Der Anruf um 6 Uhr: die erste Stunde entscheidet
Um 6:05 Uhr klingelt das Diensthandy: Eine Pflegefachkraft meldet sich krank, ihre Tour beginnt um 6:30 Uhr. Rechtlich ist die Lage eindeutig. Nach § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz müssen Beschäftigte die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen, im Regelfall also vor dem geplanten Dienstbeginn. Dauert die Erkrankung länger als drei Kalendertage, kommt die ärztliche Feststellung hinzu; bei gesetzlich Versicherten ruft der Arbeitgeber die Daten im elektronischen Verfahren bei der Krankenkasse ab.
Organisatorisch entscheidet die erste Stunde darüber, ob der Tag kippt. Legen Sie deshalb einen einzigen Meldeweg fest: eine Rufnummer, die im Frühdienst und in der Rufbereitschaft tatsächlich besetzt ist. Wer den Anruf annimmt, fragt die voraussichtliche Dauer ab und prüft sofort, welche Einsätze der offenen Tour zeitkritisch sind. Erst danach beginnt die Suche nach Ersatz.
Priorisieren nach Risiko: welche Einsätze nicht warten können
Nicht jeder Einsatz ist gleich dringend. Verordnete Behandlungspflege hängt oft an festen Zeitfenstern: Eine Insulingabe vor dem Frühstück duldet keinen Aufschub, dieselbe Logik gilt für zeitgebundene Medikamentengaben. Am oberen Ende steht die außerklinische Intensivpflege: Wo wegen bedrohter Vitalfunktionen die ständige Anwesenheit einer geeigneten Pflegefachkraft vorgesehen ist, darf keine Versorgungslücke entstehen.
Hinterlegen Sie diese Einstufung je Klient bereits im Tourenplan, nicht erst im Ernstfall. So kann auch die Rufbereitschaft am frühen Morgen entscheiden, ohne jede Akte zu kennen.
- Stufe 1, sofort neu besetzen: Beatmungs- und Intensivversorgung, Insulingaben, zeitgebundene Medikamente, Wundversorgung mit ärztlich festgelegtem Intervall
- Stufe 2, innerhalb eines Zeitfensters verschiebbar: grundpflegerische Einsätze wie die morgendliche Körperpflege, nach telefonischer Absprache mit dem Klienten
- Stufe 3, auf später am Tag oder den Folgetag verlegbar: hauswirtschaftliche Versorgung und Betreuungsleistungen
Qualifikation vor Verfügbarkeit: wer die Tour übernehmen darf
Die nächstliegende freie Kraft ist selten automatisch die richtige. Verordnete Behandlungspflege ist grundsätzlich Aufgabe von Pflegefachkräften. Ob und welche einzelnen Maßnahmen nach entsprechender Schulung an Pflegehilfskräfte delegiert werden dürfen, regeln die auf Landesebene geschlossenen Verträge nach § 132a Abs. 4 SGB V, und die Antworten unterscheiden sich je nach Bundesland.
Für die außerklinische Intensivpflege gelten die strengsten Anforderungen. Die Rahmenempfehlungen nach § 132l Abs. 1 SGB V verlangen Pflegefachkräfte mit einer anerkannten Zusatzqualifikation, etwa für die Versorgung beatmeter Klienten. Eine examinierte Fachkraft ohne diese Qualifikation darf die Beatmungstour deshalb auch dann nicht übernehmen, wenn sonst niemand frei ist.
Die Verantwortung liegt bei der Leitung: Ambulante Dienste arbeiten unter ständiger Verantwortung einer ausgebildeten Pflegefachkraft (§ 71 Abs. 1 SGB XI). Qualifikationen und Schulungsnachweise jeder Kraft müssen deshalb genau dort einsehbar sein, wo umgeplant wird. Ein Ordner im Büro hilft um 6 Uhr früh niemandem weiter.
Springer-Konzepte: Reserve einplanen statt hoffen
Wer Ausfälle jedes Mal ad hoc löst, verbrennt Führungszeit und das Frei der Stammkräfte. Ein bayerisches Modellprojekt zu Springerkonzepten in der Langzeitpflege (September 2023 bis Oktober 2024, 65 Einrichtungen der ambulanten und teilstationären sowie stationären Pflege) wurde von der Hochschule Kempten wissenschaftlich begleitet. Das Ergebnis für ambulante Dienste: Mehr als die Hälfte der Ausfälle konnte direkt durch Springerkräfte kompensiert werden. Über 75 Prozent der befragten Pflegenden empfanden den Einsatz von Springern als entlastend, und der Bedarf an Leiharbeit sank in vielen Einrichtungen.
