Fahrzeit im ambulanten Pflegedienst senken: Hebel, Kennzahlen und typische Planungsfehler

Warum Fahrzeit die stille Kostenstelle ist

In der ambulanten Pflege wird ein erheblicher Teil der bezahlten Arbeitszeit auf der Straße verbracht. Der auf Pflegedienste spezialisierte Organisationsberater Thomas Sießegger beziffert Fahrt- und Wegezeiten im Normalfall auf 20 bis 30 Prozent der Arbeitszeit, die den Pflegekräften zur Verfügung steht. In extremen Versorgungsgebieten, etwa in gebirgigen Regionen oder Städten mit einem trennenden Fluss, können es knapp 40 Prozent sein. Damit gehören die Wegezeiten zu den Hauptkomponenten der Gesamtkosten eines Dienstes.

Befragungsdaten stützen diese Größenordnung. Nach einem Faktenblatt der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (baua) legen ambulant Pflegende ohne Leitungsfunktion im Durchschnitt 40 Kilometer pro Arbeitstag zurück, 96 Prozent der Befragten nutzen das Auto. 37 Prozent der Pflegenden ohne Leitungsfunktion geben an, dass die eingeplante Fahrzeit nie, selten oder nur manchmal ausreicht. Wer Fahrzeit senkt, gewinnt deshalb doppelt: weniger Kosten und weniger Zeitdruck auf der Tour.

Die Kostenlogik dahinter ist einfach. Personalkosten machen rund 70 Prozent der Gesamtkosten eines ambulanten Dienstes aus; werden davon beispielsweise 25 Prozent verfahren, stecken 17,5 Prozent aller Kosten des Unternehmens in Fahrten und Wegen. Die Fahrzeugkosten kommen noch hinzu, bleiben aber deutlich unter 10 Prozent der Gesamtkosten.

Kennzahlen: den Fahrzeitanteil messbar machen

Für den Einstieg genügen zwei Kennzahlen. Der Fahrzeitanteil setzt die Summe aller Fahrt- und Wegezeiten ins Verhältnis zur verfügbaren Arbeitszeit der Pflegekräfte. Die durchschnittliche Wegezeit je Einsatz erhalten Sie, indem Sie die gesamten Fahrt- und Wegezeiten eines Monats durch die Zahl der Einsätze desselben Monats teilen.

In den meisten Diensten liegt dieser Wert bei 5 bis 7 Minuten je Einsatz. In Großstädten und auf dem flachen Land sind eher 7 Minuten realistisch, in Kleinstädten eher 5. Zur Fahrt- und Wegezeit zählt dabei alles vom Verlassen des Stützpunkts bis zum ersten Klienten, zwischen den Klienten und zurück; die Messung beginnt beim Verlassen einer Wohnung und endet beim Betreten der nächsten. Verfolgen Sie beide Kennzahlen monatlich und notieren Sie besondere Einflüsse wie Baustellen oder Tourumstellungen, damit Veränderungen erklärbar bleiben.

• Fahrzeitanteil an der Arbeitszeit (Faustzahl aus der Beratungspraxis: 20 bis 30 Prozent)
• Durchschnittliche Wegezeit je Einsatz (üblich sind 5 bis 7 Minuten)
• Gefahrene Kilometer je Kraft und Tag (Befragungsdurchschnitt: 40 Kilometer)
• Abweichung zwischen geplanter und tatsächlicher Fahrzeit

Was ein gefahrener Kilometer wirklich kostet

Der größte Block sind die Lohnkosten der Fahrzeit, denn gefahren wird zum vollen Stundenlohn. Seit dem 1. Juli 2026 liegt der Pflegemindestlohn für Pflegefachkräfte bei 21,03 Euro pro Stunde, für qualifizierte Pflegehilfskräfte bei 17,80 Euro und für Pflegehilfskräfte bei 16,52 Euro; tatsächlich gezahlte Löhne liegen vielerorts darüber. Eine Vollzeitfachkraft mit 160 Monatsstunden und einem Fahrzeitanteil von 25 Prozent verbringt 40 Stunden im Monat auf dem Weg, allein zum Mindestlohn gerechnet mehr als 840 Euro.

Hinzu kommen die Fahrzeugkosten. Die Vollkostenrechnung des ADAC zählt neben dem Kraftstoff auch Wertverlust, Versicherung und Werkstatt mit. Danach kommen selbst die günstigsten Kleinwagen auf rund 35 Cent je Kilometer, gängige Klein- und Kompaktklassemodelle liegen meist zwischen 40 und 60 Cent. Bei 40 Kilometern am Tag und 21 Arbeitstagen ergeben sich rund 840 Kilometer im Monat, also je nach Fahrzeug etwa 300 bis 500 Euro. Zusammen mit den Lohnkosten kostet der Fahranteil einer einzigen Vollzeitkraft damit schnell mehr als 1.100 Euro pro Monat.

