einrichtung, und steht auch Gründern offen. Wie die Bemessung funktioniert und welche Fehler Sie beim Antrag vermeiden, steht im Ratgeber zur PUEG-Förderung.

Die Gründungs-Checkliste kompakt

Die wichtigsten Punkte auf einen Blick:

• Versorgungsvertrag nach § 72 SGB XI bei den Landesverbänden der Pflegekassen beantragen
• Verantwortliche Pflegefachkraft nach § 71 SGB XI benennen, Stellvertretung klären
• IK-Nummer über die ARGE IK beantragen
• LBNR der Pflegekräfte über das BeVaP registrieren
• Betriebshaftpflichtversicherung abschließen
• Qualitätsmanagement aufbauen und dokumentieren
• Startkalkulation mit Liquiditätspuffer für die ersten Monate rechnen
• Software für Doku, Abrechnung und Touren vor dem ersten Klienten einrichten, PUEG-Förderung prüfen

So bilden wir das ab

ITbuddy.Care ist so aufgebaut, dass ein neuer Dienst vom ersten Klienten an digital arbeitet: Dokumentation, Tourenplanung, Dienstplan und Abrechnung in einer Anwendung, Klienten und Mitarbeiter per Excel-Import oder manuell angelegt. Für den Start bündelt das Ambulant-Komplettpaket Tarif und Einrichtung.

Häufige Fragen