LBNR: die lebenslange Beschäftigtennummer in der ambulanten Pflege

Was die LBNR ist

LBNR steht für die lebenslange Beschäftigtennummer. Es handelt sich um eine 9-stellige Nummer, die eine Pflegekraft in der ambulanten Versorgung eindeutig identifiziert. Die Nummer ist personengebunden: Sie gehört zur Person, nicht zum Arbeitsvertrag.

Daraus folgt der wichtigste Praxiseffekt: Bei einem Arbeitgeberwechsel bleibt die Nummer gleich. Eine Pflegekraft, die vom einen ambulanten Dienst zum nächsten wechselt, nimmt ihre LBNR mit. Der neue Arbeitgeber vergibt keine neue Nummer, er übernimmt die bestehende in seine Personalunterlagen.

Hintergrund ist die eindeutige Zuordnung: Kostenträger sollen erbrachte Leistungen einer konkreten Pflegekraft zuordnen können, unabhängig davon, bei welchem Dienst sie gerade beschäftigt ist. Namen leisten das nicht zuverlässig, sie sind weder eindeutig noch stabil. Die 9-stellige Nummer ist beides.

Registrierung über das BeVaP beim BfArM

Vergeben wird die LBNR über das BeVaP, das Beschäftigtenverzeichnis der ambulanten Pflege. Das Verzeichnis wird beim BfArM geführt, dem Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte.

Die Registrierung kann auf zwei Wegen erfolgen: Der Arbeitgeber registriert seine Pflegekräfte, oder eine Einzelpflegekraft registriert sich selbst. Für Pflegedienste heißt das konkret: Beim Onboarding neuer Mitarbeiter gehört die Frage nach einer vorhandenen LBNR in die Checkliste. Existiert noch keine, wird die Registrierung über das BeVaP angestoßen.

Sinnvoll ist ein fester Platz im Einstellungsprozess. Wer die LBNR erst abfragt, wenn die erste Abrechnung ansteht, sucht die Nummer unter Zeitdruck zusammen. Wer sie mit den übrigen Personalunterlagen erhebt, hat sie ab dem ersten Einsatz parat.

Die LBNR auf dem Leistungsnachweis

Die LBNR ist abrechnungsrelevant. Auf dem Leistungsnachweis gehört sie zu jeder erbrachten Leistung, also je Eintrag. Kostenträger können damit nachvollziehen, welche Pflegekraft eine Leistung tatsächlich erbracht hat.

Wichtig ist der Bezug je Eintrag. Ein Leistungsnachweis kann Leistungen mehrerer Pflegekräfte enthalten, etwa wenn sich Touren abwechseln oder eine Vertretung einspringt. Eine einzelne Nummer im Kopf des Blattes würde diese Fälle nicht abbilden. Deshalb steht die LBNR bei jeder einzelnen Leistung.

Fehlt die Nummer bei einzelnen Einträgen, ist der Nachweis unvollständig. Das erzeugt Rückfragen und verzögert die Abrechnung. Wer die LBNR konsequent je Leistung mitführt, erspart sich diese Schleifen.

Praxis: im Personalstammsatz hinterlegen statt handschriftlich führen

Eine 9-stellige Nummer je Eintrag von Hand zu schreiben ist fehleranfällig. Ein Zahlendreher reicht, und der Eintrag ist der falschen oder gar keiner Pflegekraft zuzuordnen. Bei Dutzenden Einträgen am Tag summiert sich dieses Risiko.

Der belastbare Weg führt über die Stammdaten: Die LBNR wird einmal im Personalstammsatz hinterlegt und von dort automatisch auf jeden Leistungsnachweis übernommen. Die Pflegekraft dokumentiert ihre Leistung, die Nummer läuft im Hintergrund mit. Handschriftliche Übertragung entfällt, und mit ihr die Übertragungsfehler.

Das gilt besonders für Dienste mit vielen Teilzeitkräften und Springern. Je mehr Personen an einem Tag dokumentieren, desto größer ist der Nutzen der automatischen Übernahme. Und die Zuordnung bleibt bis in die Abrechnung hinein konsistent, ohne dass jemand Nummern nachträgt.

Checkliste für Pflegedienste

Für die Umsetzung im Dienst hat sich eine kurze Checkliste bewährt:

• Beim Onboarding nach einer vorhandenen LBNR fragen
• Fehlt die Nummer, die Registrierung über das BeVaP beim BfArM anstoßen
• Die Nummer im Personalstammsatz erfassen
• Prüfen, dass sie auf den Leistungsnachweisen je Leistung erscheint

So bilden wir das ab

In ITbuddy.Care wird die LBNR im Personalstammsatz der Pflegekraft hinterlegt. Auf den Leistungsnachweisen wird sie automatisch je Leistung mitgeführt, ohne dass jemand die Nummer je Eintrag von Hand schreibt.

Häufige Fragen