Dieselbe Rechnung zeigt das Potenzial. Sinkt der Fahrzeitanteil um fünf Prozentpunkte, gewinnt eine Vollzeitkraft acht Stunden im Monat für die Versorgung. Bei zehn Vollzeitkräften sind das 80 Stunden, rechnerisch eine halbe Stelle, ohne eine einzige Neueinstellung.

Fahrzeit ist Arbeitszeit: der rechtliche Rahmen

Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 12. Dezember 2012 (Az. 5 AZR 355/12) klargestellt, dass Fahrten vom Betrieb zur auswärtigen Arbeitsstelle Arbeitszeit sind und grundsätzlich vergütet werden müssen. Für Beschäftigte ohne festen Arbeitsort geht der Europäische Gerichtshof noch weiter: Nach dem Urteil vom 10. September 2015 (C-266/14) zählt arbeitszeitrechtlich bereits die Fahrt von der Wohnung zum ersten Klienten und die Rückfahrt vom letzten; über die Bezahlung dieser Wege sagt das Urteil nichts. Die Vergütung der Fahrzeit kann arbeits- oder tarifvertraglich abweichend von der Pflegezeit geregelt werden; der Mindestlohn, in der Pflege der Pflegemindestlohn, bildet die Untergrenze. Für die konkrete Vertragsgestaltung empfiehlt sich arbeitsrechtliche Beratung, dieser Beitrag liefert eine fachliche Orientierung.

Auf der Erlösseite setzt § 89 SGB XI die Grundsätze: Die Vergütung muss leistungsgerecht sein und dem Pflegedienst bei wirtschaftlicher Betriebsführung ermöglichen, seine Aufwendungen zu finanzieren und seinen Versorgungsauftrag zu erfüllen. Fahrkosten können mit Pauschalen vergütet werden, und die Grundsätze für die Vergütung längerer Wegezeiten, insbesondere in ländlichen Räumen, sind dabei zu berücksichtigen. Die Details regeln die Vergütungsvereinbarungen auf Landesebene, in denen die Wegepauschale in der Regel je Hausbesuch einmal berechnungsfähig ist; werden mehrere Personen in einem Haushalt versorgt, fällt sie meist nur einmal an.

Für Dienste in weitläufigen Gebieten folgt daraus ein Verhandlungsauftrag. Wer Fahrt- und Wegezeiten sauber misst, kann in Vergütungsverhandlungen belegen, dass die Pauschalen die realen Wegekosten nicht decken, und für das betroffene Gebiet höhere Hausbesuchspauschalen fordern. Ohne diese Datengrundlage geht die Differenz zulasten der Marge oder der Pflegezeit.

Räumliche Cluster und gesteuerte Klientenaufnahme

Viele Touren sind über Jahre gewachsen: Jeder neue Klient wurde dort eingeplant, wo gerade Kapazität frei war. Nach einiger Zeit kreuzen sich dann die Wege mehrerer Touren im selben Straßenzug. Der wirksamste Gegenhebel ist die Clusterbildung, also die Aufteilung des Einzugsgebiets in feste Versorgungsbereiche, innerhalb derer die Touren möglichst bleiben.

Dazu gehört der Blick auf die Karte, bevor Sie einem neuen Klienten zusagen. Ein einzelner Klient am Rand des Einzugsgebiets kann eine ganze Tour aus dem Takt bringen, weil seine Anfahrt jeden Tag anfällt. Prüfen Sie bei Anfragen deshalb die Fahrzeit vom nächstgelegenen Cluster aus und kalkulieren Sie den Einsatz durch, bevor Sie annehmen. Wohnanlagen und betreutes Wohnen wirken umgekehrt: Dort liegen mehrere Einsätze nur eine Gehminute auseinander und drücken den Durchschnitt.

Clusterbildung kollidiert gelegentlich mit der Bezugspflege, wenn die vertraute Kraft in einem anderen Gebiet unterwegs ist. In der Praxis bewährt sich ein kleines festes Team je Versorgungsbereich, das Kontinuität sichert, ohne die Wege zu verlängern.

Harte und weiche Termine trennen

Nicht jeder Einsatz braucht eine Uhrzeit. Hart sind Termine, die medizinisch oder organisatorisch an einen Zeitpunkt gebunden sind, weich sind Einsätze mit Spielraum. Klienten wünschen feste Uhrzeiten, kurze Wege verlangen eine andere Reihenfolge. Beide Ziele lassen sich nie vollständig gleichzeitig erfüllen, die Planung bleibt immer ein Kompromiss.

