eLNW-Pflicht ab 1. Oktober 2027: der Fahrplan

Was ab dem 1. Oktober 2027 gilt

Rechtsgrundlage der Pflicht ist § 105 SGB XI. Zum 1. Oktober 2027 wird die elektronische Leistungserfassung für ambulante Pflegedienste verpflichtend. Der Leistungsnachweis auf Papier, den Klienten oder Angehörige je Einsatz unterschreiben, wird durch die elektronische Erfassung abgelöst.

Der Stichtag ist der 1. Oktober 2027. Wer seine Abläufe danach ausrichtet, sollte mit diesem Datum planen und nicht mit Hörensagen aus Fachgruppen oder älteren Veröffentlichungen.

Elektronische Leistungserfassung heißt: Die erbrachte Leistung wird am Einsatzort digital erfasst und bestätigt, statt auf einem Papierbogen gesammelt und am Monatsende abgeschrieben zu werden. Der Nachweis entsteht dort, wo die Leistung erbracht wird.

Was sich im Alltag ändert

Mit Papiernachweisen läuft am Monatsende eine stille Fleißarbeit: Bögen einsammeln, auf Vollständigkeit prüfen, fehlende Unterschriften nachholen, Einträge für die Abrechnung übertragen. Jeder dieser Schritte kostet Zeit und ist eine eigene Fehlerquelle.

Bei elektronischer Erfassung entfällt die Übertragung. Was die Pflegekraft am Einsatzort erfasst, liegt der Abrechnung direkt vor. Unvollständige Nachweise fallen sofort auf, nicht erst am Monatsende.

Das Risiko des späten Umstiegs

Ein Softwarewechsel im Pflegedienst besteht aus drei Teilprojekten: der Auswahl der Lösung, dem Umzug der Daten und der Schulung des Teams. Jedes davon braucht Zeit und Aufmerksamkeit.

Wer erst kurz vor der Frist wechselt, erledigt alle drei gleichzeitig und unter Zeitdruck. Die Auswahl wird zur Schnellentscheidung, der Datenumzug läuft ohne Puffer für Korrekturen, und das Team lernt das neue System im laufenden Betrieb. Fehler in dieser Phase treffen direkt die Abrechnung.

Früh zu starten kehrt das Bild um: Der Dienst vergleicht in Ruhe, testet mit echten Abläufen und stellt um, wenn es passt, nicht wenn es muss.

Der Fahrplan, rückwärts gerechnet

Am besten planen Sie vom Stichtag aus rückwärts. Daraus ergeben sich drei Phasen:

Wie lang die einzelnen Phasen sind, hängt von der Größe des Dienstes und der Datenlage ab. Entscheidend sind die Reihenfolge und ein Puffer vor dem Stichtag.

• Echtbetrieb: Spätestens zum 1. Oktober 2027 laufen alle Leistungsnachweise elektronisch. Vorher ist der Echtbetrieb bereits stabil angelaufen.
• Parallelbetrieb: Davor liegt eine Phase, in der elektronische Erfassung und bisheriges Verfahren nebeneinander laufen. Das Team baut Routine auf, Abweichungen fallen auf, solange das alte Verfahren noch als Netz dient.
• Auswahl und Datenumzug: Ganz am Anfang stehen Marktsichtung, Test und Entscheidung, danach der geordnete Umzug von Klienten, Mitarbeitern und Leistungskatalogen.

Förderung mitnehmen: der vorgezogene Wechsel

Der Umstieg auf elektronische Leistungserfassung ist eine Investition in digitale Ausstattung. Genau solche Investitionen bezuschusst die PUEG-Förderung nach § 8 Abs. 8 SGB XI.

Wer den Wechsel vorzieht, statt ihn bis zur Frist aufzuschieben, kann den Zuschuss für das Projekt mitnehmen. Ein früher Start bringt zudem mehr anrechenbare Vertragslaufzeit in den Förderzeitraum, denn das Programm läuft bis 2030 und die Bemessung folgt der Laufzeit.

Die Details zur Förderung, zur Bemessung und zum Antrag bei der Pflegekasse stehen im Ratgeber zur PUEG-Förderung.

So bilden wir das ab

ITbuddy.Care erfasst Leistungen digital am Einsatzort und führt die Leistungsnachweise elektronisch. Für den Umstieg gibt es den Datenimport per Excel und CSV, auch aus MediFox. Ob sich der vorgezogene Wechsel für Ihren Dienst rechnet, zeigt der Förder-Rechner.

Häufige Fragen