Vollelektronische Abrechnung ab Oktober 2027: der Fahrplan

Was ab dem 1. Oktober 2027 gilt

Das Kompetenzzentrum Digitalisierung und Pflege beschreibt den 1. Oktober 2027 als Pflichttermin für die Übermittlung der Abrechnung ambulanter Pflegesachleistungen nach § 36 SGB XI via KIM. Der elektronische Leistungsnachweis gehört zu den Abrechnungsunterlagen. § 105 SGB XI regelt die elektronische Übermittlung unter bestimmten Voraussetzungen; daraus folgt keine pauschale Pflicht für sämtliche Leistungen ab demselben Tag.

Andere SGB-XI-Leistungsarten werden in Ausbaustufen einbezogen. Leistungen nach SGB V wie häusliche Krankenpflege sind nach dem derzeitigen Stand noch nicht Teil dieses vollelektronischen Verfahrens. Prüfen Sie für Ihren Leistungsmix die jeweils geltende Vereinbarung und den aktuellen Umsetzungsstand.

Digitale Leistungserfassung und vollelektronische Übermittlung sind zwei verschiedene Schritte. Eine digital geführte Akte allein belegt nicht, dass Abrechnungsdaten und Leistungsnachweise über die TI an Kostenträger übertragen werden können.

Was sich im Alltag ändert

Mit Papiernachweisen läuft am Monatsende eine stille Fleißarbeit: Bögen einsammeln, auf Vollständigkeit prüfen, fehlende Unterschriften nachholen, Einträge für die Abrechnung übertragen. Jeder dieser Schritte kostet Zeit und ist eine eigene Fehlerquelle.

Eine passende digitale Erfassung kann doppelte Eingaben vermindern und fehlende Nachweise früher sichtbar machen. Ob Daten ohne Nacharbeit in die Abrechnung und an die Kasse gelangen, hängt vom konkreten System und Verfahren ab.

Das Risiko des späten Umstiegs

Ein Softwarewechsel im Pflegedienst besteht aus drei Teilprojekten: der Auswahl der Lösung, dem Umzug der Daten und der Schulung des Teams. Jedes davon braucht Zeit und Aufmerksamkeit.

Wer erst kurz vor der Frist wechselt, erledigt alle drei gleichzeitig und unter Zeitdruck. Die Auswahl wird zur Schnellentscheidung, der Datenumzug läuft ohne Puffer für Korrekturen, und das Team lernt das neue System im laufenden Betrieb. Fehler in dieser Phase treffen direkt die Abrechnung.

Früh zu starten kehrt das Bild um: Der Dienst vergleicht in Ruhe, testet mit echten Abläufen und stellt um, wenn es passt, nicht wenn es muss.

Der Fahrplan, rückwärts gerechnet

Für betroffene §-36-Leistungen planen Sie vom Stichtag aus rückwärts. Daraus ergeben sich drei Phasen:

Wie lang die einzelnen Phasen sind, hängt von der Größe des Dienstes und der Datenlage ab. Entscheidend sind die Reihenfolge und ein Puffer vor dem Stichtag.

• Echtbetrieb: Für betroffene §-36-Abrechnungen muss die KIM-Übermittlung bis zum 1. Oktober 2027 funktionieren. Andere Leistungsarten gesondert prüfen.
• Parallelbetrieb: Davor liegt eine Phase, in der elektronische Erfassung und bisheriges Verfahren nebeneinander laufen. Das Team baut Routine auf, Abweichungen fallen auf, solange das alte Verfahren noch als Netz dient.
• Auswahl und Datenumzug: Ganz am Anfang stehen Marktsichtung, Test und Entscheidung, danach der geordnete Umzug von Klienten, Mitarbeitern und Leistungskatalogen.

Förderung mitnehmen: der vorgezogene Wechsel

Der Umstieg auf elektronische Leistungserfassung ist eine Investition in digitale Ausstattung. Genau solche Investitionen bezuschusst die PUEG-Förderung nach § 8 Abs. 8 SGB XI.

Wer den Wechsel vorzieht, statt ihn bis zur Frist aufzuschieben, kann den Zuschuss für das Projekt mitnehmen. Ein früher Start bringt zudem mehr anrechenbare Vertragslaufzeit in den Förderzeitraum, denn das Programm läuft bis 2030 und die Bemessung folgt der Laufzeit.

Die Details zur Förderung, zur Bemessung und zum Antrag bei der Pflegekasse stehen im Ratgeber zur PUEG-Förderung.

So bilden wir das ab

ITbuddy.Care unterstützt digitale Dokumentation und Rechnungsfunktionen. Der elektronische Datenaustausch mit Kostenträgern und der elektronische Leistungsnachweis sind noch nicht produktiv abgenommen. Ob Daten aus Ihrem bisherigen System übernommen werden können, prüfen wir anhand des Exportformats. In der Demo trennen wir nutzbare Abläufe von noch offenen Anforderungen.

Häufige Fragen