Spielraum entsteht durch ehrliche Einordnung jedes einzelnen Einsatzes. Zeitgebundene Behandlungspflege nach § 37 SGB V, etwa die Insulingabe vor der Mahlzeit, gehört als Fixpunkt in den Plan; der Rest der Tour wird darum herum gebaut. Für weiche Einsätze vereinbaren Sie mit den Klienten Zeitfenster statt Uhrzeiten, zum Beispiel zwischen 9 und 11 Uhr. Jede so gewonnene Stunde Spielraum kann die Planung in kürzere Wege umsetzen.

• Hart: Insulingabe vor der Mahlzeit, verordnete Medikamentengaben, Einsätze mit Doppelbesetzung, feste Abholzeiten der Tagespflege
• Weich mit Korridor: morgendliche Grundpflege, wenn ein Zeitfenster vereinbart ist
• Weich: hauswirtschaftliche Versorgung, Einkäufe und Betreuungsleistungen ohne Zeitbindung

Doppelbesetzungen und Tourausfälle: zwei Belastungsproben

Manche Einsätze erfordern zwei Pflegekräfte gleichzeitig, etwa bei Transfers mit dem Lifter. Planerisch bedeutet das: Zwei Touren müssen sich an einem Ort treffen, und jede Verspätung der einen Kraft wird zur bezahlten Wartezeit der anderen. Setzen Sie Doppeleinsätze deshalb zuerst als Fixpunkte in beide Touren und legen Sie räumlich nahe Einsätze direkt davor und danach.

Fällt eine Kraft kurzfristig aus, entscheidet die Reaktion über die Fahrzeit des ganzen Tages. Werden die Einsätze wahllos auf die verbliebenen Touren verteilt, entstehen Querfahrten durch das gesamte Gebiet. Besser fährt, wer vorab Regeln festgelegt hat: Harte Termine werden zuerst abgesichert, weiche Einsätze im Zeitfenster gestreckt oder verschoben. Übernommene Einsätze bleiben möglichst im Cluster der übernehmenden Tour. Bewährte Modelle dafür sind ein rotierender Hintergrunddienst oder eine bewusst freigehaltene Springer-Kapazität.

Typische Planungsfehler im Überblick

Die meisten Fahrzeitprobleme entstehen im Planungsprozess, lange bevor jemand ins Auto steigt. Sechs Muster begegnen einem in der Praxis immer wieder.

Keiner dieser Fehler braucht neue Technik, um erkannt zu werden. Ein monatlicher Blick auf Fahrzeitanteil und Wegezeit je Einsatz deckt die meisten auf.

• Pauschale Planwerte: Für jede Fahrt wird derselbe Minutenwert angesetzt, obwohl die realen Wegezeiten je Gebiet abweichen. Ermitteln Sie den Ist-Durchschnitt und hinterlegen Sie bei absehbaren Abweichungen individuelle Werte.
• Wunschzeiten als Fixtermine: Jeder Klientenwunsch wird zur harten Uhrzeit, der Planungsspielraum verschwindet.
• Aufnahme ohne Karte: Neue Klienten werden angenommen, ohne ihre Lage zum bestehenden Tourgebiet zu prüfen.
• Fahrzeit zulasten der Pflegezeit: Bei weit entfernten Klienten wird die Anfahrt über verkürzte Einsätze hereingeholt. Die Wegstrecke ist aber das Ergebnis der Planung und darf dem Klienten weder kürzere noch längere Pflegezeit einbringen.
• Veraltete Planungsdaten: Hinterlegte Leistungs- und Wegezeiten werden über Jahre nicht mit den Ist-Werten abgeglichen.
• Ausfallmanagement ad hoc: Ohne vorab definierte Regeln wird bei Krankheit improvisiert, lange Wege sind die Folge.

So bilden wir das ab

ITbuddy.Care berechnet Tourvorschläge auf Basis realer Straßenrouten und Fahrzeiten statt mit pauschalen Minutenwerten. Die Optimierung berücksichtigt Zeitvorgaben der Einsätze und ordnet die Besuche so an, dass die Wege kurz bleiben; auf der Karte sehen Sie, wo Ihre Klienten liegen, und passen Touren bei Ausfällen per Drag and Drop an.

So wird je Tour sichtbar, wie viel Zeit unterwegs und wie viel beim Klienten verbracht wird. Damit haben Sie die Datengrundlage für die eigene Planung und für die nächste Vergütungsverhandlung.

Häufige Fragen