Der Anruf am Morgen
Dienstag, 6:50 Uhr. Die Tochter von Herrn M. ruft im Büro an: Ihr Vater ist in der Nacht mit Verdacht auf Lungenentzündung ins Krankenhaus gekommen. Die Frühtour startet in 40 Minuten, Herr M. ist der dritte Stopp.
Der Fall ist Alltag in jedem ambulanten Dienst. Entscheidend ist nicht der Anruf selbst, sondern was in den nächsten Minuten passiert und was in den nächsten Wochen nicht vergessen wird.
Was jetzt alles dranhängt
Der Anruf dauert zwei Minuten. Die Folgen ziehen sich über Wochen, und sie betreffen mehrere Stellen im Dienst gleichzeitig:
- Die heutige Tour und die Touren der nächsten Tage müssen ohne Herrn M. laufen
- Es dürfen keine Leistungen für ihn dokumentiert werden, solange er nicht zu Hause ist
- Die Abwesenheit muss für die Abrechnung erfasst sein, damit der Monat sauber durchläuft
- Die Rückkehr darf nicht untergehen, sonst steht Herr M. nach der Entlassung ohne Versorgung da
Typische Fehler
Die Kraft fährt zur leeren Wohnung. Die Information hat das Büro erreicht, aber nicht die Tour. Verloren sind die Anfahrt und eine Viertelstunde Klingeln und Telefonieren, im schlimmsten Fall wird sogar eine Türöffnung veranlasst, weil niemand öffnet und die Kraft einen Notfall vermutet.
Geplante Einsätze rutschen in die Abrechnung. Was im Plan steht, wandert am Monatsende in den Leistungsnachweis, obwohl niemand vor Ort war. Fällt das der Kasse auf, gibt es eine Rückforderung und einen Vertrauensschaden, der teurer ist als der Betrag.
Der Klient bleibt vergessen pausiert. Herr M. ist nach neun Tagen wieder zu Hause, im System steht er noch auf Pause. Niemand kommt. Die Tochter ruft wieder an, diesmal deutlich weniger freundlich, und der Dienst improvisiert eine Versorgung ohne Vorlauf.
So geht es richtig: Abwesenheit als Zeitraum
Der belastbare Weg ist ein einziger Datensatz: eine Abwesenheit mit Startdatum und, sobald bekannt, einem Rückkehrdatum. Kein Zettel am Monitor, keine Merkliste im Kopf der PDL, sondern eine Information, die Tourenplanung und Abrechnung gleichermaßen erreicht.
Aus dem Zeitraum folgt alles Weitere automatisch. Die Einsätze des Klienten werden ab sofort ausgeklammert, die Touren der nächsten Tage rechnen ohne ihn. Und weil die Abwesenheit systemisch erfasst ist, taucht im Zeitraum auch keine Leistung in der Abrechnung auf.
Steht das Rückkehrdatum noch nicht fest, bleibt der Zeitraum offen und wandert auf Wiedervorlage. Dann fragt der Dienst aktiv nach, bei den Angehörigen oder beim Sozialdienst der Klinik, statt auf einen Anruf zu hoffen.
Die Rückkehr ist ein Termin, kein Zufall
Mit dem Rückkehrdatum wird die Wiedereinplanung zum Automatismus: Am Tag der Entlassung steht der Klient wieder in der Tour, ohne dass jemand daran denken muss. Genau dieser Automatismus fehlt bei der Zettelwirtschaft, und genau deshalb bleiben Klienten dort wochenlang pausiert.
Planen Sie den Rückkehrtag bewusst: Nach einem Krankenhausaufenthalt kann sich der Bedarf geändert haben, etwa durch neue Medikation oder einen veränderten Allgemeinzustand. Manchmal ist eine Anpassung des Leistungsplans nötig, in manchen Fällen auch ein Höherstufungsantrag. Der erste Einsatz nach der Entlassung braucht deshalb eher mehr Zeit als weniger.
So bilden wir das ab
In ITbuddy.Care erfassen Sie die Abwesenheit als Zeitraum in der Klientenakte oder sagen es Viki im Zuruf: Herr M. ist ab heute im Krankenhaus. Die heutigen Touren werden sofort neu geplant, die Einsätze der Folgetage bleiben ausgeklammert, und zum Rückkehrdatum steht der Klient automatisch wieder im Plan. Im stationären Fall, etwa in der Intensiv-Wohngruppe, bleibt das Bett des Klienten während des Aufenthalts freigehalten.
Häufige Fragen
Was ist als Erstes zu tun, wenn ein Klient ins Krankenhaus kommt?
Die Abwesenheit sofort als Zeitraum erfassen, damit die heutige Tour ohne den Klienten läuft und keine Kraft zur leeren Wohnung fährt. Danach das Rückkehrdatum klären oder den Fall auf Wiedervorlage legen.
Dürfen Leistungen während des Krankenhausaufenthalts abgerechnet werden?
Nicht erbrachte Leistungen werden nicht abgerechnet. Wie mit geplanten, aber ausgefallenen Einsätzen umzugehen ist, regeln Versorgungsvertrag und Kasse. Klären Sie strittige Fälle direkt mit dem Kostenträger.
Wie verhindern wir, dass die Rückkehr untergeht?
Mit einem Rückkehrdatum am Abwesenheitszeitraum, das die Wiedereinplanung automatisch auslöst. Ist das Datum noch offen, gehört der Fall auf Wiedervorlage mit aktiver Nachfrage bei Angehörigen oder Klinik.
Was passiert mit den Touren der nächsten Tage?
Die Einsätze des Klienten werden für den Abwesenheitszeitraum ausgeklammert und die Touren neu berechnet. Zum Rückkehrdatum werden die Einsätze automatisch wieder eingeplant.
Krankenhausaufenthalt eintragen und die Touren rechnen sofort neu: Sehen Sie sich die Tourenplanung von ITbuddy.Care an.
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