Für die Umsetzung gibt es mehrere Wege: fest im Dienstplan verankerte Springerdienste oder ein Pool aus Teilzeitkräften, die Zusatzstunden zu vorab vereinbarten Konditionen leisten. Auch Kooperationen benachbarter Dienste kommen in Betracht. Der Abschlussbericht der Hochschule Kempten zeigt zudem Wege auf, wie sich Springerkonzepte im bestehenden System refinanzieren lassen.
Erreichbarkeit und Rufbereitschaft organisieren
Die Maßstäbe und Grundsätze für die Qualität in der ambulanten Pflege nach § 113 SGB XI verlangen, dass ein Pflegedienst für die von ihm versorgten Menschen ständig erreichbar ist und die vereinbarten Leistungen entsprechend dem individuellen Bedarf bei Tag und Nacht einschließlich der Sonn- und Feiertage erbringen kann. Ein Anrufbeantworter allein genügt dafür ausdrücklich nicht. In der Qualitätsprüfung wird die Erreichbarkeit kontrolliert, als Nachweis dient etwa der Dienstplan mit ausgewiesener Rufbereitschaft.
Für den Morgen-Notfall braucht die Rufbereitschaft klare Kompetenzen. Sie muss Touren umbauen und Klienten informieren dürfen, ohne erst die Pflegedienstleitung zu wecken. Regeln Sie zugleich die arbeitsrechtliche Seite schriftlich: wie oft eine Kraft Rufbereitschaft übernimmt und wie beides vergütet wird, die Rufbereitschaftszeit selbst und die tatsächlichen Einsätze daraus.
Den Ausfall dokumentieren und kommunizieren
Jeder Ausfall gehört dokumentiert: welcher Einsatz betroffen war und wie er neu besetzt oder verschoben wurde. Halten Sie ebenfalls fest, wer den Klienten wann informiert hat. Konnte eine verordnete Leistung nicht zum vorgesehenen Zeitpunkt erbracht werden, gehört das zusätzlich in die Pflegedokumentation; bei behandlungspflegerischen Leistungen empfiehlt sich die Rücksprache mit der verordnenden Praxis.
Im Leistungsnachweis gilt: Abgerechnet wird, was tatsächlich erbracht wurde. Die interne Auswertung der Ausfälle liefert zugleich die Datengrundlage für die Prophylaxe, von der Ausfallquote bis zu der Frage, ob bestimmte Touren strukturell auf Kante geplant sind.
Die Ausfallquote als Führungskennzahl
Der Krankenstand in der Pflege liegt deutlich über dem Durchschnitt: Nach einer Auswertung der Techniker Krankenkasse waren Pflegekräfte im Jahr 2025 bundesweit im Schnitt 27,8 Tage arbeitsunfähig gemeldet, Beschäftigte in der Altenpflege sogar 32,7 Tage. Der Durchschnitt aller Berufstätigen lag bei 17,7 Tagen. Wer Ausfälle als Ausnahme behandelt, plant also an der Realität vorbei.
Machen Sie den Ausfall messbar: Setzen Sie die kurzfristig ausgefallenen Einsatzstunden ins Verhältnis zu den geplanten Stunden, monatlich und je Team. Trennen Sie dabei nach Ursache, denn Krankheit verlangt andere Antworten als planbare Abwesenheiten wie Fortbildung oder Urlaub. Aus der Kennzahl folgt die Dimensionierung der Reserve: Wie viele Springerstunden braucht ein Dienst dieser Größe wirklich?
Prophylaxe: verlässliche Dienstpläne entlasten das Team
Ausfallmanagement beginnt vor dem Ausfall. Die Evaluation des bayerischen Modellprojekts zeigt: Wo Springer fest eingeplant waren, mussten Stammkräfte seltener kurzfristig einspringen und die Dienstpläne wurden stabiler. Genau hier setzt Prävention an, denn ständiges Einspringen aus dem Frei zehrt an der Erholung des Teams.
Das kostet Disziplin in der Planung und zahlt sich in gehaltenen Zusagen aus. Ein Dienst, dessen freie Tage verlässlich sind, hält vorhandenes Personal leichter und gewinnt auch leichter neue Kräfte.
- Dienstplan früh veröffentlichen und Änderungen kenntlich machen
- Einspringen aus dem Frei erfassen und pro Kraft begrenzen
- Wunschdienste und feste freie Tage im Plan berücksichtigen
- Ausfallquote und Einspring-Häufigkeit monatlich im Leitungsteam besprechen
So bilden wir das ab
In ITbuddy.Care sind Qualifikationen und Schulungsnachweise direkt am Mitarbeiterprofil hinterlegt. Bei der Umbesetzung einer Tour prüft die Planung automatisch, ob die Vertretung die verordneten Leistungen erbringen darf, von der Behandlungspflege bis zur Zusatzqualifikation für die außerklinische Intensivpflege. Offene Einsätze ordnen Sie per Drag and Drop neu zu; jede Änderung wird mit Zeitstempel festgehalten. Der aktualisierte Tagesplan steht der übernehmenden Kraft sofort auf dem Mobilgerät zur Verfügung.
Häufige Fragen
Bis wann muss sich eine erkrankte Pflegekraft beim Dienst melden?
§ 5 Entgeltfortzahlungsgesetz verlangt die unverzügliche Mitteilung der Arbeitsunfähigkeit und ihrer voraussichtlichen Dauer, im Regelfall also vor dem geplanten Dienstbeginn. Die ärztliche Feststellung ist gesetzlich erst bei einer Dauer von mehr als drei Kalendertagen vorgesehen, der Arbeitgeber kann sie aber früher verlangen. Bei gesetzlich Versicherten ruft der Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten im elektronischen Verfahren bei der Krankenkasse ab.
Darf eine Pflegehilfskraft im Notfall Behandlungspflege übernehmen?
Behandlungspflege ist grundsätzlich Aufgabe von Pflegefachkräften. Ob und welche einzelnen Maßnahmen nach einer Schulung an Pflegehilfskräfte delegiert werden dürfen, regeln die auf Landesebene geschlossenen Verträge nach § 132a Abs. 4 SGB V, und die Antworten fallen je nach Bundesland unterschiedlich aus. Ein akuter Personalengpass ändert an diesen Grenzen nichts, klären Sie also vorab, welche Delegation Ihr Vertrag zulässt.
Reicht ein Anrufbeantworter für die nächtliche Erreichbarkeit aus?
Nein. Die Maßstäbe und Grundsätze für die ambulante Pflege nach § 113 SGB XI verlangen ständige Erreichbarkeit entsprechend dem individuellen Pflegebedarf, bei Tag und Nacht einschließlich der Sonn- und Feiertage. Ein Anrufbeantworter oder ein reines E-Mail-Postfach erfüllt diese Anforderung ausdrücklich nicht, und in der Qualitätsprüfung wird die Erreichbarkeit kontrolliert.
Lohnt sich ein Springer-Konzept auch für kleinere Pflegedienste?
Das bayerische Modellprojekt (September 2023 bis Oktober 2024, 65 Einrichtungen) zeigt, dass ambulante Dienste mehr als die Hälfte der Ausfälle direkt über Springerkräfte kompensieren konnten. Kleinere Dienste müssen dafür keine eigene Vollzeitstelle vorhalten: Poolstunden von Teilzeitkräften zu vorab vereinbarten Konditionen oder eine Kooperation mit einem Nachbardienst erfüllen denselben Zweck. Entscheidend ist, dass die Reserve vor dem Ausfall vereinbart wurde.
Wie berechne ich die Ausfallquote in meinem Pflegedienst?
Setzen Sie die kurzfristig ausgefallenen Einsatzstunden ins Verhältnis zu den insgesamt geplanten Stunden eines Zeitraums, üblicherweise pro Monat und je Team. Trennen Sie nach Ursachen wie Krankheit oder kurzfristiger Verhinderung, damit die Kennzahl steuerbar bleibt. Zur Einordnung hilft der Branchenvergleich: Die Techniker Krankenkasse zählte für das Jahr 2025 im Schnitt 27,8 Arbeitsunfähigkeitstage je Pflegekraft.
Planen Sie Vertretungen mit hinterlegten Qualifikationen statt mit Zetteln: Der Dienstplan in ITbuddy.Care zeigt Ihnen sofort, wer eine offene Tour fachgerecht übernehmen darf.
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